Odebrání člena z týmu
V MujVykaz máte dvě možnosti, jak odebrat člena. Doporučujeme začít vždy Deaktivací — Smazat trvale je určeno hlavně pro GDPR čl. 17 (právo být zapomenut).
Dvoukrokový proces
Aktivní člen → Deaktivovat → Deaktivovaný účet → Smazat trvale → Anonymizováno
↑
Můžete se kdykoli vrátit (Aktivovat)
Tlačítko Smazat trvale se zobrazí až po deaktivaci. Tento dvoukrokový pattern brání náhodnému smazání a odpovídá standardu Slack, Linear, Notion a GitHub.
Krok 1: Deaktivace (běžné odebrání)
Použijte když:
- Člen odešel z firmy, ale historie hodin je potřeba pro fakturaci a controlling
- Dočasně pozastavujete přístup (rodičovská, dlouhodobá nemoc)
- Nejste si jistí, jestli člen není v jiné organizaci v MujVykaz
Postup
- Otevřete profil člena (Tým → klik na člena).
- V sekci Správa účtu klikněte na Deaktivovat.
- Účet je deaktivovaný — člen ztrácí přístup k datům organizace.
Veškerá historie (výkazy, faktury, audit log, absence) zůstává nedotčená.
Přihlašovací údaje deaktivovaného člověka dál fungují — přihlásit se tedy může. Místo aplikace ale uvidí obrazovku „Váš účet byl deaktivován" s vysvětlením, že mu byl v této organizaci zrušen přístup, a s tlačítkem Odhlásit se. K žádným datům organizace se nedostane.
Pokud je členem i jiné organizace v MujVykaz, do té se přihlásí normálně — deaktivace platí vždy jen pro tu jednu organizaci.
Pokud potřebujete, klikněte na Aktivovat v profilu deaktivovaného člena. Účet se obnoví se všemi původními daty.
Krok 2: Smazat trvale (GDPR čl. 17)
Použijte když:
- Člen explicitně požádá o smazání osobních údajů podle GDPR čl. 17 (právo být zapomenut)
- Splňujete povinnost správce při ukončení vztahu po retenční době
Postup
- Nejprve člena deaktivujte (viz krok 1).
- V profilu deaktivovaného člena klikněte na Smazat trvale.
- ConfirmDialog vás vyzve k potvrzení napsáním jména člena (proti náhodnému kliknutí).
- Po potvrzení proběhne anonymizace v jedné transakci.
Co se anonymizuje (osobní údaje)
| Pole | Hodnota po smazání |
|---|---|
| Jméno | Smazaný uživatel |
| systémový anonymní e-mail | |
| Avatar, pozice, sazby | smazáno |
| Šablony výkazů | smazáno |
| API klíče | smazány (přestanou fungovat) |
| Auth záznamy (přihlášení, OAuth, 2FA) | smazány pokud člen není v jiné organizaci |
Co zůstává v organizaci (pro účetní integritu)
- Hodiny ve výkazech — duration, datum, projekt zachovány. Popis je anonymizován na "Smazaný záznam".
- Faktury vystavené za práci člena — klient už zaplatil, údaje musí zůstat pro daně
- Audit log akcí — kdo kdy něco upravil (pro forensiku a soulad)
- Schválené absence — pro účely capacity reportu a ročního výkazu
GDPR čl. 17 vyžaduje, aby smazání bylo skutečné a nezvratné. Po Smazat trvale nelze údaje obnovit. Pokud si nejste jistí, použijte nejprve Deaktivovat.
Multi-org bezpečnost
Pokud je člen současně v jiné organizaci, jeho přihlašovací údaje (auth_user, sessions, 2FA, OAuth) zůstávají zachovány. Login do druhé organizace funguje dál.
Pouze pokud byl člen jen ve vaší organizaci, jsou auth záznamy smazány úplně.
Často kladené dotazy
Mohu obnovit smazaný účet?
Deaktivovaný účet: ANO — klikněte na Aktivovat v profilu člena.
Trvale smazaný účet: NE — anonymizace je nevratná. Pokud osoba znovu nastoupí, musíte ji přidat jako nového člena s novým e-mailem.
Co se stane s mými fakturami za smazaného člena?
Nic. Faktury obsahují snapshot dat z doby vystavení (popis práce, hodiny, sazba, klient). Anonymizace ovlivní pouze profil v Týmu — faktury zůstávají identické jako v den vystavení.
Proč nelze smazat výkazy úplně?
Hodiny obsahují důležitá fakturační data. Pokud byste pracovali pro klienta 6 měsíců, faktura byla vystavena a klient zaplatil, smazání hodin by způsobilo nesrovnalost v účetnictví. Anonymizace popisu "Vývoj webu pro Acme" → "Smazaný záznam" splňuje GDPR čl. 17 (PII pryč) a zachovává účetní integritu (hodiny zachovány).
Pokud potřebujete úplné smazání i hodin (po retenční době), kontaktujte správce organizace — to vyžaduje ruční zásah.
Kdo může mazat členy?
| Role | Deaktivace | Smazat trvale |
|---|---|---|
| Vlastník | Ano (kromě sebe) | Ano (kromě sebe) |
| Administrátor | Ano (kromě sebe a vlastníka) | Ano (kromě vlastníka) |
| HR | Ano (kromě sebe, vlastníka, administrátorů a účetních) | Ne |
| Manažer, Účetní, Člen | Ne | Ne |
HR člena deaktivuje, ale trvale smazat ho nesmí — tlačítko „Smazat trvale" se jí nezobrazí a aplikace by akci odmítla. Trvalé smazání zůstává vlastníkovi a administrátorovi.
HR také nesmí sáhnout na administrátora — ani ho upravit, ani deaktivovat. U účetní nemění roli ani aktivitu: nedeaktivuje ji ani znovu neaktivuje. To udělá vlastník nebo administrátor.
Vlastníka nelze deaktivovat ani smazat. Pro odchod vlastníka nejprve přeneste vlastnictví na jiného administrátora.
Tlačítko Smazat trvale se navíc objeví až u deaktivovaného člena. Je to pojistka proti omylu: nejdřív člena deaktivujete (vratný krok, jméno zůstane v historii) a teprve pak uvidíte možnost trvalého smazání.
Pro správce: GDPR audit trail
Každá akce (Deaktivace, Aktivace, Smazat trvale) je zaznamenána v audit logu organizace:
- Kdo akci provedl (admin/owner ID)
- Kdy (timestamp)
- Komu byla provedena (anonymizovaný user ID — UUID zůstává pro forensiku)
- Diff — která pole se změnila
Audit log slouží pro forensiku, soulad s GDPR ("kdo schválil moje smazání?") a pro řešení sporů. Údaje v audit logu nejsou součástí anonymizace.