Notifikace a zprávy
Můj Výkaz má vestavěný systém notifikací a interních zpráv — nemusíte chodit na WhatsApp nebo e-mail.
Zmínky, přiřazené úkoly a přímé zprávy vám můžou chodit na telefon nebo na plochu počítače. Návod (včetně iPhonu, kde je jeden krok navíc) najdete v Notifikace na mobil a počítač.
Mimo pracovní dobu vám ale zprávy schválně nezvoní — ráno místo nich přijde jeden souhrn. Jak si dobu nastavit, je v Klid po práci.
Otevřená aplikace se navíc aktualizuje sama — nové zprávy a notifikace naskočí bez obnovování stránky.
Zvoneček (Bell)
V pravém horním rohu aplikace je ikona zvonečku. Červený badge ukazuje počet nepřečtených notifikací.
Kliknutím otevřete panel s ovládáním:
- Vše / Nepřečtené — rychlý filtr zobrazení, u Nepřečtené je v závorce počet.
- Kritická priorita / Důležitá priorita / Informační — filtr podle priority. Můžete vybrat víc najednou, v závorce je počet nepřečtených.
- Barevné tečky priority vlevo od ikony notifikace — signalizují závažnost.
- Denní seskupování — notifikace jsou rozděleny pod hlavičky „Dnes“, „Včera“ a starší data.
- Agregace stejných typů — víc notifikací stejného typu během dne se složí do jednoho řádku („4 notifikace · Klikněte pro rozbalení“).
- Šipka vpravo na notifikacích, které lze otevřít (vede na detail).
- Označit jako přečtené / nepřečtené — ikona oka u každé notifikace (samostatná akce od otevření).
- Smazat vše — vyžaduje potvrzení v dialogu Smazat všechny notifikace? (ochrana před náhodným smazáním).
- Zobrazit starší — postupné načítání starších notifikací.
- Vše přečteno — označí všechny najednou.
Amber badge s počtem výkazů čekajících na schválení je samostatné tlačítko v sidebar (ClipboardCheck ikona) — není součástí zvonečku. Zmizí až manažer výkazy schválí. Tooltip ukazuje plnou plural formu ("3 záznamy čekají na schválení").
3 úrovně priority
Každá notifikace má jednu ze tří úrovní priority signalizovanou barevnou tečkou vlevo od ikony:
| Tečka | Priorita | Co znamená | Příklady |
|---|---|---|---|
| 🔴 červená | Kritická priorita | Vyžaduje okamžitou akci | Vrácení výkazů k opravě, rozpočtové upozornění při 100 % a víc |
| 🟡 oranžová | Důležitá priorita | Vyžaduje pozornost brzy | Schválení a zamítnutí výkazů, nová žádost o absenci i její eskalace, rozpočtové upozornění při 70–99 % |
| ⚪ šedá | Informační | Pouze informativní | Denní připomínka evidence, rozpočtové upozornění pod 70 %, systémové |
Filtrování podle priority
Pod záložkami Vše / Nepřečtené jsou tři tlačítka: Kritická priorita, Důležitá priorita a Informační. Klikněte na tlačítko pro filtr. Můžete vybrat víc najednou (zobrazí se notifikace patřící do kterékoliv vybrané priority). Číslo v závorce je počet nepřečtených notifikací dané priority.
Když máte aktivní filtr, objeví se odkaz Zrušit filtr pro rychlý reset.
Agregace stejných typů
Pokud během dne přijde víc notifikací stejného typu (např. 4 budget alerts pro různé projekty), složí se do jednoho řádku:
⚠ 4 notifikace (rozpočtová upozornění) · Klikněte pro rozbalení
Klik na řádek skupinu rozbalí (ikona ChevronDown se otočí). Označit jako přečtené se dělá per-notifikace, ne hromadně na celou skupinu — manažer si může každý alert přečíst separátně.
Slučují se jen notifikace stejného typu, ze stejného dne a ke stejné věci. Různé dny ani různé typy se nesloučí.
