HR správa nepřítomností

Role HR pokrývá personální agendu nepřítomností: schvaluje a zamítá žádosti, spravuje nároky na dovolenou, jejich úpravy a roční přehledy a nastavuje typy absencí.

Změna ze srpna 2026

Žádosti o nepřítomnost schvaluje vlastník, administrátor nebo HR. Manažer ani účetní o nich nerozhodují — kalendář „kdo je kdy pryč" jim zůstává.

Role HR — přehled

Oprávnění	HR
Správa nároků na dovolenou	Ano
Nastavení výchozího nároku organizace	Ano
Úpravy nároků (převody, bonusy, srážky)	Ano
Nastavení typů nepřítomností	Ano — Nastavení → Nepřítomnosti → Typy absencí
Zobrazení přehledů a reportů	Ano
Schvalování a zamítání žádostí	Ano — spolu s vlastníkem a adminem (kromě vlastních)
Zrušení a oprava už schválené nepřítomnosti (i proběhlé)	Ano — u cizí absence, viz Úprava a zrušení absence
Způsob evidence absencí (Správa absencí) a doplnění absencí do výkazů	Ne — jen vlastník a administrátor
Nastavení data nástupu	Ano

Ochrana proti vlastní editaci

HR nemůže měnit svůj vlastní nárok na dovolenou, provádět úpravy za sebe ani schválit či zamítnout vlastní žádost o nepřítomnost — tu musí posoudit jiný schvalovatel (vlastník, administrátor nebo jiný člen HR). Stejně tak si HR nemůže upravit svou vlastní schválenou absenci ani zrušit svou vlastní proběhlou absenci. Toto opatření zabraňuje konfliktu zájmů.

Správa nároků na dovolenou

V levém menu klikněte na Kapacita a v panelu vedle pod nadpisem HR zvolte Nároky. Otevře se stránka Absence na záložce Správa nároků, kde HR vidí tabulku se všemi členy organizace:

Sloupec	Popis
Jméno	Člen týmu (u OSVČ a dohod štítek)
Datum nástupu	Začátek období pro poměrný nárok
Konec spolupráce	Konec období — zkrátí poměrný nárok, uznanou odměnu i fond hodin
Základní nárok	Roční nárok v dnech
Alikvótní	Poměrná část za rok (v závorce hodiny) — viz jak se počítá
Úpravy	Součet převodů, bonusů a srážek
Celkový nárok	Alikvótní + úpravy
Čerpáno / Čeká	Schválená / čekající dovolená v roce
Zbývá	Výsledný zůstatek
Sick days	Kolik dnů sick days člen letos čerpal a kolik je limit (například 1/3)

Výchozí nárok organizace

Organizace má výchozí roční nárok (standardně 20 dnů/rok, tedy zákonné minimum 4 týdny při pětidenním týdnu), který automaticky dostane každý nově přidaný člen — ať vznikne ručním přidáním, přijetím pozvánky, nebo CSV importem týmu.

Změna výchozího nároku:

1. V Kapacita → HR → Nároky klikněte na tlačítko Výchozí nárok: X dní
2. Zadejte novou hodnotu (0–50 dnů)
3. Volitelně zaškrtněte „Změnit i všem aktivním členům, kteří mají dnes X dní" — v závorce vidíte, kolika lidí se to týká
4. Uložte — potvrzení ukáže počet změněných členů

Hromadná změna jde podle hodnoty, ne podle původu

Změní se všichni aktivní členové, kteří mají dosavadní výchozí číslo — a to včetně těch, komu ho někdo nastavil ručně na tutéž hodnotu. Aplikace nepozná rozdíl mezi „zdědil výchozích 20" a „HR mu ručně nastavila 20". Kdo má jiné číslo, zůstane beze změny.

Nezasáhne to deaktivované členy ani vás samotné — váš vlastní nárok si takto nezměníte, upravit ho může jen jiný správce.

Změna platí i zpětně

Nárok je jedna hodnota pro všechny roky, takže se změna projeví i v přehledech minulých let. A pokud pro letošní rok už proběhl Hromadný převod, dialog na to upozorní: převod se nepřepočítá, i když se loňské zůstatky změnou nároku posunou.

