Přeskočit na hlavní obsah

Šablony faktur

Šablony umožňují automaticky vytvářet opakované faktury (např. měsíční paušály) bez ručního zadávání.

Šablony faktur a šablony výkazů

Šablony faktur najdete jen tady — v Faktury → Šablony. V Nastavení → Šablony výkazů jsou šablony výkazů (opakované záznamy práce), to je jiná věc.

Kdo je spravuje: vlastník, administrátor a účetní všechny šablony. Manažer jen šablony klientů, které má přiřazené — šablony ostatních klientů nevidí a nemůže je měnit, vypínat ani mazat.

Vytvoření šablony​

  1. Přejděte do Faktury → Šablony.
  2. Klikněte na Nová šablona.
  3. Vyplňte:
    • Název šablony — interní pojmenování (např. „Měsíční servis klienta A")
    • Klient — odběratel faktury. Klienta šablony pak už nejde změnit — pro jiného klienta založte novou šablonu.
    • Částka v měně klienta (bez DPH) a Sazba DPH — šablona má jednu částku, ne seznam položek
    • Frekvence — Měsíčně, Čtvrtletně nebo Ročně
    • Den v měsíci — 1 až 31. Hodnoty 29–31 znamenají poslední den v měsíci (v kratším měsíci se faktura vytvoří na jeho konci).
    • Popis (volitelné) — text plnění; přenese se na fakturu tak, jak je napsaný (žádné proměnné se nedosazují)

Automatické vytváření​

Šablony zpracovává aplikace každé ráno. V nastavený den:

  1. Vytvoří koncept faktury s částkou, sazbou DPH a popisem ze šablony. Splatnost je 14 dní. Poznámku faktury nechá prázdnou — poznámka se tiskne klientovi na fakturu.
  2. Nikomu nic neposílá. Faktura čeká mezi koncepty na kontrolu a ruční odeslání.

Měna šablony​

Částka v šabloně je uložená v měně klienta. Když se měna klienta mezitím změnila (například po změně výchozí měny firmy u klienta bez vlastní měny), šablona se nevystaví: u šablony je žlutý štítek Měna nesedí s klientem — šablona se nevystavuje a vlastník, administrátoři a účetní dostanou upozornění do zvonečku (jednou pro danou neshodu; zapnout či vypnout jde v Nastavení → Upozornění jako Opakovaná faktura se nevystavuje). Řešení: šablonu smazat a založit znovu v měně klienta.

Měnu klienta se šablonou — i vypnutou — nejde změnit. Šablonu nejdřív smažte.

Správa šablon​

Na stránce Faktury → Šablony vidíte přehled všech šablon se sloupci Název, Frekvence, Příští run (kdy se vytvoří další faktura) a Aktivní (přepínač — vypnutá šablona faktury nevytváří).

Šablonu můžete kdykoli upravit, vypnout nebo smazat (potvrzení „Smazat šablonu?" — automatické vytváření faktur pak skončí).

Po vypnutí modulu Fakturace se nové faktury ze šablon nevytvářejí; šablony zůstávají uložené a po zapnutí modulu se vytváření obnoví.

Příklad použití​

Webová agentura má klienta s měsíčním paušálem 15 000 Kč za správu webu:

  1. Vytvoří šablonu s částkou 15 000 Kč, sazbou DPH 21 % a popisem „Správa webu".
  2. Nastaví frekvenci Měsíčně, den v měsíci 1.
  3. Každého 1. v měsíci se automaticky vytvoří koncept faktury.
  4. Administrátor koncept zkontroluje a odešle klientovi.
Paušál klienta

Hodiny kryté paušálem se po hodinách nefakturují — platí je cena paušálu. Viz Čerpání a uzavření.