Přidání člena
Do organizace můžete přidat nového člena dvěma způsoby: přímým vytvořením účtu nebo pozváním přes e-mail.
Způsob 1: Přímé vytvoření (+ Nový člen)
Ideální, když chcete člena přidat okamžitě.
- Přejděte do Tým → + Nový člen.
- Vyplňte:
- Jméno a příjmení
- E-mail — musí být unikátní v rámci aplikace. Je to přihlašovací jméno člena a po založení ho už nejde změnit (viz E-mail člena).
- Role — nabídka závisí na tom, jakou roli máte vy (viz Kdo může přidávat členy)
- volitelně další údaje: úvazek, sazby, Datum nástupu a Konec spolupráce (vidí vlastník, administrátor a HR) nebo Rozvrh, když člověk pracuje v jiné dny než firma (vidí vlastník, administrátor a HR; viz Pracovní týden)
- přepínač Zařadit do kapacitního plánu (jen vlastník a administrátor) — člen se objeví v Kapacitě a půjde mu plánovat práci. Ve výchozím stavu je vypnutý: nový člen do plánu automaticky nepatří. Kdo nesleduje čas, do plánu zařadit nejde.
- Klikněte na Vytvořit.
Co se stane:
- Systém vytvoří účet.
- Na zadaný e-mail přijde uvítací zpráva s odkazem na nastavení hesla. Odkaz platí 24 hodin. Zpráva napíše, na jakou adresu je účet založený.
- Člen klikne na odkaz, nastaví si heslo a aplikace ho rovnou přihlásí do vaší organizace. Stránka s odkazem ukáže, ke kterému e-mailu heslo nastavuje.
- Přes Google se člen přihlásí jen tehdy, když je zadaný e-mail zároveň jeho účet Google (třeba Gmail nebo firemní Google). Účet Google s jinou adresou je jiný účet a do vaší organizace ho nepustí.
- Nový člen automaticky dostane výchozí nárok na dovolenou podle nastavení organizace (standardně 20 dnů/rok).
Dokud se člen poprvé nepřihlásí, uvidíte na jeho kartě upozornění „Čeká na první přihlášení“ a tlačítko Poslat pozvánku znovu — pošle nový odkaz na nastavení hesla (platí 24 hodin). Vlastník a administrátor vidí nad seznamem členů pruh s počtem lidí, kteří se zatím nepřihlásili, a tlačítko Poslat pozvánky znovu pro všechny najednou.
Člen si nastavil heslo, ale nepřihlásil se
Když si člen heslo nastavil, ale do vaší organizace se nepřihlásil, karta člena to řekne: „Heslo je nastavené od …, ale přihlášení zatím neproběhlo — nejspíš přes jinou adresu nebo Google s jiným e-mailem. Nový odkaz na heslo nepomůže.“ Nový odkaz na heslo ani deaktivace a aktivace v tu chvíli nepomůžou — člověk se nejspíš přihlašuje jiným účtem (a mohl si v něm omylem založit vlastní prázdnou organizaci). Tlačítko Poslat pozvánku znovu proto karta nenabízí; klikněte na Zkopírovat návod pro člena a pošlete mu ho: přihlásí se adresou, kterou jste zadali, a heslem, které si nastavil. Pruh nad seznamem takové členy počítá zvlášť a odkaz jim znovu neposílá.
Způsob 2: Pozvánka e-mailem
Ideální, když chcete nechat rozhodnutí na pozvaném.
- Přejděte do Tým → Pozvat e-mailem.
- Zadejte e-mail a vyberte roli.
- U role Manažer může vlastník nebo administrátor rovnou vybrat klienty, které bude spravovat (Klienti k přiřazení). Když zve HR, klienty manažerovi přiřadí vlastník nebo administrátor až po přijetí pozvánky.
- Klikněte na Odeslat pozvánku.
Podrobnosti o přijetí, opakovaném odeslání a zrušení najdete v Pozvánkách.
Co se stane:
- Na e-mail přijde pozvánka s odkazem (platnost 7 dní).
- Pozvaný klikne na odkaz.
- Pokud nemá účet, zaregistruje se. Pokud má, přihlásí se.
