HR správa nepřítomností

Role HR pokrývá personální agendu nepřítomností: schvaluje a zamítá žádosti, spravuje nároky na dovolenou, jejich úpravy a roční přehledy.

Změna ze srpna 2026

Žádosti o nepřítomnost schvaluje vlastník, administrátor nebo HR. Manažer ani účetní o nich nerozhodují — kalendář „kdo je kdy pryč" jim zůstává.

Role HR — přehled

Oprávnění	HR
Správa nároků na dovolenou	Ano
Nastavení výchozího nároku organizace	Ano
Úpravy nároků (převody, bonusy, srážky)	Ano
Nastavení typů nepřítomností	Ne (dnes je v Nastavení otevře jen admin nebo vlastník)
Zobrazení přehledů a reportů	Ano
Schvalování a zamítání žádostí	Ano — spolu s vlastníkem a adminem (kromě vlastních)
Zrušení už schválené nepřítomnosti	Ano
Nastavení data nástupu	Ano

Ochrana proti vlastní editaci

HR nemůže měnit svůj vlastní nárok na dovolenou, provádět úpravy za sebe ani schválit či zamítnout vlastní žádost o nepřítomnost — tu musí posoudit jiný schvalovatel (vlastník, administrátor nebo jiný člen HR). Toto opatření zabraňuje konfliktu zájmů.

Správa nároků na dovolenou

V levém menu klikněte na Kapacita a v panelu vedle pod nadpisem HR zvolte Nároky. Otevře se stránka Absence na záložce Správa nároků, kde HR vidí tabulku se všemi členy organizace:

Sloupec	Popis
Jméno	Člen týmu
Datum nástupu	Pro výpočet alikvótního krácení
Nárok	Celkový roční nárok v dnech
Úpravy	Součet převodů, bonusů a srážek
Čerpáno	Schválená dovolená v aktuálním roce
Zbývá	Výsledný zůstatek

Výchozí nárok organizace

Organizace má výchozí roční nárok (standardně 20 dnů/rok dle ZP ČR §213), který automaticky dostane každý nově přidaný člen — ať vznikne ručním přidáním, přijetím pozvánky, nebo CSV importem týmu.

Změna výchozího nároku:

1. V Kapacita → HR → Nároky klikněte na tlačítko Výchozí nárok: X dní
2. Zadejte novou hodnotu (0–50 dnů)
3. Volitelně zaškrtněte „Změnit i všem aktivním členům, kteří mají dnes X dní" — v závorce vidíte, kolika lidí se to týká
4. Uložte — potvrzení ukáže počet změněných členů

Hromadná změna jde podle hodnoty, ne podle původu

Změní se všichni aktivní členové, kteří mají dosavadní výchozí číslo — a to včetně těch, komu ho někdo nastavil ručně na tutéž hodnotu. Aplikace nepozná rozdíl mezi „zdědil výchozích 20" a „HR mu ručně nastavila 20". Kdo má jiné číslo, zůstane beze změny.

Nezasáhne to deaktivované členy ani vás samotné — váš vlastní nárok si takto nezměníte, upravit ho může jen jiný správce.

Změna platí i zpětně

Nárok je jedna hodnota pro všechny roky, takže se změna projeví i v přehledech minulých let. A pokud pro letošní rok už proběhl Hromadný převod, dialog na to upozorní: převod se nepřepočítá, i když se loňské zůstatky změnou nároku posunou.

Aktuální hodnotu vidí admin a vlastník také v Nastavení → Organizace → Výchozí hodnoty (jen ke čtení, s odkazem sem). Měnit se dá výhradně tady ve Správě nároků.

Nastavení nároku jednotlivce

1. Klikněte na číslo v sloupci Nárok u daného člena
2. Zadejte nový nárok v dnech (celé číslo 0–50)
3. Uložte

Nastavení data nástupu

1. Klikněte na Datum nástupu u člena
2. Zadejte datum (nebo upravte stávající)
3. Systém automaticky přepočítá alikvótní nárok

Alikvótní krácení

U zaměstnanců s nástupem v průběhu roku se nárok krátí poměrně. Příklad: nástup 1.7. → nárok 20 dní × (6 zbývajících měsíců / 12) = 10 dnů za aktuální rok.

Úpravy nároků

HR může k základnímu nároku přidávat úpravy. Každá úprava se zaznamenává s poznámkou a autorem.

Typy úprav

Typ	Popis	Příklad
Převod (carryover)	Převedené dny z předchozího roku	+3 dny z roku 2025
Bonus	Dny navíc (odměna, seniorita)	+2 dny za odpracované roky
Srážka (deduction)	Odebrání dnů	−1 den (korekce)

Přidání úpravy

1. Na řádku člena klikněte na ikonu úprav (vedle sloupce Úpravy)
2. Vyberte typ (převod / bonus / srážka)
3. Zadejte počet dnů
4. Přidejte poznámku (povinné)
5. Uložte

Poznámka a autor se uloží pro audit trail.

Hromadný převod nároků (konec roku)

Na konci roku HR převede nevyčerpanou dovolenou do dalšího roku:

1. Přejděte do Kapacita → HR → Nároky
2. Klikněte na Hromadný převod
3. Systém zobrazí přehled zbývajících dnů za každého člena
4. Upravte počet dnů k převodu (některé firmy převádějí max. 5 dnů)
5. Klikněte na Převést

Převod se zapíše jako úprava typu „carryover" u každého člena s poznámkou „Převod z roku XXXX".

Idempotentní převod

Pokud hromadný převod za daný rok už proběhl, systém na to upozorní a neumožní duplikovat.

Roční přehled

V sekci Kapacita → HR → Roční přehled HR vidí matici:

• Řádky = členové týmu
• Sloupce = typy nepřítomností (Dovolená, Nemoc, Sick days, ...)
• Buňky = počet dnů čerpaných za rok

Report zahrnuje celkové součty per člen i per typ.

CSV export

Klikněte na Export CSV — soubor je formátovaný pro český Excel (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač).

Eskalace a notifikace

• Jakmile někdo podá žádost, přijde vlastníkovi, administrátorovi a HR upozornění do zvonečku (na vlastní žádost upozornění nedostanete). Je zapnuté ve výchozím stavu — vypnout ho nebo si k němu přidat e-mail můžete v Profil → Notifikace → Nová žádost o absenci
• Pokud žádost čeká na schválení déle než 3 dny, systém upozorní vlastníka, administrátora i HR (in-app notifikace). Připomene se jednou za žádost, ne opakovaně; žadatel eskalaci na vlastní žádost nedostane
• Eskalace běží automaticky každý pracovní den ráno (9:05)
• Manažerovi ani účetnímu upozornění na žádosti kolegů nechodí. Jediná výjimka: kdo plánuje kapacity, dostane zprávu „Schválená absence koliduje s vaším plánem", pokud schválená nepřítomnost zasáhne práci, kterou naplánoval — bez uvedení typu nepřítomnosti

Přístupová práva

Akce	Owner	Admin	HR	Manager	Accountant	Worker
Schvalování žádostí	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Správa nároků	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Úpravy (převod, bonus)	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Nastavení typů nepřítomností	Ano	Ano	Ne *	Ne	Ne	Ne
Hromadný převod	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne
Roční přehled	Ano	Ano	Ano	Ne	Ne	Ne

* Typy nepřítomností se nastavují v Nastavení → Organizace, a tuhle záložku dnes otevře jen admin nebo vlastník. HR tedy typy nezakládá — požádejte o změnu admina.