Klienti

Klienti představují odběratele vašich služeb. Ke každému klientovi přiřazujete projekty a z těch pak vznikají faktury.

Vytvoření klienta

1. Přejděte do Klienti → Nový klient.
2. Zadejte IČO a klikněte na Načíst z ARES.
3. Systém automaticky doplní:
   • Název firmy
   • Adresa sídla
   • DIČ (pokud je plátce DPH)
4. Doplňte další údaje:
   • Kontaktní e-mail — pro odesílání faktur
   • Kontaktní osoba — jméno a telefon
   • Výchozí sazba — hodinová sazba klienta (viz Výchozí sazba klienta níže)
   • Měna — Výchozí (dědí měnu organizace), CZK, EUR nebo USD
   • Barva — pro vizuální rozlišení v grafech a přehledech
5. Klikněte na Vytvořit.

Předvyplnění výchozí sazby

U nového klienta se pole Výchozí sazba automaticky předvyplní výchozí sazbou organizace (pokud ji máte nastavenou v Nastavení → Sazby a náklady → Sazby → Výchozí hodinová sazba). Hodnotu můžete kdykoliv přepsat nebo smazat.

ARES lookup

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je registr Ministerstva financí ČR. Při zadání IČO systém:

• Ověří, že IČO existuje a je platné
• Stáhne aktuální údaje z registru
• Předvyplní formulář

tip

ARES lookup funguje i při editaci klienta. Pokud se změní adresa sídla, stačí znovu kliknout na Načíst z ARES.

Měna klienta

V úpravě klienta je pole Měna se čtyřmi možnostmi:

• Výchozí (v závorce je měna organizace, např. „Výchozí (CZK)") — pole zůstane prázdné a klient dědí měnu organizace; změní se s ní. Tohle je stav nového klienta, dokud měnu někdo nevybere.
• CZK — české koruny
• EUR — euro pro zahraniční klienty
• USD — americký dolar (viz USD měna)

Vybraná měna platí bez ohledu na organizaci. Měna se automaticky použije na fakturách a v QR kódech (u USD se QR nepoužívá) a podle ní se na fakturu vybere i správný bankovní účet. U projektů klienta se sazby zobrazují ve zvolené měně.

Měnu nejde změnit libovolně

Jakmile má klient první výkazy nebo paušál, aplikace změnu měny odmítne — i doplnění měny do prázdného pole („Nelze změnit měnu klienta, který má existující výkazy nebo retainer"). Totéž platí pro klienta se šablonou opakované faktury, i vypnutou — šablonu nejdřív smažte. Když je potřeba jiná měna, založte klienta znovu.

Výchozí sazba klienta

Výchozí sazba je hodinová sazba, kterou systém použije pro výpočet fakturovatelné částky, pokud projekt ani člen nemají nastavenou vlastní sazbu.

Kdy se sazba klienta použije

Při zápisu výkazu systém hledá sazbu od nejkonkrétnější po nejobecnější. První nalezená vyhrává:

1. Sazba člena na projektu pro konkrétní typ práce
2. Výchozí sazba typu práce na projektu
3. Sazba konkrétního člena na projektu
4. Výchozí sazba projektu
5. Výchozí sazba klienta ← použije se, pokud projekt nemá vlastní sazbu
6. Výchozí sazba typu práce z ceníku organizace (platí napříč projekty)
7. Osobní hodinová sazba člena
8. Výchozí sazba organizace z Nastavení → Sazby a náklady → Sazby → Výchozí hodinová sazba (poslední záchrana)

Úrovně vázané na typ práce (1, 2 a 6) se uplatní jen u výkazů, které mají typ práce zvolený.

Jinými slovy: nastavíte-li sazbu klientovi, automaticky se použije na všech jeho projektech, které nemají vlastní sazbu. Nemusíte ji nastavovat zvlášť u každého projektu.

Sazba se „zamrazí" při zápisu výkazu

Sazba se uloží do výkazu v okamžiku jeho vytvoření. Pozdější změna sazby klienta proto ovlivní jen nové výkazy — již zapsané záznamy se nepřepočítají. Faktury z minulosti zůstanou beze změny.

Bez sazby se hledá dál

Necháte-li pole Výchozí sazba prázdné (nebo vyplníte 0), klient žádnou výchozí sazbu nemá a výpočet pokračuje níž: nejdřív na výchozí sazbu typu práce z ceníku organizace (má-li výkaz typ práce zvolený), pak na osobní sazbu člena a nakonec na výchozí sazbu organizace z Nastavení → Sazby a náklady → Sazby. Když není vyplněná ani ta, uloží se výkaz s nulovou sazbou i částkou — a protože je sazba zamrazená, pozdější doplnění ceníku ho už nepřepočítá.

