Náklady

Modul Náklady slouží ke sledování výdajů. Jednak těch, které vznikly kvůli konkrétnímu klientovi (subdodávky, tisk, cestovné), jednak těch, které platí celá firma (nájem, software, telefony). Náklady vstupují do Ziskovosti a rozpisu nákladů a ty klientské můžete přefakturovat ve fakturách a klientských reportech.

Slovo „středisko“

Na této stránce říkáme středisko tomu, na co firma vykazuje práci a účtuje náklady. Vy můžete v Nastavení → Firma → Jak říkáte projektům zvolit Projekty, Střediska nebo Zakázky. Zvolené slovo se pak ukáže v každé obrazovce. Význam je stejný.

Co je v modulu

Co	Kde	Popis
Ruční náklad	Náklady → Nový náklad	Zadáte údaje sami.
Doklad	Náklady → Nahrát doklad	Nahrajete fakturu nebo účtenku, appka ji přečte, vy zkontrolujete — viz Doklady k nákladům.
Pravidelná položka	Náklady → Pravidelné položky	Nájem, leasing, mobily. Řádek vznikne každý měsíc sám — viz Pravidelné položky.
Import z účetnictví	Náklady → Import a export → Import z Excelu a účetnictví	Náklady z knihy přijatých faktur nebo z tabulky — viz Import z účetnictví.
Balíček pro účetní	Náklady → Balíček pro účetní	Doklady měsíce v jednom ZIPu — viz Balíček pro účetní.
Úprava přes CSV	Náklady → Import a export	Hromadná úprava vlastních nákladů — viz Úprava a export přes CSV.
Schvalování	Nastavení → Sazby a náklady → Schvalování nákladů	Kdo náklady schvaluje a jestli vůbec — viz Schvalování nákladů.
Kdo zapisuje	Nastavení → Sazby a náklady → Kdo zapisuje náklady	Všichni, nebo jen vedení a účetní (s manažery či bez) — viz Kdo zapisuje náklady.

Kdo smí náklady zapisovat, si určí firma. Ve výchozím stavu je to každý. Kde má firma zápis omezený, tlačítka Nový náklad a Nahrát doklad vidí jen ti, kdo náklady zapisují. Ostatním appka řekne, komu doklad poslat — viz Kdo zapisuje náklady.

Co jsou náklady

Náklady jsou výdaje, které vynaložíte při práci nebo na provoz, ale nejsou to odpracované hodiny. Typické příklady:

• Subdodávka: grafik, překladatel, tiskárna
• Materiál: tisk, vzorky, balení
• Cestovné: vlak, letenka, ubytování
• Software: licence, API klíče
• Provoz firmy: nájem, energie, mobilní tarify, leasing aut

Za co je náklad?

Nový náklad i kontrola nahraného dokladu se nejdřív ptají: „Za co je náklad?“ Dokud nevyberete, nejde uložit.

Volba	Kdy ji použít	Co dál vyberete
Pro klienty	Nákup kvůli konkrétnímu klientovi: tisk, subdodávka, cestovné.	Středisko klienta. Nabídka je seřazená podle klientů, vybrané se zobrazí jako „Klient · Středisko“.
Provoz firmy	Chod firmy: nájem, software, telefony.	Interní středisko, nebo Obecný provoz firmy (bez střediska). Firma bez interního střediska má Obecný provoz vybraný rovnou.

• Náklad Pro klienty se počítá do marže toho střediska a jde přefakturovat.
• Náklad v Obecném provozu nemá středisko. Kam se v Ziskovosti rozpočítá, určují pravidla Kam patří náklady (viz Kam patří náklady). Bez nich skončí v Nezařazeno.
• Oblast se neukládá zvlášť, plyne ze střediska. Když náklad přesunete na jiné středisko, změní se i oblast.
• Středisko, které už není aktivní, zůstane při úpravě nákladu ve výběru s označením „neaktivní“.

Kategorie

Náklady lze organizovat do kategorií (Nastavení → Číselníky → Kategorie nákladů). Každá kategorie může mít vlastní sazbu DPH. Faktura ale DPH počítá jednou sazbou — viz DPH na úrovni kategorie.

Kategorie je ve výchozím stavu nepovinná. Vlastník nebo administrátor ji může udělat povinnou: Nastavení → Číselníky → Kategorie nákladů → Vyžadovat kategorii u každého nákladu. Pak nejde uložit nový náklad bez kategorie (ani z dokladu, ani přes API). Import z tabulky nebo z účetnictví kategorii nevyžaduje. Neplatí to, dokud firma nemá aspoň jednu aktivní kategorii.

Chybí vám vhodná kategorie?

• Vlastník a administrátor ji založí rovnou ve formuláři odkazem + Navrhnout kategorii.
• Manažer kategorii jen navrhne. Návrh schvaluje administrátor a do té doby manažer vybere nejbližší existující kategorii (třeba Ostatní).
• Ostatní role vyberou nejbližší kategorii a požádají administrátora o novou.

