Plánování kapacit
Modul Plánování kapacit odpovídá na dvě otázky, které se v agentuře řeší každý týden: kdo na čem kdy pracuje a kdo má ještě volno. Práci naplánujete dopředu na timeline, aplikace k ní dopočítá reálnou kapacitu lidí (pracovní týden, úvazek, svátky, dovolené) a naplánovaná práce se pak sama nabídne k zapsání do výkazu.
K dispozici od plánu Business a jen se zapnutým modulem Absencí — viz Dostupnost.
Hlavní funkce
- Timeline — řádky = lidé (nebo projekty), bloky = naplánovaná práce
- Heatmapa vytížení — barva pozadí dne říká, jak je člověk na ten den vytížený
- Kalendář — pohled s hodinovou mřížkou pro práci s pevným časem
- Zoom Týden / Měsíc / Kvartál — od detailu po přehled o čtvrtletí
- Stavy Návrh a Potvrzeno — plánovat můžete „tužkou", než se rozhodne
- Opakující se plán — pravidelná práce (týdně nebo po 14 dnech) se dogeneruje sama
- Plán → předvyplněný výkaz — naplánovaná práce se nabídne přímo ve Výkazech
- Návrh z historie — plán odvozený z toho, co lidé reálně dělali minule
- Filtry podle lidí, projektů a štítků týmu
- Export CSV — plán z obrazovky rovnou do tabulky
Kde modul najdete
V sidebaru pod ikonou Kapacita → Plán. Sdílí ikonu s modulem Absencí — obojí je pohled na tutéž věc, tedy kdo kdy pracuje a kdo chybí.
Dostupnost
Modul má dvě podmínky a musí platit obě:
| Podmínka | Proč |
|---|---|
| Plán Business nebo vyšší | Modul je součástí Business plánu |
| Zapnutý modul Absencí | Bez něj aplikace neví, kdy kdo chybí |
Na tarifu Business a Custom je modul Absencí zapnutý automaticky. Pokud jste ale absence vědomě přepnuli na ruční evidenci (ruční počet dnů volna v detailu člena), plánování se nezapne. Uvidíte hlášku „Pro plánování kapacit zapněte modul Absencí".
Není to formalita: kapacita se počítá z toho, kdo má schválenou dovolenou. Bez modulu Absencí by plán ukazoval člověka na dovolené jako volného a vy byste mu naplánovali práci. Radši nic než špatné číslo.
Modul Absencí zapne vlastník nebo administrátor v Nastavení → Nepřítomnosti → Správa absencí (volba Modul Absence). Pokud tam nemáte přístup, požádejte správce organizace. Podrobnosti v modulu Absence.
Kdo co smí
Čtení plánu je otevřené celé organizaci — plán týmu je informace, ne tajemství. Ostatním plánují ti, kdo práci reálně rozdělují. Sám sobě si plánuje každý, kdo vykazuje čas.
| Role | Vidí plán | Plánuje a upravuje |
|---|---|---|
| Owner / Admin | Všechny | Všechno |
| Manager | Všechny | Jen projekty klientů, které mu přidělil admin, a sám sobě |
| Accountant / HR / Worker | Všechny | Sám sobě (když vykazuje čas); ostatním jen s oprávněním Plánovač kapacit |
Běžný člen týmu si otevře timeline a uvidí, co má naplánováno on i kolegové. Cizí bloky se mu otevřou jen ke čtení — upravit může jen to, co si naplánoval sám. Podrobnosti v Plán sám sobě.
Manažer plánuje jen v rámci svého scope — do výběru projektů se mu nabídnou jen projekty jeho klientů. Pokud nemá přiděleného žádného klienta, uvidí hlášku „Nemáte přiřazené klienty".
Koho lze plánovat
V plánu se objeví aktivní členové, kteří vykazují čas. Kdo čas nevykazuje (má vypnuté Sledování času), nemá kapacitu a plánovat mu nelze — aplikace to odmítne s vysvětlením.
Pokud někomu naplánujete práci a on později odejde nebo přestane vykazovat čas, jeho bloky se přesunou do sekce Mimo plán. Nezapočítávají se do žádných součtů, ale zůstanou viditelné, abyste je mohli smazat.
