Založení paušálu
Paušál zakládá vlastník, administrátor nebo účetní. Manažer ho vidí, ale nezakládá.
Postup
- Otevřete kartu klienta (Klienti → klik na jméno)
- Přejděte na záložku Paušály
- Klikněte na Založit paušál (u klienta, který už nějaký má, na + Přidat paušál)
- Vyplňte formulář a uložte
Klient může mít víc paušálů vedle sebe — každý na svoje projekty. Pravidla, která u toho platí, najdete v Přehledu.
Formulář
| Pole | Popis |
|---|---|
| Název | Např. „PR" nebo „Sociální sítě" — zobrazí se v seznamu i v chipu ve Výkazech |
| Hodin v balíčku / měsíc | Kolik hodin klient měsíčně předplácí |
| Cena paušálu | Částka bez DPH v měně klienta |
| Převádět nevyčerpané hodiny | Viz Převod hodin |
| Hodiny nad balíček jsou zdarma | Viz Hodiny nad balíček zdarma. Mění jen vlastník, administrátor a účetní. |
| Čerpání balíčku | Vybrané projekty, nebo všechny zbývající |
| Projekty v balíčku | Jen při volbě „Jen vybrané projekty" |
| První období | Od kterého měsíce paušál běží |
Dokud měl klient jeden balíček, stačilo „Měsíční paušál". S víc paušály je název jediné, co je v seznamu, v chipu ve Výkazech i v plánování rozliší — pojmenujte je podle toho, co pokrývají („PR", „Sociální sítě"), ne obecně.
Pod cenou uvidíte dopočítanou efektivní sazbu — cena ÷ hodiny. Užitečná kontrola: pokud vám u 40 h za 60 000 Kč vyjde 1 500 Kč/h a vaše běžná sazba je 1 800 Kč/h, víte, jakou slevu paušálem dáváte.
Paušál používá měnu klienta a po založení ji nelze změnit. Když klient fakturuje v eurech, balíček je v eurech.
První období
Období běží po kalendářních měsících. První období má vždycky plnou dávku hodin, i když paušál začne v půlce měsíce — paušál se nekrátí podle toho, kdy jste ho v aplikaci založili.
Začátek lze nastavit nejvýš 24 měsíců zpět a 1 měsíc dopředu. Zpětné založení se hodí, když paušál s klientem běží už delší dobu a chcete dopočítat historii z existujících výkazů.
Po založení už první období nejde změnit — na období paušálu jsou navázaná uložená čísla. V úpravě je pole zamčené s popiskem Platnost od a na kartě paušálu je odznak Platí od …. Pro jiný začátek založte nový paušál.
Nový paušál (ani reaktivace nebo rozšíření o další středisko) nemůže začínat v měsíci, který je u klienta už uzavřený — začne až následujícím měsícem. Jinak by hodiny, které už byly jednou vyúčtované, spadly do dalšího balíčku.
Rozsah čerpání
Rozhodnutí, které se nejčastěji podcení: které projekty balíček čerpají. Je to pole Čerpání balíčku ve formuláři a určuje zároveň, kolik paušálů může klient mít.
Všechny projekty klienta
Jednoduché a nejčastější. Cokoli se u klienta udělá, jde z tohoto balíčku — kromě projektů, které si zabral některý balíček s vybranými projekty.
Balíček čerpají všechny projekty klienta, které nemají vlastní paušál — včetně budoucích. Takový paušál smí být na klientovi jen jeden.
Když si za půl roku s klientem domluvíte samostatnou zakázku a založíte na ni projekt, začne automaticky čerpat z tohoto paušálu, i když jste ji chtěli fakturovat zvlášť. Buď na to myslete, nebo pro ni založte vlastní balíček s volbou Jen vybrané projekty.
Balíček s volbou Všechny projekty klienta smí být na klientovi jen jeden. Když ho už má a zkusíte založit druhý, aplikace vám řekne, který to je — druhý balíček založte s výběrem konkrétních projektů.
Jen vybrané projekty
Vyberete konkrétní projekty. Cokoli mimo ně se tohoto paušálu netýká.
Vhodné ve dvou situacích:
- u klienta paralelně běží paušální servis a jednorázové zakázky
- klient má víc paušálů — každá značka nebo agenda svůj vlastní balíček
Výběrových paušálů může být kolik potřebujete, jen se nesmí překrývat: projekt, který už čerpá jiný paušál, vám aplikace nedovolí přidat a rovnou napíše, kam patří.
Projekt jde mezi paušály přesouvat — s jednou výjimkou. Když už jeho hodiny v nějakém uzavřeném období vyúčtoval jiný paušál, do dalšího balíčku ho aplikace nepustí; jinak by tytéž hodiny visely ve dvou vyúčtováních. Řešením je založit nový paušál od dalšího období.
Převod nevyčerpaných hodin (carryover)
Ve výchozím nastavení nevyčerpané hodiny propadají.
Když převod zapnete:
- nevyčerpané hodiny se převedou o jedno období dál, ne dál
- převádí se jen vlastní dávka daného měsíce, ne hodiny, které se do něj samy převedly
- čerpá se nejdřív z převedených hodin, pak z vlastní dávky měsíce
Bez stropu by se nevyčerpané hodiny hromadily donekonečna a klient by po roce mohl přijít se stovkou nasbíraných hodin naráz.
