Správa projektů

Projekty jsou základní organizační jednotkou v MujVykaz. Každý výkaz práce se přiřazuje k projektu a projekt patří ke klientovi.

Vytvoření projektu

1. Přejděte do Projekty → Nový projekt.
2. Vyplňte:
   • Název — název projektu (např. „Redesign webu")
   • Klient — vyberte existujícího klienta
   • Hodinová sazba — výchozí sazba projektu pro fakturaci (pokud ji nezadáte, použije se výchozí sazba klienta — viz kaskáda sazeb)
   • Fakturovatelný — zda jsou výkazy na projektu ve výchozím stavu billable
   • Barva — pro vizuální rozlišení v tabulkách a grafech
3. Klikněte na Vytvořit.

Karta projektu

Na kartě projektu v seznamu se zobrazuje:

• Název projektu, klient, stav (aktivní / pozastavený / dokončený / archivovaný)
• Hodinová sazba a počet custom sazeb (+N vedle sazby, pokud existují per-member nebo per-activity sazby)
• Barva projektu pro vizuální rozlišení

Detail projektu

Na stránce detailu projektu vidíte:

• Přehled — celkové hodiny, příjmy, rozpočet
• Výkazy — seznam všech záznamů práce na projektu
• Tým — read-only přehled přispěvatelů (lidé s výkazy na projektu). Členství je implicitní — určuje se automaticky podle výkazů, ne ruční správou.
• Sazby — per-member a per-activity sazby (pokud jsou typy práce zapnuté)
• Statistiky — grafy odpracovaných hodin v čase

Editace projektu

1. Na detailu projektu klikněte na Upravit (ikona tužky).
2. Změňte požadované údaje.
3. Klikněte na Uložit.

Stavy projektu

Projekt může být ve čtyřech stavech:

Stav	Význam
Aktivní	Běží, nabízí se při zadávání výkazů
Pozastavený	Dočasně se na něm nepracuje
Dokončený	Zakázka je dodaná
Archivovaný	Úklid seznamu — projekt zmizí z výchozích výpisů

Stav změníte při úpravě projektu, nebo hromadně v seznamu. Nový projekt vzniká vždy jako aktivní.

Datum dodání

Při úpravě projektu (Upravit) se u zakázky, která není aktivní, objeví pole Datum dodání. Říká, kdy jste dílo odevzdali.

• Vyplní se samo ve chvíli, kdy projekt přepnete na Dokončený — dnešním dnem. Zakázka, která datum už má, si ho ponechá; opakované přepnutí na Dokončený doplatek do jiného měsíce neposune.
• Můžete ho přepsat na skutečný den dodání. To se hodí při měsíční uzávěrce: zakázku dodanou 28. srpna často přepínáte až v září, a bez opravy by doplatek z ceny díla spadl do září.
• Nejde zadat budoucnost ani datum před 1. 1. 2020.
• Návrat na Aktivní datum zruší. Pozastavení ani archivace ho neruší.

U pevné ceny rozhoduje o doplatku a o konci tržeb

Zakázka s typem rozpočtu Pevná cena se do Ziskovosti rozpouští podle odvedené práce. Datum dodání určuje dvě věci: do kterého měsíce spadne doplatek (zbytek ceny, který práce ještě nepokryla) a od kterého dne se hodiny na zakázce už do tržeb nepočítají (záruka je náklad bez tržby). Špatné datum tedy neznamená jen nepřesnost v kartě projektu, ale tržbu v jiném měsíci.

Archivace není dodání

Archivovat znamená uklidit seznam. Datum dodání sama nezapisuje, protože archivace je zároveň jediný způsob, jak odložit zrušenou zakázku — kdyby razítkovala, úklid starých zakázek by vyrobil tržby v měsíci, kdy si někdo udělal pořádek. Zakázku, kterou jste opravdu odevzdali, proto přepněte na Dokončený; archivovat ji můžete potom, datum jí zůstane.

Seznam projektů

Seznam projektů nabízí pokročilé nástroje pro práci s většími počty projektů:

• Řazení sloupců — kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte dle názvu, klienta, sazby atd. (vzestupně/sestupně)
• Filtr podle stavu — aktivní / pozastavené / dokončené / archivované / všechny
• Rozšířené vyhledávání — hledá v názvu projektu, názvu klienta i klíčových slovech
• Stránkování — 25 záznamů na stránku

Filtry zůstávají

Nastavené filtry (stav, hledání, řazení) zůstanou zachované, i když ze stránky odejdete a vrátíte se zpět. Nemusíte je nastavovat znovu — stejně jako u Výkazů, Nákladů a Fakturace.

Hromadné operace (bulk)

Zaškrtávacími políčky v seznamu vyberete více projektů najednou a provedete:

• Hromadný archiv — archivace vybraných projektů jedním klikem
• Hromadné smazání — smazání vybraných projektů (vyžaduje potvrzení)
• Hromadná změna stavu — přepnutí na aktivní, pozastavený, dokončený nebo archivovaný

Manager scope

Hromadné operace respektují oprávnění — manažer vidí a může operovat pouze s projekty svých přiřazených klientů.