Typy notifikací
| Typ | Kdy přijde | Komu | Ikona | Priorita |
|---|---|---|---|---|
| Schválení výkazů | Manažer schválí vaše výkazy | Worker | CheckCircle | Důležité |
| Vrácení výkazů | Manažer vrátí výkazy k úpravě | Worker | RotateCcw | Kritické |
| Denní připomínka | Cron ve všední dny, pokud nemáte záznam | Uživatel bez záznamu | AlarmClock | Info |
| Závazky klientů (Controlling) | Denní kontrola paušálů, zakázek za pevnou cenu a hodinových rozpočtů — balíček dochází / přečerpáno / nedočerpáno, nad budget, rozpočet nad 70 %; každý stav jednou za období. Jen po zapnutí v Nastavení → Upozornění → Co mi aplikace oznamuje. | Owner/Admin/Účetní/Manažer (své klienty) | TrendingDown | Důležité |
| Nepřítomnost (nová žádost) | Někdo z týmu odeslal žádost ke schválení | Owner/Admin/HR | CalendarClock | Důležité |
| Nepřítomnost (eskalace) | Žádost čeká na vyřízení déle než 3 dny | Owner/Admin/HR | CalendarClock | Důležité |
| Nepřítomnost (schválení/zamítnutí) | Owner, Admin nebo HR žádost schválil či zamítl | Žadatel | CalendarCheck2 / CalendarX2 | Důležité |
| Žádost o odemčení měsíce | Někdo požádal o odemčení zamčeného měsíce jen pro sebe. Když žádost čeká déle než 2 dny, přijde jedna připomínka. Chodí i e-mailem a nejde vypnout | Owner/Admin/Účetní | LockOpen | Důležité |
| Odemčení měsíce (rozhodnutí) | Žádost o odemčení měsíce byla schválena nebo zamítnuta. Chodí i e-mailem a nejde vypnout | Žadatel | LockOpen | Důležité |
| Žádost o přístup ke klientovi | Worker požádal o přístup | Manager/Admin | Users | Důležité |
| Žádost o přístup (eskalace) | Žádost > 5 dní bez schválení | Admin/Owner | Users | Kritické |
| Systémová | Systémové události | Dle kontextu | Info | Info |
Žádosti o nepřítomnost schvaluje vlastník, administrátor nebo HR. Manažer ani účetní o nich nerozhodují — kalendář „kdo je kdy pryč" jim zůstává. Manažerovi proto nechodí ani zvoneček o nové žádosti, ani e-mail, ani eskalace.
Kdo o nepřítomnost požádá, tomu vlastní upozornění nechodí — platí to i pro HR, které si podá vlastní dovolenou.
Schválení 50 výkazů najednou vytvoří jednu notifikaci ("Vaše výkazy byly schváleny") — ne 50. Approve/reject = vždy 1 notifikace per akce.
Pokud přijde víc notifikací stejného typu během dne (např. 4 budget alerts pro různé projekty), zvoneček je sloučí do agregovaného řádku — vidíte přehledný "4 notifikace", ne 4 řádky.
Další druhy upozornění ve zvonečku
Podle role a nastavení vám zvoneček ukáže i další druhy upozornění, například schválené, vrácené a čekající náklady, návrhy do číselníků, připomínky zámku měsíce, novou práci a změny v plánu kapacit, přidělené úkoly, zmínky a nové komentáře, připomínky u klientů, neodeslané AI reporty nebo nové podřízené. Seskupené řádky ukazují název typu („schválené výkazy“, „zmínky v komentářích“…).
Nastavení notifikací
Všechno, co se týká upozornění, najdete v Nastavení → Upozornění (avatar vpravo nahoře → Nastavení). Sekce má pod sebou tyto karty:
| Karta | K čemu je |
|---|---|
| Upozornění v mobilu (push) | Zapnutí upozornění na telefonu nebo počítači, viz Notifikace na mobil a počítač. |
| Klid po práci | Mimo pracovní dobu vám zprávy nezvoní, viz Klid po práci. |
| Můj den na nástěnce | Kdy vám asistent připomíná chybějící výkaz, viz Můj den. |
| Narozeniny | Ukáže se jen tomu, kdo má v evidenci vyplněné datum narození. |
| Co mi aplikace oznamuje | Která upozornění chcete dostávat ve zvonečku a e-mailem. |
Karta Co mi aplikace oznamuje má dvě skupiny: In-app notifikace (zvoneček) a E-mailové notifikace. Každý řádek je přepínač s krátkým popisem. Když něco změníte, objeví se tlačítko Uložit notifikace. Co přepnete, platí hned po uložení a jen pro vás.
