Zámek měsíce
Po uzávěrce se do minulého měsíce už nic nepřipíše. Zamčený měsíc nepřijme nový výkaz ani náklad a schválená práce v něm se nezmění — čísla, ze kterých fakturujete, zůstanou stejná, i když si někdo vzpomene pozdě.
Zámek je jedna hranice: zamknout srpen znamená zamknout i všechny měsíce před ním.
Co v zamčeném měsíci jde a co ne
| Jde | Nejde |
|---|---|
| Dopsat rozepsaný nebo odeslaný výkaz (popis, délka, typ práce, fakturovatelnost) | Zapsat nový výkaz nebo náklad |
| Výkaz odeslat, schválit, smazat koncept | Přesunout výkaz na jiný den nebo jiné středisko |
| Změnit popis schváleného výkazu | Změnit čísla schváleného výkazu nebo ho smazat |
| Uzavřít měsíc fakturou nebo externí fakturou | Vrátit schválený výkaz (manažer) nebo „odschválit" náklad |
Rozepsané a odeslané výkazy musí jít dokončit — jinak by měsíc nešlo nikdy uzavřít.
Schválení absence do zamčeného měsíce záznam do výkazu propíše dál: nemoc se hlásí i zpětně.
Jak zamknout
Ručně: v Uzávěrkách tlačítko Zamknout ‹měsíc›. Dialog předem ukáže, kdo má v měsíci ještě koncepty nebo odeslané výkazy. Zamknout jde jen měsíc, který skončil — a v dialogu můžete vybrat i starší, třeba zamknout červenec, když se srpen ještě dopisuje. Zamkne se vybraný měsíc a všechno před ním.
Automaticky: Nastavení → Údaje organizace → Zámek měsíce → Automaticky 3., 5. nebo 10. pracovní den dalšího měsíce. Počítají se pracovní dny se svátky. Pod volbou stojí, kdy se zamkne příští měsíc a do kdy ho lidé musí dopsat.
- Automatika nikdy nezamkne měsíc, ve kterém organizace vznikla.
- Když ji zapnete po termínu, první zámek přijde až další měsíc — nic se nezamkne hned druhý den ráno.
- Když u zapnuté automatiky změníte den (třeba z 5. na 3.) a nový termín už minul, minulý měsíc se nepřeskočí, ale ani nezamkne hned druhý den ráno: nejbližší pracovní den dostanou lidé připomínku a zamkne se až ten další (změna v pátek → připomínka v pondělí, zámek v úterý). Přesný den ukáže věta pod volbou.
- Poslední pracovní den před zámkem dostanou připomínku (zvoneček a notifikace do telefonu) ti, komu v měsíci něco chybí: neodeslaný koncept nebo pracovní den bez záznamu. Kdo má měsíc v pořádku nebo zápis nevede (odměna jako režie), nic nedostane.
Zamykat a odemykat smí vlastník, administrátor a účetní. Režim automatiky mění vlastník a administrátor.
Co vidí ostatní
Ve Výkazu práce i v Nákladech je u zamčeného měsíce pruh s vysvětlením a u zamčených dnů chybí + Zapsat (a nejde na ně přetáhnout výkaz). Když se zamyká automaticky, pruh už předem říká, do kdy měsíc dopsat.
Karta Nevyplnili minulý týden na dashboardu počítá jen dny, do kterých se ještě dá zapsat. Týden, který celý spadá do zamčeného měsíce, na ní nikoho nehoní.
Timer, který běžel v zamčeném dni, se při uložení zeptá, jestli záznam uložit na dnešek, nebo zahodit.
Oprava v zamčeném měsíci
- Vrácení výkazu: vlastník nebo administrátor výkaz vrátí (i schválený), autor ho upraví a znovu odešle.
- Zápis s potvrzením: vlastník nebo administrátor může do zamčeného měsíce zapsat sám — aplikace se zeptá (Přesto pokračovat) a změnu uloží do historie změn (Audit log). Totéž platí pro mazání, vrácení a doplnění střediska.
- Dočasné odemčení: Uzávěrky → Odemknout. Zvolíte, od kterého měsíce (otevřou se i všechny pozdější) a do kdy — výchozí je konec druhého pracovního dne, nejvýš 31 dní. Po platnosti se měsíc zamkne zpět sám; Zamknout zpět hned to udělá dřív. Natrvalo odemknout smí jen vlastník nebo administrátor; odemčení natrvalo od měsíce založení organizace zámek zruší úplně.
Člen ani manažer zámek obejít nemůže — požádá vlastníka nebo administrátora.
Importy a šablony
- Šablona týdne zamčené dny přeskočí; náhled je spočítá.
- Import výkazů do zamčeného měsíce aplikace odmítne s čísly řádků. Vlastník nebo administrátor ho potvrdí.
- Import nákladů takové řádky přeskočí s důvodem, zbytek se naimportuje. Vlastník nebo administrátor je může naimportovat zaškrtávátkem Importovat i řádky do zamčených měsíců.
Střediska a klienti
Smazat středisko nebo klienta, přesunout středisko k jinému klientovi nebo mu změnit typ rozpočtu nejde, když má v zamčeném období výkazy nebo náklady — čísla zamčeného měsíce by se tím změnila. Vlastník nebo administrátor to potvrdí; přes API to nejde. Přejmenovat středisko jde vždy.
Rozdíl proti „Zamknout schválené výkazy"
Volba u schvalování výkazů chrání jednotlivé schválené výkazy před úpravou členem. Zámek měsíce chrání celé období před jakýmkoli novým zápisem. Jdou použít spolu.
API a AI asistent
Stav GET /api/v1/closures/lock, zamknout nebo odemknout POST /api/v1/closures/lock. AI asistent: month_lock_status, lock_month, unlock_month. Přes API se do zamčeného měsíce nezapisuje ani s obejitím — nejdřív se měsíc odemkne (přes API vždy jen dočasně).