Aktuální hodnotu vidí vlastník, administrátor i HR také v Nastavení → Nepřítomnosti na kartě Výchozí nárok na dovolenou (jen ke čtení, s odkazem Spravovat v Absencích). Karta se ukáže jen při zapnutém modulu Absence. Měnit se dá výhradně tady ve Správě nároků.

Nastavení nároku jednotlivce

1. Klikněte na číslo ve sloupci Základní nárok u daného člena
2. Zadejte nový nárok v dnech (0–50, po půldnech — např. 20 nebo 20,5)
3. Uložte

Nastavení data nástupu

1. Klikněte na Datum nástupu u člena
2. Zadejte datum (nebo upravte stávající)
3. Systém automaticky přepočítá alikvótní nárok

Alikvótní krácení

U nástupu nebo odchodu v průběhu roku appka nárok zkrátí poměrně podle odpracovaných týdnů. Příklad: nárok 20 dní, nástup 1. 7. i 2. 7. → 10 dnů (80 h); nástup 15. 7. → 9,3 dne (74 h). V tabulce je u sloupce Alikvótní v závorce i počet hodin.

Jak appka počítá poměrný nárok

Od 25. 9. 2026 počítá appka poměrnou část po odpracovaných týdnech:

• za každý odpracovaný týden podle úvazku člověka náleží 1/52 ročního nároku,
• nárok vzniká až po 4 odpracovaných týdnech,
• výsledek se zaokrouhlí na celé hodiny nahoru,
• za odpracované se berou všechny dny rozvrhu mezi datem nástupu a koncem spolupráce, včetně svátků a dovolené.

Tímto postupem určuje poměrnou část zákoník práce od roku 2021 (§ 213 a § 216). Appka ale předpokládá, že člověk odpracuje svůj rozvrh, a nárok i čerpání vede ve dnech — hodiny se převedou podle délky pracovního dne člověka. Úplný soulad se zákonem proto nezaručuje (viz níž).

Situace (rok 2026, plný úvazek 40 h týdně, nárok 20 dní)	Nárok
Nástup 1. 7. nebo 2. 7.	10 dní (80 h)
Nástup 15. 7.	9,3 dne (74 h)
Nástup v pondělí 2. 11. (první pracovní den měsíce)	3,1 dne (25 h)
Nástup 1. 12.	1,6 dne (13 h)
Nástup 7. 12.	nic — méně než 4 odpracované týdny
Odchod 30. 6.	9,6 dne (77 h)

Do 25. 9. 2026 appka počítala dvanáctiny po celých měsících (postup platný do roku 2020): nástup 2. 7. ubral celý červenec a datum konce spolupráce nárok nekrátilo. Starší roky (do 2020) appka dál počítá tak, jak tehdy platil zákon — dvanáctiny za celé měsíce, při méně než 60 odpracovaných dnech 1/12 za každých 21 dnů.

DPP a DPČ mají od roku 2024 zákonný nárok z odpracovaných hodin. Appka ho počítá z hodin vykázaných v appce mezi nástupem, koncem spolupráce a dneškem: za každých 20 odpracovaných hodin 1/52 roční výměry (u 20 dní je to nejvýš 80 hodin dovolené za rok), nárok vzniká, když dohoda trvá aspoň 4 týdny a má aspoň 80 hodin. Během roku tedy roste. Počítají se i koncepty a už vyčerpaná dovolená, naplánovaná budoucí dovolená ne. Základní nárok se u dohody bere jako výměra.

Co appka sama nezná — upravte to tady ve Správě nároků (Nastavit nárok nebo úprava s důvodem):

• doby, které se za výkon práce nepočítají — nemoc nebo rodičovská dovolená nad 20násobek týdenní pracovní doby, neplacené volno (kratší nemoc nárok nekrátí),
• změnu úvazku během roku (appka zná jen dnešní úvazek),
• neomluvenou absenci (krácení o zameškané hodiny),
• dohodu vykazovanou jinde než v appce.

Čerpání se odečítá po dnech, ne po hodinách směn. U úvazku rozvrženého jinak než na pět stejných dní v týdnu je den dovolené průměrný den. Pro výplatu (náhrada mzdy, proplacení nevyčerpané dovolené) je rozhodující mzdový program.