Přepínač se nabízí jen tomu, komu dané upozornění opravdu chodí, abyste si nezapínali něco, co vám nikdy nepřijde:
| Řádek | Kdo ho vidí |
|---|---|
| Nová žádost o absenci (zvoneček i e-mail) | vlastník, administrátor, HR |
| Odeslané výkazy, Týdenní přehled (e-mail) | vlastník, administrátor, manažer |
| Závazky klientů (Controlling) (zvoneček) | vlastník, administrátor, manažer, účetní |
| Opakovaná faktura se nevystavuje (zvoneček) | vlastník, administrátor, účetní |
| Žádost o přístup ke klientům, Správce bez přiřazených klientů (zvoneček i e-mail) | vlastník, administrátor |
Řádek Změna stavu absence a Rozhodnutí o vaší žádosti má každý. Výsledek své vlastní žádosti se dozvíte vždy.
Výchozí nastavení
Ne všechny přepínače jsou ve výchozím stavu zapnuté. Nespoléhejte na to, že chodí všechno.
- Ve zvonečku chodí od začátku prakticky vše: schválení a vrácení výkazů, denní připomínka, změna stavu absence, přiřazení úkolu, označení a nové komentáře, připomenutí u klientů, rozhodnutí o žádosti o přístup. Vypnuté jsou jen Závazky klientů (Controlling) a Správce bez přiřazených klientů.
- E-mailem chodí od začátku jen osobní věci, které se týkají přímo vás: přiřazení úkolu, označení v komentáři, odpověď ve vlákně, připomenutí u klientů a rozhodnutí o žádosti o přístup (vlastníkovi a administrátorovi také nová žádost o přístup ke klientům). Souhrnné a schvalovací e-maily jsou vypnuté: odeslané výkazy, schválení nebo vrácení výkazů, týdenní přehled, páteční připomínka, nová žádost o absenci, změna stavu absence a správce bez přiřazených klientů. Kdo je chce dostávat, musí si je v kartě zapnout.
Zprávy (konverzace)
Od července 2026 mají Zprávy vlastní plnohodnotnou plochu — přímé zprávy i pojmenované skupiny, s reakcemi, úpravami a vkládáním výstřižků. Cíl: abyste kvůli interní domluvě nemuseli na WhatsApp.
Kde Zprávy najdu
- Bublina 💬 v horní liště (vedle zvonečku) — červený badge ukazuje počet nepřečtených zpráv. Klik otevře rychlý panel; ikonou ↗ v něm otevřete celou stránku Zprávy.
- Stránka Zprávy — vlevo seznam konverzací, vpravo otevřené vlákno (na mobilu se plochy střídají).
- Cmd/Ctrl+K → „Přejít na Zprávy".
- Push notifikace na telefonu vás po klepnutí přenese rovnou do správné konverzace.
Přímé zprávy a skupiny
- Přímá zpráva (1:1) — na stránce Zprávy klikněte na + → Nová zpráva a vyberte kolegu. Přímé zprávy jsou dostupné na všech tarifech včetně Free.
- Skupina — + → Nová skupina: pojmenujte ji (např. „Kampaň Acme") a zaškrtejte účastníky. Skupinu může založit a spravovat kterýkoliv člen — žádní admini skupin. Skupiny jsou součástí tarifu Starter a vyšších; maximum je 50 účastníků.
