Naplánování práce

Základní jednotkou plánu je naplánovaná práce — blok, který říká „tenhle člověk má od–do dělat X hodin denně na tomhle projektu".

Plánovat smí vlastník, administrátor a manažer (manažer jen na projekty svých klientů). Ostatní role plán vidí, ale needitují.

Jak naplánovat práci

Máte tři cesty:

Cesta	Kdy se hodí
Tlačítko Naplánovat práci	Vždy — otevře formulář
Tažení myší přes dny v mřížce	Rychlé plánování přímo v timeline
Duplikace existujícího bloku	Opakující se práce

Na dotykových zařízeních tažení nefunguje — použijte tlačítko.

Formulář

Pole	Povinné	Poznámka
Kdo / Komu	Ano	Jen aktivní členové, kteří vykazují čas
Projekt	Ano	Projekt je kotva plánu — bez něj to nejde
Úkol	Ne	Musí patřit do zvoleného projektu
Činnost	Ne
Hodin denně	Ano	Zadává se jako 8h, 7h30m nebo 90m
Od / Do	Ano	Rozsah nejvýš ~6 měsíců
Stav	Ano	Návrh nebo Potvrzeno — viz níže
Opakování	Ne	Neopakuje se / Každý týden / Každé 2 týdny — viz Opakující se plán. Jde nastavit jen při plánování jednomu člověku.
Fakturovatelné	Ne	Vidí a nastavuje jen vlastník, administrátor a účetní
Čas začátku	Ne	Prázdné = bez pevného času. Vyplněné = slot v kalendáři, každý den stejně.
Poznámka	Ne	Vidí ji celý tým

Hodiny denně, ne hodiny celkem

„Hodin denně" je denní dávka, ne součet za celý blok. Formulář vám pod polem rovnou ukáže, co z toho vyjde: „4 h denně × 5 dní = 20 h".

Čas začátku se zadává tolerantně — 9:00, 900 i 9 znamenají devátou. Práce s časem se nesmí přelít přes půlnoc (22:00 + 4 h aplikace odmítne).

Hledání ve výběru projektu a úkolu

Projekt i úkol vyberete psaním — seznam se filtruje, jak píšete.

• Projekt najdete podle názvu projektu, názvu klienta i podle zkratek (aliasů) projektu i klienta. Diakritika nevadí — napsané „acmik" najde projekt přes klientský alias „acmík".
• Úkol hledá i podle názvu nadřazeného úkolu. U každé položky je ikona stavu, podúkoly se zobrazují jako „Rodič › Podúkol" hned za rodičem a termín je vpravo. Pozastavené úkoly se nabízejí taky, ale ve zvláštní skupině Pozastavené — nemizí, jen jsou označené.

Stejný chytrý výběr úkolu je i ve Výkazech

Vylepšené pole úkolu s hledáním najdete nově i ve Výkazech — v rychlém zadávání i v okně Nový záznam.

Povinná pole

Pole Komu / Kdo, Projekt, Od, Do a Hodin denně jsou povinná a označená hvězdičkou. Dokud je nevyplníte, tlačítko Uložit je zašedlé a nad ním se ukáže nápověda „Před uložením vyplňte: …" s výčtem toho, co chybí — nemusíte hádat, proč nejde uložit.

Kam se práce reálně rozpustí

Blok od pondělí do pátku neznamená automaticky pět dní práce. Aplikace ho rozpustí jen do dnů, které pro toho člověka dávají smysl:

• víkendy a státní svátky se přeskočí
• dny mimo jeho rozvrh se přeskočí (kdo dělá po/st/pá, v úterý nedostane nic)
• dny, kdy má schválenou dovolenou, se zkrátí nebo vynulují

Stavy: Návrh vs. Potvrzeno

Každá naplánovaná práce má jeden ze dvou stavů. Tenhle rozdíl je klíčový — plete se nejčastěji.

Stav	Význam	Předvyplní výkaz?
Návrh	Tužka plánovače. Zvažujete, ještě se to může změnit.	Ne
Potvrzeno	Rozhodnuto, tohle se bude dělat.	Ano

Návrh se do výkazu nikdy nenabídne

Do panelu ve Výkazech se dostane jen potvrzená práce. Je to schválně: dokud jste se nerozhodli, nemá aplikace lidem říkat „tohle máte dnes dělat".

