Klientské reporty

Klientské reporty jsou editovatelné přehledy odvedené práce s odpracovanými hodinami, které posíláte klientovi pro odsouhlasení nebo informaci. Liší se od faktur — report je prezentace práce, faktura je daňový doklad. Klientské reporty mají všechny plány včetně Free.

Jak s reportem typicky pracuje account manager

1. Vybere klienta a období (např. Březen 2026).
2. Otevře editor — uvidí výkazy týmu tak, jak je lidé zapsali.
3. Upraví řádky — sloučí „Schůzky + Telefonáty + E-maily" do jednoho řádku „Komunikace s klientem 5h" a upraví popisky pro klienta.
4. Pošle report e-mailem (PDF příloha) — klient vidí 8 přehledných řádků místo 30 výkazů.
5. Pokud klient požádá o úpravu, vytvoří revizi (v2).

Životní cyklus reportu

Stav	Popis	Lze upravit?
Koncept	Report se připravuje, řádky jde upravovat	✅ Ano
Odesláno	Report poslán klientovi	❌ Ne — pouze přes revizi
Revize	Nová verze (v2, v3, …) odeslaného reportu — nejdřív jako koncept	✅ Ano (do dalšího odeslání)

Po odeslání už report nelze měnit — chrání to shodu s tím, co dostal klient (kdybyste ho po odeslání upravili, měl by klient jiné PDF než vy).

Co může report obsahovat

• Časové výkazy — odpracované hodiny týmu.
• Náklady — fakturovatelné položky z modulu Náklady. Místo hodinové sazby mají pomlčku (—) a štítek „Náklad".
• Řádky jde slučovat do souhrnných řádků pro klienta.

Klient s paušálem

U klienta s paušálem report nahoře ukáže souhrn paušálu (v ceně, odpracováno, nad balíček, převod a propad) a hodiny v paušálu bez částek. Viz Report pro klienta s paušálem.

Vytvoření reportu

1. V levém menu Reporty → v kontextovém panelu sekce Klientské reporty → Nový klientský report. (Z Uzávěrek se k reportu dostanete i tlačítkem Pošli report u řádku klienta.)
2. Vyberte klienta a období (měsíc a rok). Volitelně zúžíte Projekty a Tagy.
3. Zvolte, které výkazy zahrnout: Schválené (zatím nevyfakturované) a/nebo Vyfakturované (v jiné faktuře).
4. Volitelné: zaškrtněte Zahrnout fakturovatelné náklady.
5. Klikněte Připravit report pro klienta — otevře se editor.

V editoru můžete:

• Upravit popisek řádku (text pro klienta).
• Zaškrtnout řádky a Sloučit vybrané (jen řádky ze stejného projektu, resp. stejného typu).
• Přidat řádek — vlastní položku, která není ve výkazech.
• Smazat vybrané (samotný výkaz zůstává v aplikaci — jen se nezobrazí v reportu).
• Zobrazit jména členů (Zobrazit jména).

Podrobný popis editoru je na stránce Klientské reporty ve Fakturaci.

Odeslání reportu

1. V editoru klikněte Odeslat klientovi.
2. V okně Odeslat report klientovi zkontrolujte E-mail příjemce (předvyplněný adresou klienta) a Předmět e-mailu.
3. Klikněte Odeslat. PDF se vygeneruje a připojí jako příloha.
4. Stav se změní na Odesláno, řádky jsou zafixované.

Když se e-mail nepodaří odeslat, report zůstane konceptem a aplikace to řekne — stačí to zkusit znovu. Odeslaný report smazat nejde. Při vypnuté fakturaci nabídne okno po odeslání rovnou Uzavřít externě.

Odeslání reportu NEznamená uzavření výkazů

Odeslání reportu přidá výkazům pouze štítek „Reportováno klientovi" — neuzavře je. Uzavření je samostatný krok v modulu Uzávěrky: patří k financím (účetní), ne k práci s klientem (account manager).

Revize odeslaného reportu

Pokud klient požádá o úpravu, najděte odeslaný report v seznamu a klikněte na ikonu Vytvořit revizi:

1. Vytvoří se koncept v2 se zkopírovanými řádky.
2. Původní v1 zůstává beze změny (klient stále má původní PDF).
3. Editujete v2 → odešlete → v2 je odeslaná revize číslo 2.

Revizi jde vytvořit jen z poslední odeslané verze. Když už jedna rozpracovaná revize existuje, Vytvořit revizi otevře právě ji.

Jednotlivé verze jsou navzájem propojené. V seznamu reportů uvidíte vedle čísla štítek v2, v3.

Faktura z reportu

Můžete vystavit fakturu, která zrcadlí klientský report 1:1. Více v Faktura z klientského reportu.

Od reportu k faktuře

• Account manager upraví report (8 přehledných řádků z 30 výkazů) → pošle.
• Účetní (nebo finanční ředitel) vidí na nástěnce kartu Klientský report čeká na fakturaci → klikne Vystavit fakturu (nebo v Faktury zvolí Nová faktura) → aplikace sama předvybere zdroj „Z klientského reportu" → zkontroluje náhled → vystaví fakturu, která má přesně 8 řádků jako report.
• Klient dostane fakturu identickou s reportem, takže ho nic nepřekvapí.

Prevence duplicit

Aplikace hlídá ve třech vrstvách, aby pro stejného klienta a překrývající se období nevznikly dva odeslané reporty:

1. Při vytváření: okno „Pro tohoto klienta a období už existuje odeslaný report" nedovolí vytvořit nový — jedinou cestou dál je Revidovat poslední.
2. Při odeslání: dva koncepty téhož období jdou vytvořit, ale odeslat jde jen jeden. Odeslání druhého aplikace odmítne dřív, než klientovi cokoli pošle — koncept smažte, nebo opravte odeslaný report revizí.
3. Na serveru a v databázi: duplicitní odeslaný report pro stejné období nejde uložit ani přes API.

Proč hlídání duplicit?

Bez něj by pro jedno období mohlo vzniknout několik odeslaných reportů a klient by dostal několik různých PDF pro totéž období — záleželo by jen na tom, které otevřel. Pravidlo je proto: jeden odeslaný report (mimo revize) na období.

Přístup

Klientské reporty má každý plán (Free, Starter, Business, Custom). Role:

• Vlastník / Administrátor / Účetní: plný přístup ke všem reportům v organizaci.
• Manažer: jen v rozsahu přiřazených klientů (vidí jen reporty svých klientů).
• HR / Člen: žádný přístup.