Přidání člena a sdílení historie
Při přidání nového člena do skupiny (ikona ⚙ → Detail skupiny) volíte, kolik historie uvidí:
| Volba | Co nový člen uvidí |
|---|---|
| Nic | jen zprávy od okamžiku přidání |
| Posledních N zpráv | zadaný počet nejnovějších zpráv (max 50) |
| Vše, co vidím já | celou historii, kterou vidí ten, kdo přidává |
Volba se zapíše do vlákna jako systémová hláška („Jana přidal/a: Petr (bez sdílení historie)") — všichni vidí, kdo koho přidal a s jakou historií. Nikdy nesdílíte víc historie, než sami vidíte.
Odchod a odebrání
- Opustit skupinu (Detail skupiny → Opustit) je tiché — ostatním se nic neoznamuje, vaše dosavadní zprávy ve vlákně zůstávají, vy ztrácíte přístup (i k přílohám).
- Odebrání cizí rukou se naopak do vlákna zapíše („X odebral/a: Y").
Psaní zpráv
- Enter odešle, Shift+Enter udělá nový řádek.
- Formátování: tučně, kurzíva, seznamy,
kód— stejné jako v komentářích úkolů. - @zmínka — napište
@a vyberte; nabízejí se jen účastníci konverzace. Zmíněný dostane zvoneček i push (i když si konverzaci ztlumil). - Výstřižky a přílohy — vložte obrázek ze schránky (Ctrl/Cmd+V) přímo do pole zprávy; před odesláním uvidíte náhled. Obrázky se ve vlákně zobrazují rovnou, ostatní soubory jako příloha ke stažení.
- Reakce emoji 👍 ❤️ 😂 😮 ✅ 👀 — najeďte na zprávu a klikněte na 😀. Reakce je i doporučený způsob „potvrzení přečtení".
- Úprava vlastní zprávy — ikona tužky; zpráva dostane štítek „upraveno".
- Smazání — místo zprávy zůstane náhrobek „Zpráva smazána" (ve vlákně je vidět, že něco řečeno bylo). Smazat může autor, nebo správce organizace.
- Zpráva k výkazu — z řádku výkazu (ikona 💬) se otevře konverzace s připnutou kartou záznamu (popis, projekt, trvání).
Odpověď na zprávu
Když se ve vlákně mluví o víc věcech najednou, můžete odpovědět na konkrétní zprávu:
- menu „…" u zprávy → Odpovědět (první položka),
- dvojklik na bublinu,
- na telefonu a tabletu swipe doprava po bublině.
Nad polem na psaní se objeví pruh „Odpověď: Jana — …"; zrušíte ho křížkem nebo klávesou Escape. Odeslaná zpráva pak má nahoře proužek se jménem autora a dvěma řádky původního textu — klik na proužek vás na originál přenese, i když je v historii hluboko.
Totéž funguje v diskuzi u projektu a ve vlákně úkolu (tam bez swipu — vodorovné gesto by se tlouklo s posouváním stránky).
Autor citované zprávy dostane upozornění stejně jako u @zmínky — i když má konverzaci ztlumenou. Kdo je v téže zprávě zmíněný i citovaný, dostane jen jedno upozornění. Sami sobě nezvoníte.
Co je dobré vědět:
- Proužek ukazuje aktuální znění originálu — když ho autor upraví, změní se i v odpovědi.
- Když původní zprávu někdo smaže, zůstane v odpovědi šedé „Zpráva smazána" a nedá se na něj kliknout.
- Kdo na citovanou zprávu nevidí (přidali jste ho do skupiny později), uvidí vaši odpověď bez proužku — a nic se mu nehlásí.
Úkol ze zprávy
Z domluvy v chatu uděláte úkol jedním kliknutím: menu „…" u zprávy → Vytvořit úkol. Stejná akce je i u komentáře v diskuzi projektu a ve vlákně úkolu.
Otevře se dialog s pěti poli — název (předvyplní se první větou zprávy), projekt, řešitel, termín a popis. Řešitel se odhadne: když zpráva někoho zmiňuje, nabídne se on; v přímé zprávě kolegova zpráva navrhne vás, vaše vlastní protějška. Všechno jde přepsat. Tlačítko Vložit text zprávy doplní do popisu celé znění.
