Naplánování práce
Základní jednotkou plánu je naplánovaná práce — blok, který říká „tenhle člověk má od–do dělat X hodin denně na tomhle projektu".
Plánovat ostatním smí vlastník, administrátor a manažer (manažer jen na projekty svých klientů) nebo člen s oprávněním Plánovač kapacit. Sám sobě si plánuje každý, kdo vykazuje čas — viz Plán sám sobě níže. Cizí plán ostatní role vidí, ale needitují.
Plán sám sobě
Každý, kdo sleduje čas, má v Plánu kapacity vlastní řádek a může si do něj plánovat — i když není v Lidech v plánu a nesmí plánovat kolegům. Nejčastější důvod: pravidelná porada. Založíte blok (třeba pondělí 9:00, 1 h) s opakováním každý týden a Výkaz práce vám ho pak sám nabídne k zápisu — nemusíte ho vytvářet ručně každý týden ani připojovat Google kalendář.
| Co | Jak to funguje |
|---|---|
| Komu | U člena pevně „já“. Plánovač má výběr lidí jako dosud. |
| Stav | Vlastní plán je rovnou Potvrzeno (jen potvrzený plán se nabízí ve Výkazu). Člen pole Stav nevidí. |
| Projekt | Kterýkoli aktivní projekt — stejně jako ve Výkazu práce. |
| Kdo řádek vidí | Kdo není v Lidech v plánu: jen on sám (řádek je první, s odznakem Jen vy). Kdo v nich je: vlastní bloky vidí i plánovači a ubírají mu volno jako každá jiná naplánovaná práce. |
| Co nejde | Naplánovat kolegovi, přehodit svůj blok na kolegu, upravit nebo smazat blok, který vám naplánoval manažer (otevře se jen ke čtení). Svůj blok upravíte, posunete i smažete. |
Totéž platí přes API a MCP: plan_work s vlastním userId projde každému, kdo vykazuje čas.
Jak naplánovat práci
Máte tři cesty:
| Cesta | Kdy se hodí |
|---|---|
| Tlačítko Naplánovat práci | Vždy — otevře formulář |
| Tažení myší přes dny v mřížce | Rychlé plánování přímo v timeline |
| Duplikace existujícího bloku | Opakující se práce |
Na dotykových zařízeních tažení nefunguje — použijte tlačítko.
Formulář
| Pole | Povinné | Poznámka |
|---|---|---|
| Kdo / Komu | Ano | Jen aktivní členové, kteří vykazují čas |
| Projekt | Ano | Projekt je kotva plánu — bez něj to nejde |
| Úkol | Ne | Musí patřit do zvoleného projektu |
| Činnost | Ne | |
| Hodin denně | Ano | Zadává se jako 8h, 7h30m nebo 90m |
| Od / Do | Ano | Rozsah nejvýš ~6 měsíců |
| Stav | Ano | Návrh nebo Potvrzeno — viz níže |
| Opakování | Ne | Neopakuje se / Každý týden / Každé 2 týdny — viz Opakující se plán. Jde nastavit jen při plánování jednomu člověku. |
| Fakturovatelné | Ne | Vidí a nastavuje jen vlastník, administrátor a účetní |
| Čas začátku | Ne | Prázdné = bez pevného času. Vyplněné = slot v kalendáři, každý den stejně. |
| Poznámka | Ne | Vidí ji celý tým |
„Hodin denně" je denní dávka, ne součet za celý blok. Formulář vám pod polem rovnou ukáže, co z toho vyjde: „4 h denně × 5 dní = 20 h".
Čas začátku se zadává tolerantně — 9:00, 900 i 9 znamenají devátou. Práce s časem se nesmí přelít přes půlnoc (22:00 + 4 h aplikace odmítne).
Hledání ve výběru projektu a úkolu
Projekt i úkol vyberete psaním — seznam se filtruje, jak píšete.
- Projekt najdete podle názvu projektu, názvu klienta i podle zkratek (aliasů) projektu i klienta. Diakritika nevadí — napsané „acmik" najde projekt přes klientský alias „acmík".
- Úkol hledá i podle názvu nadřazeného úkolu. U každé položky je ikona stavu, podúkoly se zobrazují jako „Rodič › Podúkol" hned za rodičem a termín je vpravo. Pozastavené úkoly se nabízejí taky, ale ve zvláštní skupině Pozastavené — nemizí, jen jsou označené.
Vylepšené pole úkolu s hledáním najdete nově i ve Výkazech — v rychlém zadávání i v okně Nový záznam.
Povinná pole
Pole Komu / Kdo, Projekt, Od, Do a Hodin denně jsou povinná a označená hvězdičkou. Dokud je nevyplníte, tlačítko Uložit je zašedlé a nad ním se ukáže nápověda „Před uložením vyplňte: …" s výčtem toho, co chybí — nemusíte hádat, proč nejde uložit.
