Controlling — závazky klientů
Controlling odpovídá na tři otázky finančního vedení, a to k vybranému měsíci:
- Co jsme klientům slíbili — paušály, zakázky za pevnou cenu a projekty s hodinovým rozpočtem.
- Kolik jsme na tom odvedli — hodiny, jejich hodnota v sazbách, a u rolí s přístupem k financím i náklad a marže.
- Kde to hoří — přečerpaný paušál, překročený rozpočet, zakázka nad budget, balíček, který dochází, nebo naopak balíček, který klient nedočerpá.
Každý řádek tabulky je jeden závazek: paušál klienta za měsíc, zakázka za pevnou cenu, nebo projekt s vlastním rozpočtem. Projekty bez rozpočtu do tabulky nepatří, jsou jen sbalené v jednom součtu pod tabulkou.
Paušály klientů a zakázky za pevnou cenu bez stropu hodin v něm nebyly vůbec. Pokud znáte starou verzi, je to jiná stránka: řádek už není projekt, ale závazek, a čísla se počítají stejně jako na kartě klienta a v Ziskovosti.
Přístup a role
Controlling je součástí Business plánu. V menu ho najdete pod názvem Závazky klientů.
| Role | Co vidí |
|---|---|
| Vlastník, Admin, Účetní | Všechny závazky včetně ceny, nákladu a marže. |
| Manažer | Jen klienty, které má přiřazené (včetně klientů manažerů, na které dohlíží). Ceny paušálů a zakázek vidí, sloupce Náklad a Marže ne. |
| Člen, HR | Controlling nemají. |
Rozdíl mezi rolemi je jen v tom, co je v tabulce; barvy a stavy jsou pro všechny stejné, protože se odvozují z hodin, ne z peněz.
Stav k měsíci
Nahoře v liště filtrů je název měsíce se šipkami ‹ › a tlačítko Aktuální (stejný ovladač jako v Ziskovosti). Klik na název otevře mřížku měsíců s přepínáním roku. Ikonka ⓘ vedle vysvětlí, jak se měsíc počítá. Vybraný měsíc se čte pro každý druh závazku jinak:
- Paušály se počítají za vybraný měsíc, protože mají měsíční období. Srpen = srpnové období paušálu.
- Pevná cena a hodinový rozpočet se počítají od začátku do konce vybraného měsíce. Zakázka rozjetá v květnu ukáže v srpnu všechno, co se na ní odpracovalo do 31. srpna.
Budoucí měsíc zobrazit nejde, v mřížce je šedý. Nejstarší měsíc je leden 2020, šipka ‹ dál nevede.
Když je období paušálu uzavřené (Karta klienta → Historie období → Uzavřít období), Controlling bere hodiny z uzávěrky a peníze jen ze schválených výkazů. Koncept dopsaný po uzávěrce tedy uzavřený měsíc nezmění. Řádek nese štítek uzavřeno.
Karty nahoře
| Karta | Co ukazuje |
|---|---|
| Slíbeno za měsíc | Cena paušálů za vybraný měsíc plus cena zakázek dodaných v tom měsíci. Rozjednané zakázky stojí pod čarou jako „mimo součet“, protože nasmlouváno není dodáno. |
| Odvedeno | Hodiny odpracované ve vybraném měsíci na všech závazcích i na projektech bez rozpočtu, a jejich hodnota v sazbách. U paušálů jen fakturovatelné hodiny, stejně jako na kartě klienta. |
| Nad balíček zdarma | Jen pokud máte paušál s dohodou „hodiny nad balíček jsou zdarma“: kolik takové práce vzniklo a jakou má hodnotu v sazbách. Karta se neukazuje, když takový paušál nemáte. |
| Ke kontrole | Počítá jen to, co stojí peníze teď: placené přečerpání paušálu, překročený hodinový rozpočet a zakázku nad budget. Pod číslem jsou i mírnější signály (balíček dochází, nedočerpáno, nad balíček zdarma) a u finančních rolí ztrátové řádky. |
| Marže závazků | Jen Vlastník, Admin a Účetní. Za vybraný měsíc: cena paušálů, přesah k fakturaci, cena zakázek dodaných v měsíci a hodnota práce odvedené v měsíci na rozpočtech, proti nákladu z rozpisu nákladů (táž čísla jako záložka Střediska v Ziskovosti). Karta říká, u kolika lidí máte vyplněnou nákladovku, bez ní je marže odhad. V pohledu Násobek se karta jmenuje Násobek závazků. |
Sekce Paušály
Řádek = paušál klienta za vybraný měsíc. Čerpání je stejné jako na kartě klienta: fakturovatelné hodiny všech stavů, tedy i koncepty.