Úkoly jsou v Můj Výkaz společné pro celou firmu — na rozdíl od přímé zprávy je uvidí i lidé, kteří ve vaší konverzaci nejsou. Text v úkolu navíc zůstane i po smazání původní zprávy. Do názvu a popisu proto nedávejte nic, co má zůstat v konverzaci.
Po vytvoření je pod zprávou čip „Úkol: název", kterým úkol otevřete. Na kartě úkolu vede cesta opačným směrem — řádek „Vzniklo ze zprávy" s odkazem do konverzace. Ten se ukáže jen tomu, kdo na zdrojovou zprávu sám vidí; ostatní žádný odkaz nedostanou.
Ztlumení konverzace
Ikona ⚙ v hlavičce konverzace → Ztlumit: na 8 hodin, na týden, nebo navždy. Ztlumená konverzace neposílá push a nepřičítá se do badge — nepřečtené zprávy v ní ale dál uvidíte. @zmínka projde i přes ztlumení — když vás někdo potřebuje jmenovitě, dozvíte se to.
Kdy přijde notifikace
| Událost | Push na telefon | Zvoneček |
|---|---|---|
| Přímá zpráva | ✅ (pokud nemáte konverzaci ztlumenou) | — |
| Zpráva ve skupině | ❌ (jen tiše přičte badge) | — |
| @zmínka (kdekoliv) | ✅ i přes ztlumení | ✅ |
| Reakce | ❌ | ❌ |
Skupiny schválně nezvoní na každou zprávu — jinak by push skončil vypnutý. Když je něco důležité pro konkrétního člověka, použijte @zmínku.
Co je nového ve vlákně
Po otevření konverzace už nemusíte hádat, kde jste minule skončili:
- Nad první nepřečtenou zprávou se kreslí čára „Nové zprávy" (na mobilu „Nové"). Zůstane po celou návštěvu na svém místě — nově došlé zprávy padají pod ni, takže vám je čára nesebere.
- Když je čára mimo obrazovku, objeví se nad polem na psaní tlačítko „N nových — přejít".
- Když nepřečtené začínají výš, než sahá načtená historie, je nahoře pruh „Máte N nepřečtených — načíst starší"; po kliknutí se čára objeví na správném místě.
Čára se ukazuje i ve ztlumené konverzaci — ztlumení znamená „nezvoň mi", ne „schovej, co přibylo". Ve vláknech u úkolů a projektů zatím čára není, je jen v konverzacích.
Starší zprávy
Vlákno načítá posledních 50 zpráv; tlačítkem „Načíst starší zprávy" nahoře doskrolujete libovolně hluboko do historie. Odkaz z hledání, z push notifikace nebo z proužku odpovědi vás přenese i na zprávu, která je v historii hluboko — vlákno si kolem ní potřebný kus dotáhne samo.
Zprávy jako jeden inbox
Stránka Zprávy neukazuje jen konverzace — je to jeden seznam nad dvěma řadami: přímé zprávy a skupiny plus diskuze u úkolů a projektů. Nemusíte tedy hlídat komentáře na jednom místě a zprávy na druhém.
U řádku vlákna vidíte, ke kterému úkolu a projektu patří, a klik ho otevře rovnou tady jako plnohodnotný chat — ne ve vyskakovací kartě úkolu. Do kontextu úkolu se dostanete tlačítkem Otevřít úkol v hlavičce.
Tři sekce
| Sekce | Co obsahuje |
|---|---|
| Nepřečtené | Jen to, kde na vás něco čeká |
| Vše | Celý inbox, nejnovější nahoře |
| Odložené | Co jste si odložili na později |
Odložení a ztlumení vlákna
U otevřeného vlákna klikněte na ikonu vedle tlačítka Otevřít úkol:
- Odložit o hodinu, na zítra nebo na příští týden — vlákno se přesune do Odložených. Vrátí se, až uplyne čas nebo do něj někdo napíše.
- Ztlumit na 8 hodin nebo na týden — notifikace nechodí, vlákno v seznamu zůstává.
