Pozvánky
Pozvánky umožňují přidat členy do organizace přes e-mailový odkaz. Pozvaný se sám zaregistruje nebo přihlásí a přijme pozvánku.
Zvát smí vlastník, administrátor, HR a manažer — každý jen do rolí, které smí přidělit (viz Kdo může přidávat členy).
Odeslání pozvánky
- Přejděte do Tým → Pozvat e-mailem.
- Zadejte e-mailovou adresu pozvaného.
- Vyberte roli, kterou bude mít po přijetí.
- Klikněte na Odeslat pozvánku.
Pozvanému přijde e-mail s odkazem na přijetí pozvánky. Odkaz zná jen adresát — aplikace ho po odeslání nikde neukazuje ani nenabízí ke zkopírování. Okno potvrdí „Pozvánka odeslána“. Když e-mail neodejde, okno ukáže „E-mail s pozvánkou neodešel“. Pozvánka přesto zůstane uložená a v seznamu čekajících pozvánek ji můžete Poslat znovu.
Každý může poslat nejvýš 20 pozvánek za hodinu; počítá se i opakované odeslání.
Vlastník a administrátor mají v okně i přepínač Zařadit do kapacitního plánu. Člen se do plánu zařadí až po přijetí pozvánky. Bez přepínače nový člen do plánu nepatří.
Klienti pro nového manažera
Když zvete manažera, může vlastník nebo administrátor rovnou vybrat klienty v poli Klienti k přiřazení (volitelné). Manažer je po přijetí pozvánky uvidí a o přístup žádat nemusí.
HR pole s klienty nevidí — přiřazení klientů manažerovi otevírá jejich peníze, a to smí jen vlastník a administrátor. Když manažera pozve HR, klienty mu přiřadí vlastník nebo administrátor po přijetí pozvánky (viz Manager scoping).
Co se děje po odeslání
Pozvaný nemá účet v MujVykaz
- Klikne na odkaz v e-mailu. Otevře se stránka pozvánky s názvem organizace a rolí.
- Klikne na Zaregistrovat se.
- Zaregistruje se e-mailem a heslem na tutéž adresu, na kterou pozvánka přišla. Registrací pozvánku rovnou přijme — e-mail nemusí ověřovat, je hned přihlášený a připojí se k organizaci se zvolenou rolí.
- Když se místo toho zaregistruje přes Google, vrátí se na stránku pozvánky a klikne na Přijmout pozvánku.
Registrace na jinou adresu pozvánku nepřijme. Stránka pozvánky pak ukáže „Neshodný e-mail“: pozvánka je pro jinou adresu, než pod kterou je člověk přihlášený. Přijmout ji jde jen účtem s adresou z pozvánky.
Pozvaný už má účet
- Klikne na odkaz v e-mailu.
- Přihlásí se do svého účtu.
- Zobrazí se mu potvrzení pozvánky. Může vyplnit Vaše pozice (volitelné).
- Klikne na Přijmout pozvánku a připojí se k organizaci.
Pozvaný už má v organizaci profil, ale nikdy se nepřihlásil
Typicky člen přidaný přes + Nový člen nebo importem CSV, který se zatím nepřihlásil, nebo deaktivovaný bývalý člen. Pozvánka se napojí na tento existující profil — doplní mu přihlašovací účet, případně ho znovu aktivuje a nastaví roli z pozvánky. Výkazy a historie tak zůstanou u jednoho člověka.
Roli nebo aktivitu takového profilu pozvánka změní jen tehdy, když ten, kdo ji poslal, na jeho dnešní roli dosáhne. Jinak přijetí skončí hláškou, že pozvánka už neplatí. Roli vlastníka pozvánka nezmění nikdy.
Nový člen dostane výchozí nárok organizace, do které vstupuje — i když je zrovna přihlášený v jiné organizaci. HR ho pak může upravit individuálně.
Když má organizace naplněný limit aktivních členů svého tarifu, pozvaný uvidí „Pozvánku zatím nejde přijmout“. Pozvánka dál platí — přijmout ji půjde, až organizace přejde na vyšší tarif nebo uvolní místo.
Platnost pozvánky
- Pozvánka je platná 7 dní od odeslání.
- Po vypršení ji můžete Poslat znovu (dostane novou platnost), nebo zrušit.
Správa pozvánek
Na stránce Tým je blok Čekající pozvánky s počtem. Ukazuje čekající a vypršelé pozvánky; přijaté pozvánky v něm už nejsou.
Kdo co vidí:
| Role | Které pozvánky vidí a spravuje |
|---|---|
| Vlastník, administrátor | Všechny |
| HR | Pozvánky do rolí HR, Manažer a Člen |
| Manažer | Pozvánky do role Člen |
U každé pozvánky je e-mail, role, kdo ji poslal a kdy („Pozval/a …“). Štítky upozorní na problém:
| Štítek | Co znamená |
|---|---|
| Vypršela | Uplynulo 7 dní. Pošlete ji znovu nebo ji zrušte. |
| Nelze přijmout | Kdo pozvánku poslal, tuhle roli už přidělit nesmí (mezitím mu změnili roli nebo ho deaktivovali). Pozvaný by ji nepřijal. Pošlete ji znovu — tím ji převezmete. |
| Nedoručeno / Neodesláno / Spam | E-mail se nepodařilo doručit nebo ho příjemce označil jako spam. Po najetí myší uvidíte důvod. |
Opětovné odeslání
Pokud pozvaný nedostane e-mail nebo ho ztratí:
- Najděte pozvánku v seznamu.
- Klikněte na Poslat znovu.
- Odejde nový e-mail s novým odkazem. Starý odkaz přestane platit a pozvánka zase platí 7 dní.
Kdo pozvánku pošle znovu a do její role sám smí zvát, pozvánku tím převezme: u „Pozval/a“ bude jeho jméno. Mezi dvěma odesláními téže pozvánky musí uplynout 5 minut — jinak aplikace napíše, za jak dlouho to půjde.
Zrušení pozvánky
Pokud chcete pozvánku stáhnout:
- Najděte pozvánku v seznamu.
- Klikněte na × a potvrďte Zrušit pozvánku.
- Odkaz v e-mailu přestane fungovat.
Pravidelně kontrolujte seznam čekajících pozvánek. Vypršené pozvánky nebo štítek Nedoručeno mohou znamenat, že e-mail skončil ve spamu nebo je v adrese překlep.