Modul Absence

Přejmenováno

Od dubna 2026 se modul dřív zvaný "Nepřítomnosti" nově nazývá "Absence" — kratší, běžný termín v HR praxi (Sloneek, BambooHR, Bricx). Funkcionalita je nezměněná. URL docs.mujvykaz.cz/nepritomnosti/* zůstává pro SEO kompatibilitu.

Modul Absence umožňuje spravovat dovolené, nemoci a další nepřítomnosti celého týmu — od podání žádosti přes schválení vedením organizace nebo HR až po přehled kapacity. K dispozici od plánu Business+.

Hlavní funkce

• Žádosti o nepřítomnost s workflow schvalování (podání → schválení/zamítnutí)
• 6 typů nepřítomností — dovolená, nemoc, home office, školení, sick days, ostatní
• Kalendář týmu — horizontální timeline zobrazující kdo kdy chybí
• Nárok na dovolenou — sledování nároku, čerpání a zůstatku per člen
• Dashboard widget — „Kdo dnes chybí" přímo na úvodní stránce
• Google Calendar sync — schválené absence se automaticky propíší do kalendáře
• CSV export — přehled nepřítomností pro mzdové účely. Celou firmu stáhnou vlastník, administrátor a HR; manažer, účetní a člen jen své vlastní absence (tlačítko se jim v aplikaci jmenuje „Exportovat moje absence")

Jak podat žádost o nepřítomnost

1. V levém menu klikněte na ikonu Kapacita (dřív „Nepřítomnosti") a v panelu vedle vyberte Moje žádosti — přímá adresa je /absences. Na mobilu: menu → Kapacita → Moje žádosti.
2. Klikněte na + Nová žádost
3. Vyberte typ nepřítomnosti (dovolená, nemoc, home office, ...)
4. Zvolte datum od–do
5. Pokud chcete první nebo poslední den jako půlden, zaškrtněte Půlden u příslušného data
6. Volitelně přidejte poznámku (např. důvod, číslo neschopenky)
7. Klikněte na Odeslat

Zkratka

V panelu vedle ikony Kapacita je i akce Nová žádost — otevře formulář rovnou, bez kroku 2.

Před odesláním se zobrazí:

• Počet pracovních dnů — automaticky vypočítaný (bez víkendů a svátků)
• Dopad na nárok — kolik dnů dovolené vám zbude po schválení
• Upozornění na konflikt — pokud se datumy překrývají s jinou žádostí

Schvalovací workflow

Každá žádost prochází workflow:

Podaná (Pending) → Schválená (Approved) / Zamítnutá (Rejected)

Status	Popis
Podaná	Žádost čeká na rozhodnutí. Rozhoduje vlastník, administrátor nebo HR
Schválená	Žádost je schválená — dny se odečtou z nároku. U typů, které schválení nevyžadují, se žádost schválí automaticky hned při podání
Zamítnutá	Žádost byla zamítnuta. Důvod je povinný a najdete ho v detailu žádosti
Zrušená	Žádost byla zrušena — buď ji stáhl sám žadatel, nebo ji zrušil schvalovatel

Kdo schvaluje

• Žádosti schvaluje a zamítá vlastník, administrátor nebo HR. Vlastní žádost si schvalovatel odbavit nemůže — vezme ji někdo jiný z nich.
• Manažer ani účetní o absencích nerozhodují (od 8. 8. 2026). O absenci žádají jako každý jiný a v kalendáři dál vidí, kdo je kdy pryč. Nemají ale frontu „Ke schválení", seznam žádostí kolegů, jejich poznámky k žádosti ani přehled zůstatku dovolené ostatních. U typů označených jako neveřejné (ve výchozím nastavení Nemoc) se jim navíc u kolegů místo názvu zobrazí jen šedá „Absence" — vidí tedy, že je někdo pryč, ne proč. Důvod změny: pro absence dnes neexistuje pojem „můj tým" — působnost manažera se v aplikaci odvozuje od přiřazených klientů, ne od lidí, takže by manažer rozhodoval o celé firmě. Až týmová působnost vznikne, může se to změnit.
• Nemoc, Home office a Sick days mají ve výchozím nastavení schvalování vypnuté — žádost je schválená hned po odeslání a nikdo ji nepotvrzuje. U každého typu to jde změnit přepínačem Vyžaduje schválení (Nastavení → Organizace → Typy absencí).
• Je-li v organizaci jediný aktivní člen, schválí se automaticky každá žádost bez ohledu na typ — není komu ji předložit.
• Schválení/zamítnutí se zobrazí jako notifikace zaměstnanci