CSV Export a Smart Reimport

Export do CSV

1. Na stránce Projekty klikněte na Export CSV.
2. Stáhne se CSV soubor (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač — kompatibilní s českým Excelem).

Smart Reimport (upsert)

Exportovaný CSV soubor můžete upravit v Excelu a znovu naimportovat:

1. Klikněte na Import CSV a nahrajte upravený soubor.
2. Systém páruje projekty podle názvu — pokud projekt se stejným názvem existuje, aktualizuje ho.
3. Nové řádky vytvoří nové projekty.
4. Prázdné buňky se ignorují — přepíší se pouze neprázdné hodnoty (merge logika).
5. Limit: max 500 záznamů na jeden import.

Rozpočet, sazba a měna

Rozpočet a Sazba jsou v hlavních jednotkách měny klienta projektu: koruny celé (150000), eura a dolary se dvěma desetinnými místy (61,00). Sloupec s měnou projektový soubor nemá — měna se bere od klienta podle jména v řádku.

Když měna, ve které import částky přečetl, nesedí s měnou klienta v aplikaci, řádek se nezapíše a import řekne proč. Stejně se nezapíše rozpočet nebo sazba v EUR či USD, která je přesně stonásobkem uložené hodnoty (soubor ze starší verze, kde byly částky v centech).

tip

Smart Reimport je ideální pro hromadné aktualizace — exportujte, upravte sazby nebo klienty v Excelu a naimportujte zpět.

Archivace projektu

Projekty, se kterými už nepracujete, můžete archivovat:

1. Na detailu projektu klikněte na Archivovat.
2. Projekt zmizí z výchozích seznamů, ale data zůstanou zachována.
3. Archivované projekty zobrazíte filtrem stavu.

Nejdřív Dokončený, pak Archivovat

Odevzdanou zakázku přepněte nejdřív na Dokončený — teprve tím vznikne datum dodání a u pevné ceny i tržba. Archivace datum dodání sama nezapisuje (u už dokončené zakázky ho ale zachová).

tip

Archivované projekty se nezobrazují ve výběrových seznamech při zadávání výkazů. To zabrání omylnému přiřazení hodin k ukončenému projektu.

Hodinová sazba

Sazba se určuje automaticky podle 8-úrovňové kaskády (první nalezená vyhrává):

1. Projekt + Člen + Aktivita — specifická sazba člověka na projektu pro konkrétní typ práce
2. Projekt + Aktivita — výchozí sazba typu práce na projektu
3. Projekt + Člen — specifická sazba člověka na projektu
4. Projekt — výchozí sazba projektu
5. Klient — výchozí sazba klienta (použije se, pokud projekt nemá vlastní sazbu)
6. Typ práce (ceník organizace) — výchozí sazba typu práce, platí napříč projekty
7. Člen — osobní sazba
8. Výchozí sazba organizace — nastavíte v Nastavení → Sazby a náklady → Sazby → Výchozí hodinová sazba (poslední záchrana)

Sazby na úrovni 1–3 nastavíte v záložce Sazby na detailu projektu. Výchozí sazbu klienta (úroveň 5) nastavíte na detailu klienta — viz Výchozí sazba klienta.

Dvě upřesnění:

• Výkaz bez projektu nemá projektové ani klientské úrovně — sazba se hledá rovnou na úrovních 7–8 (osobní sazba člena, jinak výchozí sazba organizace).
• Úrovně vázané na typ práce (1, 2 a 6) se uplatní jen u výkazů se zvoleným typem práce.

Sazba je snapshot v okamžiku zápisu

Sazba se do výkazu ukládá ve chvíli, kdy záznam vzniká nebo se upravuje. Pozdější změna ceníku (projektu, klienta i organizace) už uložené výkazy nepřepočítá — projeví se jen u nově zapsaných či upravených záznamů.

Podrobnosti viz Typy práce (Activity Types).

Přístupová práva

Role	Vytvoření	Editace	Archivace	Zobrazení
Vlastník / Administrátor	Ano	Ano	Ano	Všechny
Manažer	Ano (u svých klientů)	Ano	Ano	Projekty přiřazených klientů
Účetní	Ne	Ne	Ne	Všechny (jen čtení)
Člen	Ne	Ne	Ne	Všechny projekty (v nabídce)

Smazat projekt smí vlastník, administrátor a manažer (u projektů svých klientů); hromadné smazání je jen pro vlastníka a administrátora.

info

Worker vidí všechny projekty v dropdown seznamu a může logovat čas na jakýkoli projekt. Manažer kontroluje při schvalování. Toto je záměrné rozhodnutí pro cílový trh (malé a střední agentury).