Přeskočit na hlavní obsah

Retainery (předplacené balíčky hodin)

Retainer je měsíční paušál klienta: klient platí pevnou částku za daný počet hodin měsíčně. Tým při vykazování vidí, kolik hodin z balíčku zbývá, nevyčerpané hodiny se dají převést do dalšího měsíce a vícepráce nad balíček vyfakturujete zvlášť.

K dispozici od plánu Business.

Hlavní funkce​

  • Balíček hodin za měsíc s cenou — např. 40 h za 60 000 Kč
  • Živé „zbývá N h" — čerpá se z výkazů, aktualizuje se průběžně
  • Rozsah čerpání — všechny projekty klienta, nebo jen vybrané
  • Převod nevyčerpaných hodin do dalšího měsíce (volitelně, max. o jedno období)
  • Vícepráce nad balíček s návrhem částky k fakturaci
  • Uzavření období — hodiny se označí jako kryté paušálem
  • Chip ve Výkazech — tým vidí zůstatek při zápisu práce
  • Opakovaná faktura paušálu

Kde retainery najdete​

Na kartě klienta → záložka Retainer. Retainer patří klientovi, ne projektu — proto ho spravujete odsud.

Přehled aktivních retainerů máte i na dashboardu (widget Retainery), kde vidíte ty, které se blíží vyčerpání nebo jsou přečerpané.

Pozor: dvě různé věci se jmenují „retainer"​

Tohle je nejčastější zdroj zmatku. V aplikaci existují dvě nezávislé věci s podobným jménem:

Modul Retainery (tato sekce)Rozpočet typu Retainer na projektu
PatříKlientoviJednomu projektu
Kde se nastavujeKarta klienta → RetainerDetail projektu → Rozpočet
Má cenu paušáluAnoNe
PočítáFakturovatelné výkazyVšechny výkazy
Převod hodinAno (volitelně)Ne
Vícepráce a fakturaceAnoNe
Kde se zobrazujeKarta klienta, Výkazy, Uzávěrky, DashboardControlling

Modul Retainery je smluvní paušál klienta — s cenou, politikou převodu a napojením na fakturaci.

Rozpočet typu Retainer na projektu je jen interní nástroj pro sledování měsíčního limitu hodin v grafu Controllingu. S fakturací nemá nic společného.

Obojí naráz jde, ale nedoporučujeme

Když má projekt v balíčku zároveň nastavený projektový rozpočet typu Retainer, aplikace vás na to na kartě klienta upozorní:

Projekt X má nastavený projektový paušál v Controllingu — jeho čísla se počítají jinak (všechny výkazy, bez návaznosti na fakturaci). Doporučujeme řídit paušál odsud.

Ta dvě čísla se nebudou shodovat a je to v pořádku — počítají každé něco jiného. Pokud paušál řídíte přes modul Retainery, projektový rozpočet je navíc a jen mate.

Kdo co vidí​

RoleZáložka RetainerCenyZaložení a úpravyUzavření období
Owner / AdminAnoAnoAnoAno
AccountantAnoAnoAnoAno
ManagerAnoNeNeAno (bez faktury)
Worker / HRNeNeNeNe
Manažer vidí hodiny, ale ne peníze

Manažer se na retainer podívá a uvidí čerpání, zůstatek i přečerpání v hodinách — cena paušálu, efektivní sazba ani částka víceprací se mu vůbec neposílají. Je to stejné pravidlo jako na zbytku karty klienta a v Ziskovosti: rozdělování práce nepotřebuje znát ceny.

Manažer v rámci svého scope může období uzavřít, ale fakturu víceprací z něj vystavit nemůže — to je finanční akce.

Chip ve Výkazech vidí všichni​

Výjimka z tabulky výše: při zápisu výkazu se komukoli (včetně běžného člena týmu) u projektu v balíčku zobrazí chip:

Balíček: zbývá 12 h 30 m

nebo při přečerpání:

Balíček přečerpán o 3 h

Chip nese jen hodiny, nikdy ceny — a jen u projektů, které do balíčku reálně patří. To je celý smysl retaineru: aby člověk při zápisu věděl, na čem je.

Jak čerpání funguje​

  1. Založíte retainer na kartě klienta — balíček hodin, cena, rozsah projektů
  2. Tým normálně vykazuje práci na projekty klienta
  3. Fakturovatelné výkazy na projektech v rozsahu čerpají balíček
  4. Karta klienta i chip ve Výkazech průběžně ukazují, kolik zbývá
  5. Na konci měsíce období uzavřete a vícepráce vyfakturujete

Období jsou kalendářní měsíce. První období má plnou dávku hodin, i když retainer začne v půlce měsíce.

Nefakturovatelné výkazy balíček nečerpají

Do čerpání jdou jen výkazy označené jako fakturovatelné. Interní práce a nefakturovatelné položky balíček nesnižují — klient je neplatí, takže je nemá ani odčerpávat.

Související​