Barvy klientů

Každému klientovi přiřadíte barvu, která se zobrazuje:

• V seznamu projektů
• V týdenní Tabulce ve Výkazu práce
• V grafech a reportech

Barvy pomáhají rychle vizuálně rozlišit práci pro různé klienty.

Seznam klientů

Seznam klientů nabízí pokročilé nástroje pro práci s většími počty klientů:

• Řazení sloupců — kliknutím na záhlaví sloupce seřadíte dle názvu, IČO, měny atd. (vzestupně/sestupně)
• Filtr podle stavu — aktivní / archivovaní / všichni
• Rozšířené vyhledávání — hledá ve jméně, IČO, kontaktní osobě i e-mailu
• Stránkování — 25 záznamů na stránku

Filtry zůstávají

Nastavené filtry (stav, hledání, řazení) zůstanou zachované, i když ze stránky odejdete a vrátíte se zpět. Nemusíte je nastavovat znovu — stejně jako u Výkazů, Nákladů a Fakturace.

Hromadné operace (bulk)

Zaškrtávacími políčky v seznamu vyberete více klientů najednou a provedete:

• Hromadný archiv — archivace vybraných klientů jedním klikem (vlastník, administrátor i manažer)
• Hromadné smazání — smazání vybraných klientů (vyžaduje potvrzení; jen vlastník a administrátor)

Manager scope

Hromadné operace respektují oprávnění — manažer vidí a může operovat pouze se svými přiřazenými klienty.

Smazání klienta

Smazání klienta je nevratné a s klientem odejde všechno, co pod ním visí. Dialog proto nejdřív vypíše, co zmizí: projekty, faktury, klientské reporty, paušály, šablony faktur, kontaktní osoby, záznamy v historii klienta, žádosti o přístup a přes projekty i úkoly, komentáře a naplánované bloky. Výkazy a náklady se nemažou — jen ztratí vazbu na projekt (dialog je vypisuje jako „Osiří"). Má-li klient jakákoli navázaná data, musíte do políčka v dialogu opsat jeho přesný název — bez toho zůstane tlačítko Smazat neaktivní. Chcete-li klienta jen uklidit ze seznamů, použijte archivaci — data zůstanou zachovaná.

CSV Export a Smart Reimport

Export do CSV

1. Na stránce Klienti klikněte na Export CSV.
2. Stáhne se CSV soubor (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač — kompatibilní s českým Excelem).

Smart Reimport (upsert)

Exportovaný CSV soubor můžete upravit v Excelu a znovu naimportovat:

1. Klikněte na Import CSV a nahrajte upravený soubor.
2. Systém páruje klienty podle názvu — pokud klient se stejným názvem existuje, aktualizuje ho.
3. Nové řádky vytvoří nové klienty.
4. Prázdné buňky se ignorují — přepíší se pouze neprázdné hodnoty (merge logika).
5. Limit: max 500 záznamů na jeden import.

Sazba a měna

Sazba je v hlavních jednotkách měny klienta: koruny celé (1500), eura a dolary se dvěma desetinnými místy (61,00). Sloupec Měna nese měnu klienta; prázdný znamená měnu organizace.

Když klient už má výkazy, paušál nebo šablonu opakované faktury, měnu mu import nezmění. Pokud je v takovém řádku vyplněná sazba v jiné měně, než klient má, řádek se nezapíše a import řekne proč — sazba by se jinak uložila ve špatné měně. Stejně se nezapíše sazba v EUR nebo USD, která je přesně stonásobkem uložené (soubor ze starší verze, kde byly částky v centech).

tip

Smart Reimport je ideální pro hromadné aktualizace — exportujte, upravte kontaktní údaje nebo sazby v Excelu a naimportujte zpět.

Detail klienta

Na stránce detailu klienta najdete:

• Fakturační údaje — IČO, DIČ, adresa
• Projekty — seznam přiřazených projektů
• Faktury — přehled vystavených faktur
• Statistiky — celkové hodiny, příjmy, trendy

Přístupová práva

Role	Vytvoření	Editace	Zobrazení
Vlastník / Administrátor	Ano	Ano	Všichni klienti
Manažer	Ano	Ano	Pouze přiřazení klienti (a klienti, které sám založil)
Účetní	Ne	Ne	Všichni (jen čtení)
Člen	Ne	Ne	Klienti svých projektů