Kam se práce reálně rozpustí
Blok od pondělí do pátku neznamená automaticky pět dní práce. Aplikace ho rozpustí jen do dnů, které pro toho člověka dávají smysl:
- dny, kdy podle pracovního týdne firmy nebo svého rozvrhu nepracuje, se přeskočí (kdo dělá po/st/pá, v úterý nedostane nic; u většiny firem se přeskočí víkend)
- státní svátky se přeskočí, pokud firma ve svátek nepracuje
- dny, kdy má schválenou dovolenou, se zkrátí nebo vynulují
Když firma nebo člověk pracuje i v sobotu, blok se do soboty normálně rozpustí.
Stavy: Návrh vs. Potvrzeno
Každá naplánovaná práce má jeden ze dvou stavů. Tenhle rozdíl je klíčový — plete se nejčastěji.
| Stav | Význam | Předvyplní výkaz? |
|---|---|---|
| Návrh | Tužka plánovače. Zvažujete, ještě se to může změnit. | Ne |
| Potvrzeno | Rozhodnuto, tohle se bude dělat. | Ano |
Do panelu ve Výkazech se dostane jen potvrzená práce. Je to schválně: dokud jste se nerozhodli, nemá aplikace lidem říkat „tohle máte dnes dělat".
Když někdo hlásí, že se mu naplánovaná práce ve Výkazech nenabízí, je to skoro vždy tímhle — blok zůstal v návrhu.
Obojí se v timeline zobrazuje, oba stavy se počítají do heatmapy vytížení. Rozdíl je jen v tom, jestli je to závazek.
Kolize s absencí
Když naplánujete práci na dny, kdy má člověk schválenou dovolenou, aplikace vás upozorní:
Kolize s absencí: 2 dny. Práce se o ně zkrátí — plán ale uložit lze.
Není to chyba a nic se neblokuje. Blok se uloží, jen se do dnů s absencí nerozpustí — celodenní absence z něj ubere celý den, půlden polovinu. Upozornění je tam proto, abyste nebyli překvapení, že z pěti dnů zbyly tři.
Stejné upozornění dostanete i při přetažení bloku nebo změně jeho délky.
Naplánování více lidem naráz
Do pole Komu můžete vybrat víc lidí najednou. Aplikace pak založí každému z nich vlastní blok se stejným zadáním a napíše vám, co se stane: „Založí se 3 bloky — každému stejná práce."
- Kolize s absencí se hlásí per člověk (uvidíte jména)
- Zakládání je všechno, nebo nic — když jeden člověk neprojde, nezaloží se nic
- Kdo už ten blok má, nedostane ho dvakrát
Duplikace bloku
Tlačítko Duplikovat vytvoří kopii bloku posunutou za jeho konec, na první pracovní den toho člověka. Blok od 20. do 24. 7. se u týdne pondělí až pátek zduplikuje na 27.–31. 7. (víkend se přeskočí).
Duplikace je jednorázová kopie — hodí se na nepravidelné opakování, kde je rychlejší kliknout dvakrát než nastavovat pravidlo. Pro pravidelný rytmus („každý týden schůzka") použijte opakující se plán — nastavíte ho jednou a další výskyty se dogenerují samy.
Opakující se plán
Práce, která se pravidelně vrací — týdenní úklid backlogu, pravidelná schůzka, servisní den — se dá naplánovat jako opakující se série. Nastavíte ji jednou a aplikace vygeneruje jednotlivé výskyty za vás.
Ve formuláři vyplníte pole Opakování:
| Volba | Význam |
|---|---|
| Neopakuje se | Běžný jednorázový blok (výchozí) |
| Každý týden | Blok se opakuje každých 7 dní |
| Každé 2 týdny | Blok se opakuje každých 14 dní |
Když zvolíte opakování, přibude pole Konec opakování:
- Vyplněné datum — série skončí tímto dnem
- Prázdné — série pokračuje napořád (aplikace dogenerovává další výskyty průběžně dopředu)
Opakování jde nastavit jen při plánování jednomu člověku — ne při hromadném zadání více lidem. Kdybyste potřebovali pravidelnou práci celému týmu, založte sérii každému zvlášť.
Blok nesmí být delší než interval opakování — u týdenního opakování se do bloku vejde nejvýš 7 dní, u dvoutýdenního 14. Delší blok by se překrýval sám se sebou, takže ho aplikace odmítne.
Jak poznáte opakující se blok
Výskyt série nese v timeline i v kalendáři ikonu ↻. Po najetí myší tooltip napíše „Opakuje se každý týden" nebo „Opakuje se každé 2 týdny".
Jednotlivé výskyty jsou plnohodnotné bloky — počítají se do heatmapy vytížení, potvrzené se nabídnou ve Výkazech úplně stejně jako ruční plán. Dny volna podle pracovního týdne a svátky se v nich přeskočí stejně jako u obyčejného bloku.