Eskalace

Pokud žádost čeká na schválení déle než 3 dny (počítají se kalendářní dny, ne pracovní), pošle systém upozornění do zvonečku vlastníkovi, administrátorovi a HR — tedy těm, kdo ji můžou schválit. Žádost podaná v pátek se tak připomene v pondělí. Sám žadatel upozornění na svoji vlastní žádost nedostane, i když jinak absence schvaluje — vlastní žádost si odbavit nemůže.

Kontrola běží každý pracovní den krátce po deváté hodině ráno. U jedné žádosti se upozornění pošle jen jednou, ne opakovaně každý den — a chodí pouze do zvonečku v aplikaci, ne e-mailem ani jako push do telefonu.

Kalendář týmu (Timeline)

Horizontální timeline zobrazuje nepřítomnosti celého týmu na jednom místě:

• Barevné bloky — každý typ nepřítomnosti má svou barvu. Výjimkou jsou typy, u kterých admin nebo HR vypnul přepínač Viditelné pro všechny (ve výchozím nastavení jen Nemoc): ty se ostatním zobrazí jako šedý blok Absence. Vidíte, že kolega chybí, ne proč. Skutečný typ i poznámku vidí jen ten, kdo absence schvaluje (vlastník, administrátor, HR) — a každý u svých vlastních absencí.
• Přepínání zobrazení — týden / měsíc
• Čísla týdnů (CW) — v záhlaví
• Víkendy a svátky — vizuálně odlišené (šedé)
• Na mobilu se zobrazí jako vertikální karty

Kliknutím na blok zobrazíte detail žádosti.

Nárok na dovolenou

Na stránce nepřítomností vidíte kartu s přehledem svého nároku:

Údaj	Popis
Celkový nárok	Roční nárok v dnech. Při přidání do organizace dostanete její výchozí nárok (standardně 20 dnů/rok dle ZP ČR §213), HR ho pak může upravit individuálně
Čerpáno	Počet schválených dnů dovolené v aktuálním roce
Čekající	Počet dnů v neschválených žádostech
Zbývá	Celkový nárok − čerpáno − čekající

Progress bar vizuálně ukazuje poměr čerpání k celkovému nároku.

tip

U zaměstnanců s nástupem v průběhu roku se nárok automaticky alikvótně krátí podle data nástupu.

Dashboard widget „Kdo dnes chybí"

Na úvodní stránce (dashboard) se zobrazuje widget se seznamem členů, kteří mají dnes schválenou nepřítomnost:

• Jméno a typ nepřítomnosti (ikonka + barva)
• Pokud dnes nikdo nechybí, widget se skryje

Google Calendar sync

Při schválení nepřítomnosti se automaticky vytvoří celodenní událost v Google Calendaru zaměstnance (pokud má Google Calendar připojený). Událost se vytvoří v kalendáři toho zaměstnance, kterého se žádost týká — nikoliv v kalendáři schvalovatele. Při zrušení nebo zamítnutí dříve schválené nepřítomnosti se událost z kalendáře automaticky smaže.

Legacy uživatelé

Uživatelé, kteří Google Calendar propojili před dubnem 2026, mají pouze oprávnění ke čtení a musí aktualizovat oprávnění — v Nastavení → Integrace uvidí žlutý banner s tlačítkem „Aktualizovat oprávnění". Dokud oprávnění neaktualizují, schválení nepřítomnosti funguje, ale sync do kalendáře se přeskakuje.