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Balíček | Hodiny v balíčku na tento měsíc. |
| Převedeno | Hodiny převedené z minulého měsíce, pokud má paušál převod zapnutý. |
| Čerpáno (tento měsíc) | Fakturovatelné hodiny na projektech v balíčku. |
| Zbývá / Nad balíček | Co ještě v balíčku je, nebo o kolik je přečerpaný. U přečerpání vidíte, kolik je k fakturaci (schválené hodiny bez faktury), kolik čeká na schválení, a jestli je přesah podle dohody zdarma. |
| Vyčerpáno / uplynulo | Kolik procent balíčku je pryč proti tomu, kolik procent pracovních dnů měsíce uplynulo. Když je první číslo výrazně vyšší, tempo je rychlejší než měsíc. |
| Cena | Cena paušálu za měsíc. |
| Skutečná sazba | Cena dělená hodinami, které jste opravdu odvedli. Karta klienta ukazuje „efektivní sazbu“, tedy cenu dělenou balíčkem. Obě čísla jsou správně, každé odpovídá na jinou otázku. |
| Náklad, Marže | Jen finanční role. Náklad z rozpisu nákladů za vybraný měsíc: práce lidí na všech střediscích v balíčku (i nefakturovatelná) a k ní rozdělené volno, svátky a nevykázané hodiny podle pravidel Kam patří náklady. Táž čísla jako záložka Střediska v Ziskovosti. |
| Prognóza | Kdy balíček dojde, nebo na kolika hodinách měsíc skončí. Viz Prognóza. |
| Stav | Viz níže. |
Stavy paušálu:
| Stav | Kdy |
|---|---|
| V pořádku | Nic z níže uvedeného. |
| Balíček dochází | Vyčerpáno 80 % balíčku a víc. |
| Přečerpáno | Práce nad balíček, kterou budete fakturovat. Počítá se do karty Ke kontrole. |
| Přečerpáno · zdarma | Práce nad balíček u paušálu s dohodou, že hodiny navíc jsou zdarma. Do „Ke kontrole“ se nepočítá, peníze za ni nevzniknou. |
| Nedočerpáno | Zbývají poslední tři pracovní dny měsíce (nebo je měsíc za námi) a odvedli jste míň než 40 % hodin v balíčku. Neukazuje se u prvního období paušálu ani u uzavřeného období. |
Sekce Pevná cena
Řádek = zakázka za pevnou cenu. Tabulka ukazuje, kolik jste na zakázce odpracovali proti sjednané ceně. Kolik z ceny už je v tržbách, ukazuje Ziskovost, tam se cena rozpouští podle odvedené práce.
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Celková cena | Sjednaná cena zakázky. Když chybí, řádek nese štítek Chybí částka, stejně jako v Kontrole financí. |
| Odpracováno (celkem) | Všechny hodiny na projektu včetně nefakturovatelných, od začátku do konce vybraného měsíce. |
| Budget hodin, Vyčerpáno z budgetu | Pokud má zakázka i strop hodin. Bez něj se vyčerpání nespočítá. |
| Hodnota v sazbách | Odpracované hodiny oceněné hodinovými sazbami, tedy kolik by zakázka stála, kdyby byla na hodinovku. |
| Náklad, Marže | Jen finanční role. Náklad z rozpisu nákladů od začátku do konce vybraného měsíce (práce i k ní rozdělené volno, svátky a nevykázané hodiny). U běžící zakázky je místo marže pomlčka, náklad ještě roste a marže by lhala směrem nahoru. Zisk se ale ukazuje, aby bylo vidět, když zakázka už teď prodělává. |
| Termín | Termín projektu, pokud je nastavený. |
| Stav | Běží (s procentem budgetu, když strop hodin existuje), Dodáno s datem, nebo Nad budget. |
Zakázka je „dodaná“ podle data dodání na projektu, které vzniká přepnutím na stav Dokončený a jde ručně upravit. Dodaná zakázka patří do měsíce, kdy byla dodána; archivovaná zakázka se počítá jako dodaná v měsíci, kdy dodání proběhlo.