- Po přihlášení přijme pozvánku a připojí se k organizaci — s výchozím nárokem na dovolenou té organizace, do které vstupuje.
Pozvánka je vhodnější, když nevíte, jestli osoba už má účet v MujVykaz. Systém to vyřeší automaticky.
E-mail člena
E-mail je přihlašovací jméno člena. Proto:
- Změnit ho nejde. V okně Upravit je jen ke čtení — nezmění ho vlastník, administrátor, HR ani člověk sám, ani přes API a MCP. Okno to vysvětlí: „E-mail je přihlašovací jméno, změnit ho nejde. Překlep? Člena smažte a přidejte znovu.“
- Překlep u člena, který se ještě nepřihlásil: člena smažte a přidejte znovu se správnou adresou.
- Všechny e-maily, které aplikace členovi posílá (schválení a vrácení výkazů, nepřítomnosti, úkoly a komentáře, týdenní přehled, připomínky, naplánované AI reporty), chodí jen na jeho ověřený přihlašovací e-mail. Kdo ověřený přihlašovací e-mail nemá, ty e-maily nedostane.
Srovnání
| + Nový člen | Pozvánka | |
|---|---|---|
| Účet se vytvoří | Ihned | Až po přijetí |
| Nastavení hesla | E-mailem | Při registraci |
| Platnost odkazu | 24 hodin | 7 dní |
| Člen se objeví v týmu | Ihned | Po přijetí |
Kdo může přidávat členy
Nové členy zakládá i zve vlastník, administrátor a HR. Manažer může přidat jen Člena. Účetní a Člen nikoho nepřidávají. Roli Administrátor přiděluje jen vlastník; role Administrátor a Účetní vidí finance firmy, proto je HR nepřiděluje.
| Vaše role | Jaké role můžete přidat |
|---|---|
| Vlastník | Administrátor, HR, Manažer, Účetní, Člen |
| Administrátor | HR, Manažer, Účetní, Člen |
| HR | HR, Manažer, Člen |
| Manažer | jen Člen |
| Účetní | nikoho |
| Člen | nikoho |
Roli Vlastník přiřadit nelze — v organizaci je právě jedna a patří zakladateli.
Tabulka platí stejně pro přímé založení účtu, pro pozvánku e-mailem i pro změnu role stávajícího člena. Import z CSV navíc zvládne jen vlastník, administrátor a HR — a i tam můžete zakládat a měnit jen role z tabulky výše. Řádek s rolí, kterou přidělit nesmíte, import přeskočí a řekne proč.
Tlačítka + Nový člen a Pozvat e-mailem vidí na stránce Tým vlastník, administrátor, HR a manažer. Import CSV vidí jen vlastník, administrátor a HR (na počítači).
CSV Export a Smart Reimport
Export členů do CSV
- Na stránce Tým klikněte na Export CSV.
- Stáhne se CSV soubor se všemi členy (UTF-8 BOM, středníkový oddělovač — kompatibilní s českým Excelem).
Smart Reimport (upsert)
Exportovaný CSV soubor můžete upravit v Excelu a znovu naimportovat:
- Klikněte na Import CSV a nahrajte upravený soubor.
- Systém páruje členy podle e-mailu — pokud člen se stejným e-mailem existuje, aktualizuje ho.
- Nové řádky vytvoří nové členy (s uvítacím e-mailem a výchozím nárokem na dovolenou organizace).
- Prázdné buňky se ignorují — přepíší se pouze neprázdné hodnoty (merge logika).
- Limit: max 500 záznamů na jeden import.
Import nenastavuje rozvrh člověka — ten nastavíte v okně člena.
Výchozí nárok organizace dostanou jen nově zakládaní členové. U členů, kteří v organizaci už jsou, se nárok re-importem nemění — ručně nastavené hodnoty zůstanou.
Smart Reimport je ideální pro hromadnou aktualizaci pozic, rolí nebo dalších údajů o členech — exportujte, upravte v Excelu a naimportujte zpět.
Po přidání
Po přidání člena doporučujeme:
- Přiřadit štítky (oddělení, seniorita).
- U managerů nastavit client scoping.
- Přidat člena na relevantní projekty.