Lidé v plánu
Firma může mít 50 lidí, ale kapacitu plánujete třeba jen šesti — šéf, sekretářka nebo PR specialista do plánu nepatří. Tlačítko Lidé v plánu (v horní liště modulu i v kontextovém panelu Kapacity → Akce) otevře seznam všech členů se zaškrtávátky, kde vyberete, se kterými lidmi modul Kapacita vůbec pracuje.
Vypnutý člen zmizí ze všech ploch najednou — z timeline, kalendáře, výběru Komu i z kapacitních součtů, návrhů z historie a dashboardových widgetů.
Když člena z plánu vypnete, jeho existující naplánovaná práce se nesmaže. Člen jen z plánovacích ploch zmizí; jakmile ho zase zapnete, vrátí se i s celou historií plánu. Vyřazený člověk navíc dál vidí svůj potvrzený plán ve Výkazech — o naplánovanou práci nepřijde.
- Dialog je jen pro vlastníka a administrátora — je to nastavení modulu, ne plánovací akce (i manažer, který smí plánovat, sem nemá přístup).
- V dialogu je hledání členů (ignoruje diakritiku) a počítadlo „V plánu X z Y členů".
- Nový člen do plánu automaticky nepatří (od 14. 10. 2026) — vlastník nebo administrátor ho zařadí přepínačem Zařadit do kapacitního plánu rovnou při přidání nového člena, při úpravě člena nebo v pozvánce, případně později v dialogu Lidé v plánu. Lidé, kteří byli v plánu dřív, v něm zůstávají. Zakladatel nové firmy je v plánu od začátku, aby Kapacita nebyla prázdná. Manažer a HR přepínač nevidí — nového kolegu do plánu zařadí vlastník nebo administrátor.
- Naplánovat práci vyřazenému členovi nejde ani přes API — aplikace to odmítne.
Jsou to dvě různé věci. Lidé v plánu říká, komu se plánuje. Capability Plánovač kapacit (nastavuje se u člena) říká, kdo smí plánovat i bez role manažera.
Pohledy
Timeline vs. Kalendář
Přepínač Pohled nahoře nabízí dvě zobrazení:
| Pohled | K čemu |
|---|---|
| Timeline | Hlavní pohled. Řádky = lidé nebo projekty, dny vedle sebe, bloky přes více dní. Vidíte rozložení práce v čase. |
| Kalendář | Hodinová mřížka pro práci s pevným časem začátku. Dva režimy: Týden osoby (jeden člověk, celý týden) a Den týmu (celý tým, jeden den). |
Kalendář má smysl, když plánujete na konkrétní hodinu (schůzka, směna). Práce bez pevného času se v něm zobrazí v pruhu Bez času a tažením do mřížky jí čas přiřadíte.
Zoom: Týden / Měsíc / Kvartál
| Zoom | K čemu |
|---|---|
| Týden | Detailní plánování — vidíte jednotlivé dny a hodiny |
| Měsíc | Běžný pracovní pohled |
| Kvartál | Přehled vytížení, ne čtení detailů. Uvidíte, kdo je příští čtvrtletí zavalený a kde je díra — na jednotlivé bloky je moc daleko. |
Tlačítko Dnes vás vrátí na aktuální období, šipky posouvají o období zpět a vpřed.
Plán zobrazí nejvýš 186 dní najednou. Kapacitní plánování na rok dopředu je stejně fikce — trh (Toggl a spol.) používá stejný strop.
Podle lidí vs. Podle projektů
Přepínač Seskupit mění, co je na řádku:
| Seskupení | Řádek | Na bloku | Heatmapa |
|---|---|---|---|
| Podle lidí | Člověk | Název projektu | Ano |
| Podle projektů | Projekt | Jméno člověka | Ne |
Heatmapa říká „kolik z kapacity je vyčerpáno". Kapacitu má člověk — má úvazek, svátky a dovolenou. Projekt nic z toho nemá, takže by si aplikace musela procento vymyslet. Radši ho nekreslí. Vlevo u řádku projektu proto najdete jen součet naplánovaných hodin.