Slovenské organizace

U organizací se zemí Slovensko appka počítá podle slovenského zákonníku práce: 1/12 za každý celý kalendářní měsíc (§ 102), při méně než 60 odpracovaných dnech v roce 1/12 za každých 21 dnů (§ 105), ve dnech a nahoru na půlden — u nástupu i odchodu. Výměra je 4 týdny, od 33 let věku nebo při trvalé péči o dítě 5 týdnů; to HR nastaví ručně. Slovenské dohody zákonnou dovolenou nemají — nárok, který jim appka vede, je smluvní (HR ho může nastavit třeba na 0).

Úpravy nároků

HR může k základnímu nároku přidávat úpravy. Každá úprava se zaznamenává s poznámkou a autorem.

Typy úprav

Typ	Popis	Příklad
Převod (carryover)	Převedené dny z předchozího roku	+3 dny z roku 2025
Bonus	Dny navíc (odměna, seniorita)	+2 dny za odpracované roky
Srážka (deduction)	Odebrání dnů	−1 den (korekce)

Přidání úpravy

1. Na řádku člena klikněte na ikonu úprav (vedle sloupce Úpravy)
2. Vyberte typ (převod / bonus / srážka)
3. Zadejte počet dnů
4. Přidejte poznámku (povinné)
5. Uložte

Poznámka a autor se uloží pro audit trail.

Hromadný převod nároků (konec roku)

Na konci roku HR převede nevyčerpanou dovolenou do dalšího roku:

1. Přejděte do Kapacita → HR → Nároky
2. Klikněte na Hromadný převod
3. Systém zobrazí přehled zbývajících dnů za každého člena — převede se celý nevyčerpaný zůstatek. Pod přehledem je, koho převod vynechá a proč: člověka, jehož spolupráce skončila před začátkem cílového roku, toho, kdo převod z daného roku už má, a vás samotné (vlastní nárok vám převede někdo jiný z HR nebo administrátor). Náhled ukazuje přesně to, co se zapíše.
4. Klikněte na Provést převod

Převod se zapíše jako úprava typu „carryover" u každého člena s poznámkou „Převod z roku XXXX". Lhůty zákoníku práce appka nehlídá: převedenou dovolenou je potřeba vyčerpat do konce následujícího roku a pokud zaměstnavatel její čerpání neurčí do 30. června, může si ji zaměstnanec určit sám (§ 218).

Idempotentní převod

Kdo převod z daného roku už má, tomu se podruhé nepřevede — v náhledu je u něj „převod z tohoto roku už má“.

Roční přehled

V sekci Kapacita → HR → Roční přehled HR vidí matici:

• Řádky = členové týmu
• Sloupce = typy nepřítomností (Dovolená, Nemoc, Sick days, ...)
• Buňky = počet dnů čerpaných za rok

Report zahrnuje celkové součty per člen i per typ.

CSV export

Klikněte na Export CSV — soubor je formátovaný pro český Excel (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač).

Eskalace a notifikace

• Jakmile někdo podá žádost, přijde vlastníkovi, administrátorovi a HR upozornění do zvonečku (na vlastní žádost upozornění nedostanete). Je zapnuté ve výchozím stavu — vypnout ho nebo si k němu přidat e-mail můžete v Nastavení → Upozornění → Co mi aplikace oznamuje (řádek Nová žádost o absenci)
• Pokud žádost čeká na schválení déle než 3 dny, systém upozorní vlastníka, administrátora i HR (in-app notifikace). Připomene se jednou za žádost, ne opakovaně; žadatel eskalaci na vlastní žádost nedostane
• Eskalace běží automaticky každý pracovní den ráno (9:05)
• Manažerovi ani účetnímu upozornění na žádosti kolegů nechodí. Jediná výjimka: kdo plánuje kapacity, dostane zprávu „Schválená absence koliduje s vaším plánem", pokud schválená nepřítomnost zasáhne práci, kterou naplánoval — bez uvedení typu nepřítomnosti

Přístupová práva

Akce	Owner	Admin	HR	Manager	Accountant	Worker
Schvalování žádostí	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Správa nároků	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Úpravy (převod, bonus)	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Nastavení typů nepřítomností	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Hromadný převod	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Roční přehled	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne

Typy nepřítomností se nastavují v Nastavení → Nepřítomnosti → Typy absencí, viz Typy nepřítomností. Způsob evidence absencí (Správa absencí) a doplnění absencí do výkazů mění jen vlastník a administrátor.