Úprava a mazání série
Když upravíte nebo smažete výskyt, který je součástí série, aplikace se zeptá, na co se má změna použít:
| Volba | Význam |
|---|---|
| Jen tento výskyt | Změní se (nebo smaže) jen tento jeden blok. Ostatní výskyty zůstanou. |
| Tento a další | Změna se použije od tohoto výskytu dál. Dřívější výskyty zůstanou beze změny. |
| Celá série | Změna se použije na všechny výskyty série. |
Když jeden výskyt ručně upravíte (třeba ho v timeline přetáhnete o den) a pak změníte obsah celé série (hodiny, úkol, stav, poznámku), vaše ruční úprava toho výskytu zůstane — hromadná změna ji nepřepíše.
Výjimka je změna rytmu — když posunete datumy nebo změníte interval či konec opakování. Ta se dá udělat jen přes Tento a další a ruční úpravy pozdějších výskytů přepíše (série se od toho místa přegeneruje znovu). Aplikace vás na to v dialogu upozorní.
Ať smažete jeden výskyt, „tento a další", nebo celou sérii — výkazy, které z plánu vznikly, zůstanou. Jen se od plánu odpojí. Plán je záměr, výkaz je evidence odvedené práce, ze které se fakturuje.
Návrh z historie
Tlačítko Navrhnout z historie odvodí plán z toho, co lidé v minulém období reálně dělali. Hodí se na start měsíce, kdy se plán typicky moc nemění.
Jak to funguje:
- Vyberete zdrojové období (odkud brát) a cílové (kam plánovat)
- Aplikace projde výkazy zdrojového období a spočítá průměr na osobu a projekt
- Ukáže náhled — nic se zatím nezapisuje
- Nevhodné návrhy odškrtnete a zbytek potvrdíte
Výsledek vznikne výhradně ve stavu Návrh. Aplikace nikdy nic nenaplánuje napevno a lidem se o návrzích neposílá žádná notifikace — návrh není závazek. Potvrzení je vždy vaše rozhodnutí.
Jak se počítá průměr
Hodiny se dělí pracovními dny toho člověka (podle pracovního týdne firmy a jeho rozvrhu) — ne kalendářními dny a ne dny, kdy na tom zrovna dělal. Obojí by lhalo:
| Postup | Chyba |
|---|---|
| Kalendářní dny | Part-time podstřelí — 10 h ÷ 5 dní = 2 h/den, jenže plán se rozpustí jen do jeho 3 dnů → 6 h místo 10 |
| Dny s výkazem | Přestřelí — 10 h nadělaných za jeden den = 10 h/den × 22 dní = dvaadvacetinásobek |
| Jeho pracovní dny | Sedí |
Co se do návrhu nedostane
- práce bez projektu (projekt je kotva plánu)
- lidé, kteří už nejsou aktivní nebo nevykazují čas
- projekty mimo scope manažera
- kombinace člověk + projekt, která už na cílové období naplánovaná je (druhé kliknutí plán nezdvojí)
- drobnosti pod jednu hodinu za celé zdrojové období
Když není z čeho brát, uvidíte „Není z čeho navrhovat".
Aplikace nikoho nepřerozděluje a nevymýšlí, kdo by co měl dělat. Jen spočítá, co se dělo minule, a nabídne to jako výchozí bod. „Kdo to má dělat" je rozhodnutí manažera — nedělá ho za vás žádný z běžných nástrojů na trhu a nedělá ho ani MůjVýkaz.
Úpravy v timeline
| Akce | Jak |
|---|---|
| Přesunout | Tažením bloku na jiné dny |
| Změnit délku | Tažením za okraj bloku |
| Upravit | Kliknutím na blok se otevře formulář |
| Smazat | Tlačítko Smazat ve formuláři |
Po přesunu, změně délky i smazání se objeví potvrzení s tlačítkem Zpět.
„Tento plán se smaže. Výkazy, které z něj vznikly, zůstanou — jen se od něj odpojí." Plán je záměr, výkaz je evidence odvedené práce, ze které se fakturuje. Smazání záměru nesmí sáhnout na evidenci.
Notifikace
Když někdo naplánuje nebo změní práci vám, dostanete zvonkovou notifikaci s projektem, obdobím a počtem hodin. Kliknutí vás přenese na to období v plánu.
- E-mail se neposílá — plán se mění často (přetažením), mail by byl spam. Aplikace vám naplánovanou práci stejně nabídne ve Výkazech v den, kdy ji máte dělat.
- Vlastní plán si neoznamujete — když si naplánujete práci sám sobě, notifikace nechodí.
- Návrhy z historie neposílají nic — dokud nejsou potvrzené.
Související
- Přehled modulu — pohledy, heatmapa, kdo co smí
- Plán → výkaz — co se s potvrzenou prací stane dál
- Modul Absence — odkud se berou kolize