Heatmapa vytížení
Tlačítko Legenda v horní liště modulu (na mobilu pod plátnem) vysvětlí všechny barvy a vzory naráz: plný vs. přerušovaný okraj bloku (potvrzeno / návrh), barva = projekt, ikona ↻ = opakující se plán, obě šrafování (šedé = absence, vínové = přetížení), stupně heatmapy, „—" = pružný úvazek a svislou linku dnešního dne.
Barva pozadí dne v řádku člověka ukazuje, jak je na ten den vytížený. Škála je spojitá, ne „červená / nečervená":
| Barva | Vytížení | Význam |
|---|---|---|
| Bez barvy | 0 % | Volno — nic naplánováno |
| Modrá | do 60 % | Málo vytížen, je kam přidat |
| Zelená | 60–94 % | Optimálně vytížen |
| Jantarová | 95–100 % | Plně vytížen |
| Růžová + šrafa | nad 100 % | Přes kapacitu — naplánováno víc, než stíhá |
„Přes kapacitu" nese kromě barvy i diagonální šrafování. Zelená a červená je nejhorší možná dvojice pro barvoslepé lidi — stav se proto pozná i tvarem, nejen odstínem.
Dny, kdy člověk podle pracovního týdne nepracuje (u většiny firem víkend), a svátky, když firma ve svátek nepracuje, se nebarví vůbec — nemají kapacitu, kterou by šlo vyčerpat.
Pružný úvazek: „—"
Člověk s pružným úvazkem (v Týmu volba Bez pevného úvazku) nemá definovaný rozvrh, takže mu aplikace nedokáže spočítat dostupnost. V hlavičce řádku uvidíte „—" s vysvětlením „Pružný úvazek — dostupnost neznáme" a jeho dny se nebarví. Naplánovat mu práci lze normálně — jen se u něj netvrdí procento, které nikdo nezná.
Přeplánování se nezakazuje
Aplikace nezablokuje naplánování práce nad kapacitu. Jen to zvýrazní. Že někdo tento týden nestíhá, je informace pro vás — rozhodnutí, jestli se to přesune nebo se prostě zabere, je manažerské, ne softwarové.
Procento se navíc neusekává na nějakém stropu: pokud je někdo naplánovaný na 300 %, uvidíte 300 %. Dopředu je takové číslo alarm, ne šum.
Jak se počítá kapacita
Kapacita člověka na daný den vychází ze čtyř věcí:
- Pracovní týden firmy — které dny a kolik hodin se ve firmě pracuje (Nastavení → Výkazy → Pracovní týden). Den, kdy firma nepracuje, kapacitu nemá. Státní svátky (podle země organizace, CZ nebo SK) kapacitu nemají, pokud firma ve svátek nepracuje (přepínač Ve svátek se nepracuje).
- Úvazek a rozvrh člověka — úvazek z karty člena v Týmu; kdo pracuje jinak než firma, má vlastní Rozvrh (Vlastní týden nebo Střídá 2 týdny). Kdo dělá jen pondělí, středu a pátek, má v úterý kapacitu nula a plán se do toho dne nerozpustí. Kdo pracuje v sobotu 4 hodiny, má v sobotu kapacitu 4 h. Viz Pracovní týden.
- Schválené absence — celodenní absence sníží kapacitu na nulu, půlden na polovinu
- Naplánovaná práce — součet všech bloků toho člověka na daný den
Vzorec je pak přímočarý: volno = kapacita − naplánovaná práce, vytížení = naplánovaná práce ÷ kapacita.
Do výpočtu vstupují jen typy absencí, které jsou označené jako snižující kapacitu (dovolená, nemoc). Home office je práce jako každá jiná — kapacitu nesnižuje a v plánu se vůbec neprojeví. Nastavuje se u typu absence.
Do plánu se posílají jen datumy absencí, nikdy jejich typ. Kolega tedy z heatmapy nevyčte, že jste byli nemocní — vidí jen, že jste ten den neměli kapacitu. Zdravotní údaje jsou zvlášť chráněná kategorie a plán kapacity je nepotřebuje.