Na kartě klienta pak u období uvidíte řádek „+8 h převedeno z minulého období" a zůstatek se počítá z dávky plus převodu.
Opakovaná faktura paušálu
Paušál se dá napojit na šablonu opakované faktury, aby se paušál fakturoval automaticky.
Ve formuláři (nebo později na kartě) nastavíte:
- Sazbu DPH
- Den vystavení v měsíci
Aplikace pak sama každý měsíc vystaví fakturu na částku paušálu.
Když později zvednete paušál z 60 000 na 70 000 Kč, ale šablonu necháte na staré částce, uvidíte upozornění:
Šablona fakturuje 60 000 Kč, paušál má 70 000 Kč — sladěte částky.
Při úpravě paušálu vám aplikace nabídne přepínač Aktualizovat i opakovanou fakturu, ať na to nemusíte myslet.
Pokud máte fakturaci vypnutou, paušál funguje dál — jen se nenabízí fakturační tlačítka:
Fakturace je v této organizaci vypnutá — paušál i vícepráce řešte externě nebo přes klientský report.
Čerpání, zůstatek i uzavírání období fungují normálně. Vícepráce dostanete jako podklad, který si vyfakturujete ve svém systému.
Hodiny nad balíček zdarma
U některých klientů platí dohoda „balíček za pevnou cenu, co je navíc, jde za námi". Pro takový paušál zapněte v jeho úpravě přepínač Hodiny nad balíček jsou zdarma (jen vlastník, administrátor a účetní). Ve výchozím stavu je vypnutý a přesah se fakturuje.
Co se změní:
- Hodiny nad balíček se dál zapisují a v čerpání i historii jsou vidět (karta napíše „Přečerpáno o … · zdarma", bez červené), ale nefakturují se — průvodce uzavřením fakturu víceprací nenabídne.
- V Ziskovosti mají takové hodiny nulovou tržbu a jejich hodnota se ukáže samostatně pod kartou Tržby v řádku „z toho nad balíček zdarma".
- Dashboardový widget Paušály klientů takové přečerpání ukáže oranžově, ne červeně.
- Chip Balíček přečerpán ve Výkazech se členům nemění — vidí hodiny, ne obchodní podmínky.
Změna platí hned pro všechna neuzavřená období včetně minulých (zapnete v září → opraví se i otevřený srpen). Uzavřené měsíce si dohodu pamatují z okamžiku uzavření a nemění se. Chcete-li, aby dohoda platila i pro ně, zapněte při úpravě Použít i na už uzavřená období. Formulář před uložením upozorní, že se změní ocenění hodin nad balíček.
Sazba ani částka na výkazech se nemění — hodnota práce podle ceníku zůstává v Reportech. Faktury vystavené před zapnutím volby zůstávají (jsou to skutečné doklady).
Úprava paušálu
Tlačítko Upravit na kartě klienta. Klíčová je volba:
| Volba | Chování |
|---|---|
| Použít nové hodnoty už pro aktuální období zapnuto | Změna platí i pro běžící měsíc |
| Vypnuto (výchozí) | Změna platí od příštího období |
Historická období si drží hodnoty, které platily tehdy — zvýšení paušálu zpětně nepřepíše, co bylo domluvené loni.
Historie změn
Tlačítko Historie změn u paušálu ukazuje, kdo a kdy změnil cenu, velikost balíčku, rozsah středisek, dohodu o hodinách nad balíček, aktivaci či deaktivaci a uzavření období — včetně toho, jestli se změna promítla do už uzavřených období. Hodí se, když vám v některém měsíci nesedí čísla: typická příčina je paušál založený se zpětnou platností nebo dohoda „hodiny nad balíček zdarma" zapnutá později. Historii vidí stejné role jako zbytek paušálu: vlastník, administrátor, účetní a manažer u svých klientů.
Ukončení: deaktivace vs. smazání
| Akce | Co udělá | Kdy |
|---|---|---|
| Deaktivovat | Paušál přestane čerpat, historie zůstane čitelná | Klient skončil s paušálem |
| Smazat | Smaže paušál včetně historie období | Založili jste ho omylem |
Smaže se paušál včetně historie období. Výkazy zůstanou beze změny. Pro ukončení se zachováním historie použijte deaktivaci.
Deaktivovaný paušál zůstane na kartě klienta s poznámkou „Paušál je neaktivní — zobrazená čísla jsou historická." Smazání je nevratné a přijdete o doklad o tom, co se kdy čerpalo. Výkazy samotné se v obou případech nemění.
Jakmile má paušál aspoň jedno uzavřené období, aplikace ho smazat nedovolí a nabídne deaktivaci. Je to ochrana vyúčtované historie: se smazaným paušálem by zmizel i doklad o tom, kolik hodin bylo v uzavřeném měsíci kryté — a ty hodiny by se začaly počítat do balíčku na všechny projekty klienta, tedy podruhé.
Co se stane po deaktivaci s ostatními paušály
Má-li klient víc paušálů, deaktivace balíčku s vybranými projekty vrátí jeho projekty balíčku na všechny projekty klienta — ale jen v otevřených měsících. Uzavřená období si drží, co v nich platilo tehdy, takže se vyúčtovaná historie nikam nepřelije.
Související
- Přehled paušálů — co paušál je a kdo co vidí
- Čerpání a uzavření období — jak se balíček spotřebovává
- Šablony faktur — opakovaná fakturace