CSV export

Otevřete stránku Absence, záložku Kalendář týmu, a klikněte na tlačítko exportu vpravo nahoře.

• Vlastník, administrátor a HR stáhnou absence celé firmy — tlačítko se jmenuje Export CSV.
• Manažer, účetní a člen stáhnou jen své vlastní záznamy — tlačítko se jim proto jmenuje Exportovat moje absence.

Exportovaný soubor obsahuje:

• Jméno
• Typ nepřítomnosti
• Datum od a do
• Počet pracovních dnů
• Stav žádosti
• Poznámku
• Kdo žádost vyřídil a kdy

Formát: UTF-8 BOM, středníkový oddělovač (kompatibilní s českým Excelem).

Delší období

Export vrátí nejvýše 5 000 řádků. U delších období si data stáhněte po částech pomocí filtru datumu.

Přístupová práva

Role	Podání žádosti	Schvalování	Co vidí
Vlastník / Administrátor	Ano	Ano (kromě vlastní žádosti)	Všechny žádosti + kalendář týmu + správa nároků
HR	Ano	Ano (kromě vlastní žádosti)	Všechny žádosti + kalendář týmu + správa nároků
Manažer	Ano	Ne	Jen své žádosti + kalendář týmu
Účetní	Ano	Ne	Jen své žádosti + kalendář týmu
Člen	Ano	Ne	Jen své žádosti + kalendář týmu

Vlastní žádost si neschválí nikdo — ani vlastník. Vždy ji musí odbavit někdo jiný z trojice vlastník / administrátor / HR.

Co znamená „kalendář týmu"

Kdo nepřítomnosti neschvaluje (manažer, účetní, člen), vidí v kalendáři a ve widgetu „Dnes nepřítomní" na úvodní stránce, kdo je mimo, ale ne vždy proč. U typů označených jako neveřejné (ve výchozím nastavení „Nemoc") se místo názvu zobrazí šedá „Absence". U veřejných typů (Dovolená, Home office…) se název zobrazuje normálně. Volné poznámky u cizích žádostí (pole Poznámka) tyto role nevidí nikdy — ani u veřejných typů.

Změna od 8. 8. 2026

Nepřítomnosti nově schvaluje pouze vlastník, administrátor a HR. Manažer žádosti neschvaluje ani nezamítá, nedostává o nich upozornění, nemá záložku „Ke schválení" a v seznamu i v CSV exportu vidí jen své vlastní žádosti; nevidí ani bilanci dovolené kolegů a přes AI reporty se na absence kolegů nezeptá. Kalendář „kdo je kdy pryč" mu zůstává. Totéž platí pro účetního.

Je to mezistav: působnost manažera se v aplikaci odvozuje od přiřazených klientů, ne od lidí, takže „schvaluj svým lidem" zatím nemá podle čeho fungovat.

Mobilní použití

Modul nepřítomností je plně optimalizovaný pro mobilní telefony — od schvalování přes kalendář až po podání žádosti.

Mini kalendář (mobil)

Na mobilním zařízení se místo horizontální timeline zobrazuje kompaktní měsíční kalendář:

• Přehled celého měsíce — vidíte nepřítomnosti na jednom místě bez scrollování
• Barevné tečky u každého dne (max 3 viditelné, „+N" indikuje více) — u neveřejných typů šedé, viz poznámka u kalendáře týmu výše
• Dnešek zvýrazněn modrým rámečkem
• Víkendy a minulé dny vizuálně odlišené
• Klik na den rozbalí detail se všemi nepřítomnostmi pro daný den
• Navigace měsíců — šipky vlevo/vpravo, klik na název měsíce vás vrátí na dnešek
• Lokalizované — dny v týdnu i názvy měsíců dle zvoleného jazyka

Chytré výchozí zobrazení pro schvalovatele

Když absence schvalujete (vlastník, administrátor nebo HR), aplikace vás rovnou postaví tam, kde je práce — na mobilu i na počítači:

• Čekají žádosti → otevře se záložka Ke schválení (na mobilu zkráceně „Schválit")
• Nic nečeká → otevře se Kalendář týmu (na mobilu „Kalendář")

Frontu žádostí tedy nemusíte hledat — otevře se sama, když je co dělat. Jakmile si přepnete na jinou záložku, aplikace vám do výběru už nemluví.