Odložení ani ztlumení nic nemaže a nikdo jiný o něm neví.
Hledání
Pole nad seznamem prohledává i text zpráv a komentářů, ne jen názvy. Když si vzpomenete na formulaci („domluvili jsme se na termínu"), najdete ji, i když je ve měsíc starém vlákně, které v seznamu už nevidíte — u nálezu se ukáže právě ta nalezená zpráva.
Hledání respektuje totéž, co vidíte normálně: nenajde konverzace, kterých se neúčastníte, ani historii z doby před vaším přidáním do skupiny, ani smazané zprávy.
Přílohy
Do zprávy i do komentáře přiložíte soubor třemi způsoby:
- sponkou vlevo od pole,
- přetažením souboru na pole,
- Ctrl+V ze schránky (hodí se na výstřižky obrazovky).
Obrázky se zobrazí přímo ve vlákně, ostatní soubory jako odkaz ke stažení. Najednou jde přiložit až 5 souborů. Když se nahrání nepovede, soubor zůstane v poli a můžete to zkusit znovu.
Navigace z notifikací
Notifikace o nepřítomnostech obsahují ikonu typu nepřítomnosti a jsou klikatelné — kliknutím přejdete přímo na modul nepřítomností s příslušným detailem.
Soukromí
- Každý vidí pouze konverzace, kterých se účastní
- Admin nemůže číst cizí zprávy (vidí jen existenci skupin ve správě)
- Žádné potvrzenky o přečtení — dvojité fajfky jsme vědomě odebrali; potvrzení = reakce emoji
- Nově přidaný člen skupiny vidí jen tolik historie, kolik mu přidávající sdílel
- Kdo skupinu opustí nebo je odebrán, ztrácí přístup ke zprávám i přílohám
- Zprávy jsou izolované per organizace a nikdy nejdou do AI reportů
FAQ
Co znamenají barevné tečky u notifikací? Označují prioritu: 🔴 červená = kritická (vyžaduje akci), 🟡 oranžová = důležitá (vyžaduje pozornost), ⚪ šedá = informační.
Proč jsou některé notifikace seskupené („4 notifikace · Klikněte pro rozbalení")? Pokud během dne přijde víc notifikací stejného typu (např. 4 rozpočtová upozornění), aplikace je složí do jednoho řádku, aby zůstal zvoneček přehledný. Klikněte na řádek pro rozbalení a označení jednotlivých notifikací jako přečtené.
Jak filtrovat jen kritické notifikace? Klikněte na Kritická priorita pod záložkami Vše / Nepřečtené. Můžete vybrat víc priorit najednou. Odkaz Zrušit filtr se objeví po výběru.
Proč nevidím u své zprávy „Přečteno"? Potvrzenky o přečtení jsme vědomě odebrali — tlak „on to viděl a neodpověděl" do pracovní komunikace nepatří. Když chcete potvrzení, kolega přidá reakci (✅).
Proč mi skupina nezvoní na každou zprávu? Schválně — skupinové zprávy tiše přičítají badge a push chodí jen na @zmínky. Jinak by každá živá skupina znamenala desítky push notifikací denně a lidi by si push vypnuli.
Proč nemůžu psát do skupiny? Skupiny jsou od tarifu Starter. Po přechodu na Free zůstávají ke čtení (nic se nemaže), psát do nich a spravovat je lze po návratu na placený tarif. Přímé zprávy fungují vždy.
Kolik zpráv mohu poslat? Limit 30 zpráv za minutu na osobu. Zprávy jsou interní, neprocházejí přes e-mail.
Vidím zprávy na mobilu? Ano — stránka Zprávy je responzivní (seznam ↔ detail) a s povolenými push notifikacemi vám zprávy chodí na zamčenou obrazovku. Návod: Notifikace na mobil a počítač.
Vidí nový člen skupiny starou konverzaci? Jen pokud mu ji při přidání vědomě sdílíte („posledních N zpráv" nebo „vše"). Výchozí volba je nic — vidí jen nové zprávy.