Když někdo hlásí, že se mu naplánovaná práce ve Výkazech nenabízí, je to skoro vždy tímhle — blok zůstal v návrhu.

Obojí se v timeline zobrazuje, oba stavy se počítají do heatmapy vytížení. Rozdíl je jen v tom, jestli je to závazek.

Kolize s absencí

Když naplánujete práci na dny, kdy má člověk schválenou dovolenou, aplikace vás upozorní:

Kolize s absencí: 2 dny. Práce se o ně zkrátí — plán ale uložit lze.

Není to chyba a nic se neblokuje. Blok se uloží, jen se do dnů s absencí nerozpustí — celodenní absence z něj ubere celý den, půlden polovinu. Upozornění je tam proto, abyste nebyli překvapení, že z pěti dnů zbyly tři.

Stejné upozornění dostanete i při přetažení bloku nebo změně jeho délky.

Naplánování více lidem naráz

Do pole Komu můžete vybrat víc lidí najednou. Aplikace pak založí každému z nich vlastní blok se stejným zadáním a napíše vám, co se stane: „Založí se 3 bloky — každému stejná práce."

• Kolize s absencí se hlásí per člověk (uvidíte jména)
• Zakládání je všechno, nebo nic — když jeden člověk neprojde, nezaloží se nic
• Kdo už ten blok má, nedostane ho dvakrát

Duplikace bloku

Tlačítko Duplikovat vytvoří kopii bloku posunutou za jeho konec, na první pracovní den. Blok od 20. do 24. 7. se zduplikuje na 27.–31. 7. (víkend se přeskočí).

Duplikace vs. opakování

Duplikace je jednorázová kopie — hodí se na nepravidelné opakování, kde je rychlejší kliknout dvakrát než nastavovat pravidlo. Pro pravidelný rytmus („každý týden schůzka") použijte opakující se plán — nastavíte ho jednou a další výskyty se dogenerují samy.

Opakující se plán

Práce, která se pravidelně vrací — týdenní úklid backlogu, pravidelná schůzka, servisní den — se dá naplánovat jako opakující se série. Nastavíte ji jednou a aplikace vygeneruje jednotlivé výskyty za vás.

Ve formuláři vyplníte pole Opakování:

Volba	Význam
Neopakuje se	Běžný jednorázový blok (výchozí)
Každý týden	Blok se opakuje každých 7 dní
Každé 2 týdny	Blok se opakuje každých 14 dní

Když zvolíte opakování, přibude pole Konec opakování:

• Vyplněné datum — série skončí tímto dnem
• Prázdné — série pokračuje napořád (aplikace dogenerovává další výskyty průběžně dopředu)

Opakování jen pro jednoho člověka

Opakování jde nastavit jen při plánování jednomu člověku — ne při hromadném zadání více lidem. Kdybyste potřebovali pravidelnou práci celému týmu, založte sérii každému zvlášť.

Blok nesmí být delší než interval opakování — u týdenního opakování se do bloku vejde nejvýš 7 dní, u dvoutýdenního 14. Delší blok by se překrýval sám se sebou, takže ho aplikace odmítne.

Jak poznáte opakující se blok

Výskyt série nese v timeline i v kalendáři ikonu ↻. Po najetí myší tooltip napíše „Opakuje se každý týden" nebo „Opakuje se každé 2 týdny".

Jednotlivé výskyty jsou plnohodnotné bloky — počítají se do heatmapy vytížení, potvrzené se nabídnou ve Výkazech úplně stejně jako ruční plán. Svátky a víkendy se v nich přeskočí stejně jako u obyčejného bloku.

Úprava a mazání série

Když upravíte nebo smažete výskyt, který je součástí série, aplikace se zeptá, na co se má změna použít:

Volba	Význam
Jen tento výskyt	Změní se (nebo smaže) jen tento jeden blok. Ostatní výskyty zůstanou.
Tento a další	Změna se použije od tohoto výskytu dál. Dřívější výskyty zůstanou beze změny.
Celá série	Změna se použije na všechny výskyty série.

Ruční úpravy jednotlivých výskytů se zachovají

Když jeden výskyt ručně upravíte (třeba ho v timeline přetáhnete o den) a pak změníte obsah celé série (hodiny, úkol, stav, poznámku), vaše ruční úprava toho výskytu zůstane — hromadná změna ji nepřepíše.

