Z plánu do výkazu
Naplánovaná práce se sama nabídne k zapsání ve Výkazech. Jedním kliknutím máte předvyplněný formulář — projekt, úkol, počet hodin i poznámku.
Tohle je hlavní důvod, proč se plán vyplatí udržovat. Nejčastější důvod, proč kapacitní plánování ve firmách umře, není chybějící funkce — je to pocit, že plán je admin práce navíc. Tady je to naopak: kdo plán píše, tomu se zjednoduší vykazování.
Panel „Dnes máš naplánováno"
Nad rychlým zadáváním ve Výkazech se objeví modrý panel se seznamem naplánované práce:
Dnes máš naplánováno
Redesign webu naplánováno 4 h [▶] [Potvrdit]
Kampaň Q3 naplánováno 3 h · zapsáno 1 h [▶] [Doplnit 2 h]
U každé položky vidíte název projektu, kolik je naplánováno, a pokud jste už něco zapsali, i kolik.
Dvě tlačítka
| Tlačítko | Kdy | Co udělá |
|---|---|---|
| ▶ (Spustit timer) | Teď na tom začínám | Spustí timer navázaný na tento plán |
| Potvrdit | Práci mám za sebou, nic zatím nezapsáno | Otevře předvyplněný formulář |
| Doplnit X | Něco už zapsáno, zbývá X | Otevře formulář předvyplněný na zbytek |
Kliknutí formulář jen předvyplní — potvrzujete ho vždycky vy. Je to tvrdá čára: plán je záměr, výkaz je evidence odvedené práce, ze které se fakturuje. Automatický zápis by byl výroba záznamů o práci, která se možná nestala.
Nedodělky z minulých dnů
Panel nesahá jen na dnešek — nabízí dnešek a posledních 6 dní. Aplikace vám na konci pracovního týdne sama připomíná, že výkaz za týden chybí, takže by bylo absurdní, kdyby vám v tu chvíli nabídla jenom poslední den.
- Dnešek se ukáže vždycky
- Minulé dny jen tehdy, když na nich něco zbývá — hotové pondělí by v pátek byl jen šum
Když je v seznamu víc dnů, každý dostane hlavičku („Dnes", „po 13. 7.") a výkaz se zapíše ke dni plánu, ne k dnešku.
Starší nezapsaný plán
Potvrzený plán starší než týden (až 90 dní zpět), který jste ještě nezapsali, je v panelu sbalený do jednoho řádku, například „Starší nezapsaný plán: … v 3 dnech (od …)“. Rozbalíte ho tlačítkem Zobrazit a sbalíte Skrýt starší; aplikace si pamatuje, jak jste ho nechali.
V Plánu kapacit je navíc tlačítko Doplnit do výkazu (N) — počet dní, na kterých vám z plánu něco zbývá. Otevře Výkaz práce s rozbaleným starším plánem. Tlačítko vidí jen ten, kdo sleduje čas, a jen když má co doplnit.
Výhled na budoucí plán
Budoucí den se vykázat nedá, takže na naplánovanou práci v příštích dnech vám panel nabídku k zápisu nedává. Nově ale ukáže aspoň informativní řádek, abyste o ní věděli:
Nejbližší naplánovaná práce: pá 24. 7. — Redesign webu (6 h) · Zobrazit plán
- Je to jen připomínka, ne tlačítko k zápisu — odkaz vás přenese do plánu na to období.
- Když máte naplánováno víc věcí, přibude „+N dalších".
- Ukáže se jen tehdy, když nějakou budoucí naplánovanou práci máte.
Dřív nebyl potvrzený plán do budoucna vidět nikde ve Výkazech — panel se díval jen na dnešek a týden zpět. Kdo si otevřel Výkazy, netušil, že na pátek něco naplánované má. Tenhle řádek tu díru zavírá.
Pokud se naplánovanou práci nepodaří načíst, panel místo tichého zmizení ukáže srozumitelnou chybu s tlačítkem Zkusit znovu.
Zbytek, ne „hotovo / nehotovo"
Panel počítá zbytek = naplánováno − zapsáno, ne binární „už jsi něco napsal, tak mizím".
Kdyby to bylo binární, vypadalo by to takhle: máte naplánované 4 hodiny, ráno zapíšete jednu, návrh zmizí — a zbylé 3 hodiny vám nikdo nepřipomene.
Započítá se i práce zapsaná jinudy
Zbytek se nepočítá jen z výkazů, které vznikly kliknutím v panelu. Aplikace k plánu připočte i práci zapsanou na stejný projekt a den jinou cestou — rychlým zadáním, timerem z horní lišty nebo ručně.
Bez toho by panel u naplánovaných 4 hodin dál tvrdil „naplánováno 4 h, Potvrdit" i ve chvíli, kdy jste ty 4 hodiny už zapsali rychlým zadáním. Kliknete na Potvrdit — a máte v systému 8 hodin. Panel by vás aktivně zval k dvojímu zápisu, což je horší než kdyby neuměl nic.
Když jsou na jednom projektu a dni dva plány (ráno 2 h, odpoledne 2 h), zapsané hodiny se mezi ně rozdělí v pořadí podle času.
Práce navíc oproti plánu se nikam nepřenáší — „udělal jsem víc, než bylo v plánu" není chyba, plán to jen nezajímá.
Skrytí položky
Položku, kterou zapisovat nechcete, skryjete křížkem Skrýt připomínku. Aplikace potvrdí „Připomínka skryta“ s tlačítkem Vrátit. Skryté položky zobrazíte přes Zobrazit skryté (N) a vrátíte tlačítkem Vrátit připomínku.
- Skrytí plán nemaže — jen pročistí panel. V Plánu kapacit blok zůstane.
- Skrytí se pamatuje v prohlížeči, na jiném zařízení ho nemáte.
- Panel sdílí skrytí s asistentem Můj den: co skryjete tady, nenabídne ani on, a naopak.
Co se v panelu nezobrazí
| Situace | Chování |
|---|---|
| Práce ve stavu Návrh | Nenabídne se — jen potvrzená |
| Den, kdy máte schválenou celodenní dovolenou | Nenabídne se |
| Den, kdy podle pracovního týdne nepracujete (u většiny firem víkend) | Plán se do něj nerozpustí, takže se nenabídne |
| Organizace bez modulu (nižší plán nebo vypnuté absence) | Panel se prostě nezobrazí, Výkazy fungují dál |
| Členové, kteří nevykazují čas | Panel se nezobrazí |
| Vše naplánované už zapsáno | Panel zmizí |
Vazba mezi plánem a výkazem
Výkaz vzniklý z panelu (nebo z timeru spuštěného odsud) si drží vazbu na plán. Díky tomu aplikace ví, kolik z plánu je odvedeno, a nezapočítá vám hodiny dvakrát.
Vazba je informativní — neovlivňuje schvalování ani fakturaci. Když plán smažete, výkaz zůstane, jen se od plánu odpojí.
Související
- Naplánování práce — stavy Návrh a Potvrzeno
- Přehled modulu — dostupnost a role
- Evidence práce — zápis výkazů
- Timer — měření času
- Můj den — asistent na nástěnce, který nabízí plán i schůzky z kalendáře za chybějící dny