Kdo absence neschvaluje (manažer, účetní, člen), začíná rovnou na záložce Moje žádosti.

Touch-friendly ovládání

• Všechna tlačítka (Schválit/Zamítnout/Zrušit) mají minimum 44pt pro pohodlný klik palcem
• Karty žádostí lze celé ťuknout — netřeba mířit na mikroskopické ikonky
• Plovoucí akční tlačítko (FAB) pro rychlé vytvoření žádosti v pravém dolním rohu
• Přehled dovolené (2×2 grid) — nárok, čerpáno, schváleno, zbývá — vše viditelné bez scrollování

Lokalizované datumy

Datumy se zobrazují ve formátu vašeho jazyka — v češtině „10. 4. 2026", v angličtině „Apr 10, 2026". Rozsahy datumů automaticky vynechají rok, pokud začátek i konec spadá do stejného roku („10. 4. – 17. 4. 2026").

Nárok dovolené pro OSVČ a externe spolupracující

Pokud jste v organizaci vedeni jako OSVČ nebo externí spolupracovník (typ pracovního vztahu nastavuje HR), karta nároku zobrazuje:

• Smluvní nárok — místo zákonného nároku dle ZP §213. Váš nárok na dovolenou je smluvní (dohodnutý s agenturou), ne zákonný.
• Smluvní dovolená zatím není nastavena — tato nápověda se zobrazí, jen když máte nárok 0 dnů. Kontaktujte HR nebo Admina.

info

Výpočet zůstatku, čerpání a žádostí funguje shodně pro zaměstnance i OSVČ. Rozdíl je pouze v označení nároku. Výchozí nárok organizace se při přidání přiděluje všem novým členům bez rozdílu — typ pracovního vztahu se nerozlišuje, takže OSVČ obvykle žádnou nulu neuvidí. Pokud má být smluvní dovolená jiná (nebo žádná), HR ji upraví ve Správě nároků.

HR role vidí u OSVČ členů v přehledu nároků malý odznak OSVČ (na slovenském rozhraní SZČO), aby bylo snadné filtrovat různé typy členů.

Dostupnost

Modul Nepřítomnosti je dostupný od plánu Business. V plánu Starter a Free lze zadat dny nepřítomnosti zjednodušeně (počet dnů volna za měsíc v detailu člena).

Co se stane po skončení Business trialu

Pokud během trialu používáte plnohodnotný modul absencí a trial skončí (organizace přejde na Free), modul se vypne — Free ho neobsahuje. Aplikace vás ale nenechá bez možnosti evidovat dovolené: automaticky se přepne na zjednodušenou ruční evidenci.

• Ruční evidence dnů volna zůstává dostupná v detailu člena (Tým → klik na člena → pole „dny volna"). Můžete dál zadávat počet dnů nepřítomnosti za měsíc — odečte se od kapacity stejně jako dřív.
• Žádná data se neztrácí — historie ani nastavené nároky.
• Po upgradu zpět na Business se plnohodnotný modul absencí (workflow schvalování, kalendář týmu, žádosti) znovu zapne.

Oprava z června 2026

Dříve mohla organizace po expiraci trialu uvíznout ve stavu, kdy modul absencí byl skrytý (Free ho nemá) a zároveň ruční evidence nešla — nebylo tak kde dovolené zadat. Od auditu 10. 6. 2026 se přechod na Free spolehlivě vrací na ruční evidenci.