Sekce Hodinový rozpočet
Řádek = projekt s vlastním rozpočtem v hodinách nebo v penězích, čerpání od začátku do konce vybraného měsíce.
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Rozpočet | Hodiny nebo částka. Částka v cizí měně se přepočítá na měnu organizace. |
| Období rozpočtu | celkem (rozpočet platí pro celý projekt) nebo měsíc u zastaralého typu „Měsíční limit hodin“. |
| Čerpáno, Využití | Odpracováno a procento rozpočtu. |
| Nevyfakturováno | Fakturovatelné hodiny bez faktury včetně konceptů, stejná definice jako na dashboardu a kartě klienta. |
| Prognóza, Stav | Kdy rozpočet dojde; barva podle využití: upozornění od 70 %, kritické od 90 %, překročeno nad 100 %. |
Projekty se zastaralým typem rozpočtu Měsíční limit hodin jsou v této sekci se štítkem. Počítají jen hodiny za vybraný měsíc, bez ceny a fakturace. Pro klientský paušál použijte modul Paušály, ten má cenu, převod hodin i fakturaci.
Pod tabulkou je jeden řádek Bez rozpočtu: kolik projektů bez rozpočtu v měsíci pracovalo, kolik hodin, jakou mají hodnotu v sazbách a kolik z toho je nevyfakturováno. Odkaz vede do seznamu projektů.
Projekt, který patří do balíčku aktivního paušálu, se v sekcích Pevná cena a Hodinový rozpočet neukazuje. Jeho hodiny nese paušál a jinak by se stejná práce počítala dvakrát.
Prognóza
Prognóza se počítá jen pro probíhající měsíc a jedinou metodou, stejnou jako graf na kartě klienta:
- tempo = hodiny za posledních 14 kalendářních dnů děleno počtem pracovních dnů v nich,
- potřebuje aktivitu aspoň ve 3 dnech z těch 14, jinak řekne, že tempo nezná,
- projekce jde přes zbývající pracovní dny měsíce, víkendy a svátky se nepočítají.
V buňce uvidíte buď dojde ~datum (balíček nebo rozpočet dojde před koncem měsíce), vyjde na X h (do konce měsíce se do balíčku vejdete), nebo u přečerpaného paušálu na konci měsíce ~X h. U uzavřeného měsíce prognóza není, měsíc je za námi.
Nezná kapacitní plán ani domluvené schůzky, jen to, jak rychle tým poslední dva týdny vykazoval. Napojení plánu na prognózu je v plánu další verze.
Filtry a export
- Hledání prohledá jméno klienta, název paušálu a název projektu, včetně zkratek klientů.
- Jen s upozorněním nechá v tabulce jen řádky, které nesou nějaký stav mimo „V pořádku“. Volba si pamatuje nastavení.
- Export CSV je zvlášť pro každou sekci: Paušály, Pevná cena, Hodinový rozpočet. Sloupce odpovídají tomu, co vaše role vidí na obrazovce. Kdo vidí marži, má v CSV vždy oba sloupce: Marže i Násobek.
Na mobilu se tabulky skládají do karet s tím nejdůležitějším: stav, čerpání, prognóza.