Filtry
Nad timeline jsou tři filtry, které se dají kombinovat (platí zároveň):
| Filtr | Zúží |
|---|---|
| Lidé | Konkrétní členy týmu |
| Projekty | Jen bloky na vybraných projektech |
| Štítky | Lidi podle štítků týmu (např. „Design", „Vývoj") |
Aplikace ukáže „Zobrazeno 5 z 20" a tlačítko Zrušit filtr, abyste nezapomněli, že se díváte na výřez.
Když si vyfiltrujete jeden projekt, uvidíte jen jeho bloky — ale heatmapa a čísla dostupnosti se nezmění. Je to záměr: dostupnost je fakt o člověku, ne o vašem filtru. Kdyby se přepočítala, Jana s 8 naplánovanými hodinami na odfiltrovaném projektu by hlásila „volno 8 h" a vy byste jí tu práci naplánovali podruhé.
Štítky se berou ze štítků týmu — stejný zdroj jako v kalendáři absencí, takže „kdo je grafik" má v celé aplikaci jednu odpověď.
Paušály a projektové rozpočty v plánu
Plán se propojuje s klientskými paušály (retainery) a měsíčními rozpočty projektů — hned vidíte, jestli se do domluveného objemu vejdete.
Pruh „Paušály klientů"
V timeline v měsíčním zoomu se nad mřížkou objeví pruh s přehledem paušálů. U každého aktivního paušálu ukazuje, kolik jste na tento měsíc naplánovali proti balíčku (klient s víc paušály má víc položek — za jménem klienta je název paušálu):
Firma s.r.o. · PR naplánováno 24 h z paušálu 40 h
Přeplánovaný paušál se zvýrazní červeně. Do „naplánováno" jde jen fakturovatelná naplánovaná práce v tomto měsíci — přesně to, co paušál čerpá. Pruh nese jen hodiny, nikdy ceny, a vidí ho jen role, které mají k paušálům přístup.
Měsíční rozpočet projektu
V pohledu Podle projektů se u projektu s rozpočtem typu Měsíční limit hodin (nastavuje se v Controllingu) ukáže vlevo místo prostého součtu naplánováno vs. měsíční alokace projektu.
Klientský paušál (modul Paušály, s cenou a fakturací) a projektový rozpočet Měsíční limit hodin (interní limit hodin v Controllingu) jsou dvě nezávislé věci — počítají každá něco jiného; obojí se dřív jmenovalo „Retainer". Rozdíl je popsaný v přehledu paušálů.
Export, dashboard a napojení
Export CSV
Tlačítko Export CSV stáhne to, co máte právě na obrazovce (aktuální okno a filtry), jako tabulku. Sloupce: člověk, projekt, úkol, od, do, minut/den, stav, fakturovatelné (jen když ho data nesou), poznámka a opakování (týdně / každé 2 týdny u výskytů série).
Widgety na dashboardu
Plán se promítá i na hlavní dashboard:
- Můj plán tento týden — osobní karta s tím, kolik vám z plánu ještě zbývá odvést (vidí každý, kdo má něco naplánováno)
- Přeplánovaní lidé tento týden — pro vlastníka, administrátora a manažera; upozorní, kdo je tento týden nad kapacitou
Obě karty mají odkaz Otevřít plán.
API, MCP a AI
Plán je dostupný i mimo obrazovku:
- REST API —
GET /api/v1/allocations(naplánovaná práce a kapacita),GET /api/v1/allocations/my-plan(můj potvrzený plán se zbývajícími hodinami) a zápis přesPOST/PUT/DELETE(včetně opakování). Viz Endpointy. - MCP nástroje pro AI asistenty (Claude):
capacity_overview,my_plan,plan_work,update_planned_work,delete_planned_work. Viz MCP server. - AI Reporty umí odpovědět „kdo má co naplánováno" (jen v organizaci se zapnutým modulem; poznámku u plánu AI nikdy nevidí, „kolik komu zbývá volno" spolehlivě nespočítá — na to je stránka Plán nebo API). Viz AI Reporty.
Související
- Naplánování práce — jak plán vytvořit a co znamenají stavy
- Plán → výkaz — jak se naplánovaná práce dostane do výkazu
- Modul Absence — povinná podmínka modulu
- Sledování času — kdo se v plánu vůbec objeví
- Pracovní týden — které dny a kolik hodin kdo pracuje