Vytvoření faktury

Fakturu vytvoříte ze schválených výkazů a nákladů v několika krocích. Fakturaci najdete v levém menu pod názvem Faktury.

Předpoklady

• Schválené fakturovatelné výkazy pro daného klienta
• Vyplněné fakturační údaje organizace (Nastavení → Fakturace a banka → Fakturační údaje)
• Klient s vyplněným IČO a adresou

Postup krok za krokem

1. Vyberte klienta a zdroj

1. Přejděte do Faktury → Nová faktura.
2. Vyberte klienta z rozbalovacího seznamu. Fakturační údaje klienta (IČO, DIČ, adresa) se doplní automaticky.
3. Nahoře vyberte Zdroj dat:
   • Z času + nákladů — faktura z jednotlivých výkazů a nákladů (popsané níže).
   • Z klientského reportu (označeno Doporučeno) — faktura, která opíše řádky odeslaného reportu. Když má klient odeslaný a ještě nevyfakturovaný report, okno se samo přepne sem. Viz Faktura z klientského reportu.

2. Vyberte výkazy a náklady

• Zobrazí se schválené fakturovatelné výkazy klienta, které ještě nejsou na žádné faktuře ani uzavřené.
• Období zúžíte volbou Období práce — Minulý měsíc, Tento měsíc nebo Celé období.
• Zaškrtněte výkazy, které chcete zahrnout, nebo klikněte na Vybrat vše (N).
• Pod výkazy jsou Fakturovatelné náklady — schválené náklady klienta, které se přefakturují.
• U každého záznamu vidíte datum, projekt, hodiny, sazbu a částku. Pod výběrem se průběžně počítá Celkem.

Co se nenabízí

Nefakturovatelné výkazy (interní práce, porady) se nenabízejí a na fakturu nejdou nikdy — ani výkaz jiného klienta nebo výkaz bez projektu. Hodiny, které kryje paušál, se po hodinách nefakturují: platí je cena paušálu. Dialog u nich napíše, kolik jich vynechal.

3. Nastavte detaily

• Předmět fakturace (popis plnění) — povinný údaj podle §29 zákona o DPH (rozsah a druh plnění). Výchozí text je „Práce za …" s obdobím.
• Datum vystavení, DÚZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) a Splatnost
• Sazba DPH a případně Přenesená daňová povinnost (§92a ZDPH) — faktura je pak bez DPH. Celá faktura má jednu sazbu DPH, i u přefakturovaných nákladů, jejichž kategorie má jinou sazbu.
• Poznámka na faktuře (volitelné, uvidí ji klient) — text se vytiskne na fakturu pod položky. Nejde o interní poznámku.

4. Volitelně: sleva, ruční částka, faktura bez výpisu hodin

• Sleva — % z celkové částky nebo Pevná částka v měně faktury. Ukáže se jako samostatný záporný řádek.
• Ručně upravit celkovou částku faktury — zadáte vlastní celkovou částku a povinný důvod (alespoň 10 znaků). Důvod se zapíše do historie změn a klient ho nevidí. Dokud je ruční částka zapnutá, sleva se neuplatní.
• Faktura bez výpisu hodin — faktura bude mít jeden řádek s předmětem fakturace. Detail práce pošlete klientovi v klientském reportu. Pokud jsou mezi náklady různé sazby DPH, aplikace upozorní, že celá faktura bude na jedné sazbě, a vyžádá si potvrzení.

Částky píšete v měně faktury (= měna klienta) a v hlavních jednotkách: u klienta v eurech je 1500,50 jeho 1 500,50 €.

5. Vytvořte fakturu

Klikněte na Vytvořit fakturu. Systém automaticky:

• Přiřadí číslo faktury dle nastaveného formátu (výchozí FV-2026-001) a pořadí
• U korunových faktur přiřadí variabilní symbol (viz níže)
• Vygeneruje QR kód pro platbu (SPAYd pro CZK, EPC pro EUR)
• Přepne zahrnuté výkazy do stavu Fakturováno

Faktura vznikne jako koncept a rovnou se otevře. U konceptu můžete přidat nebo odebrat výkazy a náklady (Přidat položku, Přidat náklad) a upravit údaje. Odebraný výkaz se vrátí do stavu Schváleno a jde fakturovat znovu.

Po vytvoření: stavy faktury

Koncept → Odesláno → Zaplaceno        (nebo Stornováno)

V seznamu faktur jsou záložky Vše, Koncepty, Odeslané, Zaplacené, Stornované. Faktura po splatnosti má u stavu štítek Po splatnosti.

Akce	Kdy	Jak
Odeslat e-mailem	klient má kontaktní e-mail; ne u stornované	ikona obálky u faktury → okno Odeslat fakturu e-mailem s náhledem → Odeslat e-mail. Klient dostane PDF v příloze, odpověď chodí tomu, kdo fakturu odeslal. Koncept se odesláním přepne na Odesláno.
Označit odeslané	jen koncepty	v seznamu zaškrtněte faktury → lišta → Označit odeslané
Označit zaplacené	jen odeslané	zaškrtnout → Označit zaplacené, nebo změna Stavu v úpravě faktury
Smazat koncept	jen koncept	křížek u faktury, potvrzení „Smazat koncept faktury?"
Stornovat	odeslaná nebo zaplacená	ikona storna u faktury → důvod → Stornovat

U odeslané faktury se v seznamu ukáže, jestli e-mail došel („Doručeno …"), klient ho zobrazil („Klient zobrazil …"), nebo se nedoručil.

Vystavená faktura je neměnná

Odeslanou nebo zaplacenou fakturu už nejde upravit (§35 zákona o účetnictví) — měnit lze jen stav (odesláno → zaplaceno). Chybu v obsahu opravíte stornem této faktury a vystavením nové. Při stornu se zahrnuté výkazy a náklady vrátí do stavu Schváleno.

Automatické číslo faktury

Výchozí formát: FV-2026-001 (prefix-rok-pořadí). Sekvence se k 1. 1. nového roku automaticky resetuje od 001 (lze vypnout). Formát i prefix nastavíte v Nastavení → Fakturace a banka → Číselná řada faktur.

Číslo, které jednou dostala faktura, se už nikdy nepoužije znovu — ani po stornu.

Pokud migrujete z jiného systému, můžete navázat na vaši stávající číselnou řadu — postup viz Číslování faktur → Migrace ze stávajícího systému.

Variabilní symbol

Měna faktury	Variabilní symbol	Reference pro platbu
CZK	Ano (z roku a pořadí, např. 20260247)	VS na QR kódu (SPAYd)
EUR	Ne	Číslo faktury jako reference (EPC SEPA)
USD	Ne	Číslo faktury v memo poli SWIFT

EUR/USD faktury VS nemají, protože v EU se používá textová reference (číslo faktury). Podrobnosti viz Číslování faktur.

Hromadná fakturace

Hromadná fakturace (tarif Business) vytvoří jednu fakturu za každého klienta ze všech schválených záznamů. Okno ukazuje seznam klientů s počtem záznamů, časem a částkou; společný Předmět fakturace, Sazba DPH, data a Poznámka na fakturách (uvidí ji klient) nastavíte jednou pro všechny. Hodiny v paušálu se nefakturují a položky v odlišné měně aplikace přeskočí a upozorní na to — vyfakturujte je samostatně. Náhled odpovídá tomu, co se opravdu vystaví.

tip

Fakturu si před odesláním můžete prohlédnout jako PDF — v seznamu faktur ikona stažení u faktury.