Seznam nákladů

Seznam ukazuje vždy jeden měsíc. Šipkami se posouváte mezi měsíci, Tento měsíc vás vrátí zpět a Všechny měsíce ukáže celé období.

• Záložky oblasti: Vše, Pro klienty (náklady na střediscích klientů) a Provoz firmy (interní střediska a náklady bez střediska). Záložky dělí stejný seznam, nikdo v nich neuvidí víc, než smí vidět.
• Hledání prohledá popis i dodavatele.
• Filtry podle střediska, kategorie a stavu.
• Řazení podle sloupců a stránkování probíhá na serveru, takže seznam funguje i při tisících nákladů.
• Souhrn nahoře ukazuje celkové náklady (bez DPH, nebo s DPH podle toho, jestli jste plátce), částku k fakturaci a počet záznamů. Součet je v měně firmy. Náklady v eurech a dolarech appka přepočítá dnešním kurzem ČNB a řekne to pod částkou.
• Sloupec Doklad otevře náhled dokladu, ze kterého náklad vznikl. Sloupec Popis a dodavatel ukazuje i dodavatele.
• Řádek z pravidelné položky nese štítek pravidelná. Odhad, který čeká na doklad, je označený Odhad · čeká na doklad.

Export seznamu do CSV bere všechny řádky podle filtru, ne jen zobrazenou stránku.

Kdo vidí které náklady

Role	Vidí
Člen, HR	Jen náklady, které sami zapsali (a doklady, které sami nahráli).
Manažer	Náklady na střediscích klientů, které spravuje, svoje vlastní a náklady bez střediska od lidí, kteří mu pracují na klientech. Schvaluje jen náklady na střediscích klientů.
Vlastník, administrátor, účetní	Všechny náklady firmy.
Ručně určený schvalovatel (kdokoli z firmy)	Navíc všechny náklady střediska nebo obecného provozu firmy, které mu přidělíte ke schválení.

Kdo co schvaluje, popisuje Schvalování nákladů.

Fakturovatelné vs. nefakturovatelné náklady

Každý náklad může být:

Typ	Popis
Fakturovatelný	Přefakturujete klientovi (s nebo bez přirážky).
Nefakturovatelný	Interní náklad, klient ho nevidí.

Fakturační částku zadáte ručně, nebo ji systém přepočítá automaticky podle přirážky projektu. Ve formuláři ji najdete pod zaškrtávátkem Přefakturovat klientovi. Když pole necháte prázdné, přefakturuje se za stejnou cenu, nebo podle přirážky klienta či střediska.

Stavy nákladů

Stav	Popis
Koncept	Nový náklad, čeká na schválení.
Schváleno	Schválený, připravený k fakturaci. Schvaluje vedení, účetní, manažer klienta nebo ručně určený schvalovatel střediska.
Fakturováno	Zahrnut do faktury nebo uzavřen.

Kdo náklad smí schválit, má ho schválený hned při zápisu. Když má firma schvalování vypnuté, vznikne schválený každý nový náklad.

Hromadně se schvaluje zaškrtnutím řádků a tlačítkem Schválit. Zaškrtnout jde jen koncept, který smíte schválit. Schválený náklad jde vrátit do konceptu akcí Vrátit do konceptu. Kdo náklad smí schválit, opraví ho i bez vrácení. Podrobně viz Schvalování nákladů.

Náklady z pravidelných položek vznikají jako schválené. Odhad, který čeká na doklad, má v seznamu navíc štítek Odhad · čeká na doklad.

Plátce a neplátce DPH

Nastavení → Sazby a náklady → Plátce DPH (vlastník a administrátor) určuje, jaká částka se z nákladu počítá do Ziskovosti:

Firma je	Náklad pro Ziskovost	Formulář se ptá na
Plátce DPH	Částka bez DPH (DPH si odečte)	Částka bez DPH
Neplátce DPH	Částka včetně DPH (DPH zaplatí a neodečte)	Částka včetně DPH

Dokud volbu nikdo nepotvrdí, appka počítá jako u plátce. Nad seznamem nákladů proto vidí vlastník a administrátor pruh „Appka zatím počítá náklady jako u plátce DPH — do Ziskovosti jde částka bez DPH. Jste neplátci?“ s odkazem Nastavit plátce DPH. U české firmy appka podle IČO v ARES navrhne správnou volbu (tlačítko Použít).

Změna platí jen pro nové náklady. Už uložené se nepřepočítávají.

Zámek měsíce a „Výkazy od“

Zámek měsíce a datum Výkazy od platí i pro náklady. Do zamčeného měsíce ani před datum Výkazy od nejde náklad zapsat. Nad zamčeným měsícem je pruh s hranicí zámku, třeba „Zamčeno do září 2026 včetně“: zamčené je září i všechny měsíce před ním. Podrobně viz Zámek měsíce.

Import a export

Hromadná úprava nákladů přes CSV je popsaná v Úpravě a exportu přes CSV. Náklady z účetnictví nebo z Excelu importujete průvodcem — viz Import z účetnictví.