Marže v procentech, nebo jako násobek
Vpravo v hlavičce stránky, vedle tlačítka Obnovit, je přepínač Marže: v % | Násobek (jen pro vlastníka, administrátora a účetní, kteří marži vidí). Násobek říká, kolikrát tržby pokryjí náklady (tržby ÷ náklady): 1,25× = tržby o čtvrtinu vyšší než náklady, tedy marže 20 %. 1,00× = bez zisku, pod 1,00× je ztráta. Barvy pásem marže (zelená, oranžová, červená) má jen Ziskovost. Přepnou se karta i všechny tři tabulky, sloupec se pak jmenuje Násobek. Volba je osobní a platí i v Ziskovosti a na detailu projektu.
Controlling v detailu projektu
Na stránce projektu (Projekty → název projektu) je pod sekcí Stav rozpočtu burndown graf s prognózou. Graf je i pro plány, které samotný Controlling nemají; typ grafu závisí na typu rozpočtu:
- Hodinová sazba — plocha ideálního tempa proti skutečně odpracovaným hodinám,
- Měsíční limit hodin — sloupce po měsících proti limitu,
- Pevná cena — ideální čerpání částky proti vyfakturované částce.
Prognóza na detailu projektu zatím používá starší metodu než tabulka závazků, sjednocení je v plánu.
Upozornění a dashboard
Na dashboardu je karta Závazky ke kontrole: stejné řádky, které mají v tabulce jiný stav než „V pořádku“, nejhorší první, s odkazem do Controllingu. Nahradila dřívější dvě karty Rozpočtová upozornění a Paušály, které počítaly každá jinak.
Stejná upozornění mohou chodit do zvonečku, ale jen když si je zapnete: Nastavení → Upozornění → Závazky klientů (Controlling). Výchozí stav je vypnuto. Pak každý pracovní den ráno dostanete paušál, kterému dochází balíček nebo je přečerpaný či nedočerpaný, zakázku nad budget hodin (nebo nad 70 % budgetu) a projekt s rozpočtem nad 70 %. Každý stav přijde jednou: stejný stav se druhý den neopakuje, nové období paušálu nebo horší stav přijde znovu. Manažer dostane jen své klienty. E-mailem nic nechodí.
Co Controlling není
- Ziskovost říká, kolik firma vydělala: tržby podle dokladů a rozpouštění pevné ceny podle odvedené práce, náklady včetně mezd a režie. Controlling říká, jak si stojí jednotlivé závazky.
- Kontrola financí hlídá nastavení: chybějící sazby, paušál bez ceny, zakázku bez částky. Controlling hlídá čerpání.
- Karta klienta je detail jednoho klienta a jeho paušálů. Controlling je přehled přes všechny klienty najednou, se stejnými čísly.
Časté otázky
Proč je v Controllingu jiné číslo „Čerpáno“ než u projektu v Ziskovosti? Paušál čerpají jen fakturovatelné hodiny, Ziskovost počítá i nefakturovatelné. Sekce Pevná cena a Hodinový rozpočet počítají všechny hodiny.
Klient má paušál i zakázku za pevnou cenu. Kde ji uvidím? Pokud je zakázka v balíčku aktivního paušálu, uvidíte jen paušál. Zakázka mimo balíček (výběrový paušál) má vlastní řádek v sekci Pevná cena.
Proč se marže u běžící zakázky neukazuje? Cena je celá, náklad ještě roste. Marže spočítaná dnes by byla vyšší než ta skutečná při dodání. Po dodání se ukáže.
Proč se „Nedočerpáno“ ukáže až ke konci měsíce? Aby neblikalo prvního dne, kdy je čerpání vždy nula. Stav se hlásí v posledních třech pracovních dnech nebo za minulý měsíc.
Manažer vidí jiný součet v kartě Slíbeno než vlastník. Manažer vidí jen své klienty a karty se počítají z řádků, které vidí. Je to záměr, ne chyba.
Nastavení rozpočtu projektu
Aby se projekt zobrazil v sekci Hodinový rozpočet nebo Pevná cena, musí mít nastavený typ rozpočtu a částku nebo hodiny. Viz Správa projektů → Rozpočty. Paušál se zakládá na kartě klienta, viz Paušály.