Založení retaineru
Retainer zakládá vlastník, administrátor nebo účetní. Manažer ho vidí, ale nezakládá.
Postup
- Otevřete kartu klienta (Klienti → klik na jméno)
- Přejděte na záložku Retainer
- Klikněte na Založit retainer
- Vyplňte formulář a uložte
Jeden klient může mít v jednu chvíli jeden aktivní retainer.
Formulář
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Např. „Měsíční paušál" — zobrazí se v chipu ve Výkazech |
| Hodin v balíčku / měsíc | Kolik hodin klient měsíčně předplácí |
| Cena paušálu | Částka bez DPH v měně klienta |
| Převádět nevyčerpané hodiny | Viz Převod hodin |
| Čerpání balíčku | Všechny projekty klienta, nebo jen vybrané |
| Projekty v balíčku | Jen při volbě „Jen vybrané projekty" |
| První období | Od kterého měsíce retainer běží |
Pod cenou uvidíte dopočítanou efektivní sazbu — cena ÷ hodiny. Užitečná kontrola: pokud vám u 40 h za 60 000 Kč vyjde 1 500 Kč/h a vaše běžná sazba je 1 800 Kč/h, víte, jakou slevu paušálem dáváte.
Retainer používá měnu klienta a po založení ji nelze změnit. Když klient fakturuje v eurech, balíček je v eurech.
První období
Období běží po kalendářních měsících. První období má vždycky plnou dávku hodin, i když retainer začne v půlce měsíce — paušál se nekrátí podle toho, kdy jste ho v aplikaci založili.
Začátek lze nastavit nejvýš 24 měsíců zpět a 1 měsíc dopředu. Zpětné založení se hodí, když paušál s klientem běží už delší dobu a chcete dopočítat historii z existujících výkazů.
Rozsah čerpání
Rozhodnutí, které se nejčastěji podcení: které projekty balíček čerpají.
Všechny projekty klienta
Jednoduché a nejčastější. Cokoli se u klienta udělá, jde z balíčku.
Balíček budou čerpat i budoucí projekty klienta. Zakázku mimo paušál řešte výběrem projektů.
Když si za půl roku s klientem domluvíte samostatnou zakázku a založíte na ni projekt, začne automaticky čerpat z paušálu, i když jste ji chtěli fakturovat zvlášť. Buď na to myslete, nebo použijte výběr projektů.
Jen vybrané projekty
Vyberete konkrétní projekty. Cokoli mimo ně se paušálu netýká a fakturuje se běžnou cestou.
Vhodné, když u klienta paralelně běží paušální servis a jednorázové zakázky.
Převod nevyčerpaných hodin (carryover)
Ve výchozím nastavení nevyčerpané hodiny propadají — což je v CZ agenturní praxi běžné.
Když převod zapnete:
- nevyčerpané hodiny se převedou o jedno období dál, ne dál
- převádí se jen vlastní dávka daného měsíce, ne hodiny, které se do něj samy převedly
- čerpá se nejdřív z převedených hodin, pak z vlastní dávky měsíce
Bez stropu by se nevyčerpané hodiny hromadily donekonečna a klient by po roce mohl přijít se stovkou nasbíraných hodin naráz. Cap na jedno období je kompromis, který používá většina agentur — hodina má rozumnou trvanlivost.
Na kartě klienta pak u období uvidíte řádek „+8 h převedeno z minulého období" a zůstatek se počítá z dávky plus převodu.
Opakovaná faktura paušálu
Retainer se dá napojit na šablonu opakované faktury, aby se paušál fakturoval automaticky.
Ve formuláři (nebo později na kartě) nastavíte:
- Sazbu DPH
- Den vystavení v měsíci
Aplikace pak sama každý měsíc vystaví fakturu na částku paušálu.
Když později zvednete paušál z 60 000 na 70 000 Kč, ale šablonu necháte na staré částce, uvidíte upozornění:
Šablona fakturuje 60 000 Kč, retainer má 70 000 Kč — sladěte částky.
Při úpravě retaineru vám aplikace nabídne checkbox Aktualizovat i opakovanou fakturu, ať na to nemusíte myslet.
Pokud máte fakturaci vypnutou, retainer funguje dál — jen se nenabízí fakturační tlačítka:
Fakturace je v této organizaci vypnutá — paušál i vícepráce řešte externě nebo přes klientský report.
Čerpání, zůstatek i uzavírání období fungují normálně. Vícepráce dostanete jako podklad, který si vyfakturujete ve svém systému.
Úprava retaineru
Tlačítko Upravit na kartě klienta. Klíčová je volba:
| Volba | Chování |
|---|---|
| Použít nové hodnoty už pro aktuální období zaškrtnuto | Změna platí i pro běžící měsíc |
| Nezaškrtnuto (výchozí) | Změna platí od příštího období |
Historická období si drží hodnoty, které platily tehdy — zvýšení paušálu zpětně nepřepíše, co bylo domluvené loni.
Ukončení: deaktivace vs. smazání
| Akce | Co udělá | Kdy |
|---|---|---|
| Deaktivovat | Retainer přestane čerpat, historie zůstane čitelná | Klient skončil s paušálem |
| Smazat | Smaže retainer včetně historie období | Založili jste ho omylem |
Smaže se retainer včetně historie období. Výkazy zůstanou beze změny. Pro ukončení se zachováním historie použijte deaktivaci.
Deaktivovaný retainer zůstane na kartě klienta s poznámkou „Retainer je neaktivní — zobrazená čísla jsou historická." Smazání je nevratné a přijdete o doklad o tom, co se kdy čerpalo. Výkazy samotné se v obou případech nemění.
Související
- Přehled retainerů — co retainer je a kdo co vidí
- Čerpání a uzavření období — jak se balíček spotřebovává
- Šablony faktur — opakovaná fakturace