Výjimka je změna rytmu — když posunete datumy nebo změníte interval či konec opakování. Ta se dá udělat jen přes Tento a další a ruční úpravy pozdějších výskytů přepíše (série se od toho místa přegeneruje znovu). Aplikace vás na to v dialogu upozorní.

Smazání série neruší odvedenou práci

Ať smažete jeden výskyt, „tento a další", nebo celou sérii — výkazy, které z plánu vznikly, zůstanou. Jen se od plánu odpojí. Plán je záměr, výkaz je evidence odvedené práce, ze které se fakturuje.

Návrh z historie

Tlačítko Navrhnout z historie odvodí plán z toho, co lidé v minulém období reálně dělali. Hodí se na start měsíce, kdy se plán typicky moc nemění.

Jak to funguje:

1. Vyberete zdrojové období (odkud brát) a cílové (kam plánovat)
2. Aplikace projde výkazy zdrojového období a spočítá průměr na osobu a projekt
3. Ukáže náhled — nic se zatím nezapisuje
4. Nevhodné návrhy odškrtnete a zbytek potvrdíte

Vždycky jen návrhy, nikdy potvrzeno

Výsledek vznikne výhradně ve stavu Návrh. Aplikace nikdy nic nenaplánuje napevno a lidem se o návrzích neposílá žádná notifikace — návrh není závazek. Potvrzení je vždy vaše rozhodnutí.

Jak se počítá průměr

Hodiny se dělí pracovními dny toho člověka — ne kalendářními dny a ne dny, kdy na tom zrovna dělal. Obojí by lhalo:

Postup	Chyba
Kalendářní dny	Part-time podstřelí — 10 h ÷ 5 dní = 2 h/den, jenže plán se rozpustí jen do jeho 3 dnů → 6 h místo 10
Dny s výkazem	Přestřelí — 10 h nadělaných za jeden den = 10 h/den × 22 dní = dvaadvacetinásobek
Jeho pracovní dny	Sedí

Co se do návrhu nedostane

• práce bez projektu (projekt je kotva plánu)
• lidé, kteří už nejsou aktivní nebo nevykazují čas
• projekty mimo scope manažera
• kombinace člověk + projekt, která už na cílové období naplánovaná je (druhé kliknutí plán nezdvojí)
• drobnosti pod jednu hodinu za celé zdrojové období

Když není z čeho brát, uvidíte „Není z čeho navrhovat".

Není to auto-plánování

Aplikace nikoho nepřerozděluje a nevymýšlí, kdo by co měl dělat. Jen spočítá, co se dělo minule, a nabídne to jako výchozí bod. „Kdo to má dělat" je rozhodnutí manažera — nedělá ho za vás žádný z běžných nástrojů na trhu a nedělá ho ani MůjVýkaz.

Úpravy v timeline

Akce	Jak
Přesunout	Tažením bloku na jiné dny
Změnit délku	Tažením za okraj bloku
Upravit	Kliknutím na blok se otevře formulář
Smazat	Tlačítko Smazat ve formuláři

Po přesunu, změně délky i smazání se objeví potvrzení s tlačítkem Zpět.

Smazání plánu neruší odvedenou práci

„Tento plán se smaže. Výkazy, které z něj vznikly, zůstanou — jen se od něj odpojí." Plán je záměr, výkaz je evidence odvedené práce, ze které se fakturuje. Smazání záměru nesmí sáhnout na evidenci.

Notifikace

Když někdo naplánuje nebo změní práci vám, dostanete zvonkovou notifikaci s projektem, obdobím a počtem hodin. Kliknutí vás přenese na to období v plánu.

• E-mail se neposílá — plán se mění často (přetažením), mail by byl spam. Aplikace vám naplánovanou práci stejně nabídne ve Výkazech v den, kdy ji máte dělat.
• Vlastní plán si neoznamujete — když si naplánujete práci sám sobě, notifikace nechodí.
• Návrhy z historie neposílají nic — dokud nejsou potvrzené.

Související

• Přehled modulu — pohledy, heatmapa, kdo co smí
• Plán → výkaz — co se s potvrzenou prací stane dál
• Modul Absence — odkud se berou kolize