Založení paušálu

Paušál zakládá vlastník, administrátor nebo účetní. Manažer ho vidí, ale nezakládá.

Postup

1. Otevřete kartu klienta (Klienti → klik na jméno)
2. Přejděte na záložku Paušály
3. Klikněte na Založit paušál (u klienta, který už nějaký má, na + Přidat paušál)
4. Vyplňte formulář a uložte

Klient může mít víc paušálů vedle sebe — každý na svoje projekty. Pravidla, která u toho platí, najdete v Přehledu.

Formulář

Pole	Popis
Název	Např. „PR" nebo „Sociální sítě" — zobrazí se v seznamu i v chipu ve Výkazech
Hodin v balíčku / měsíc	Kolik hodin klient měsíčně předplácí
Cena paušálu	Částka bez DPH v měně klienta
Převádět nevyčerpané hodiny	Viz Převod hodin
Čerpání balíčku	Vybrané projekty, nebo všechny zbývající
Projekty v balíčku	Jen při volbě „Jen vybrané projekty"
První období	Od kterého měsíce paušál běží

Název si rozmyslete, když máte paušálů víc

Dokud měl klient jeden balíček, stačilo „Měsíční paušál". S víc paušály je název jediné, co je v seznamu, v chipu ve Výkazech i v plánování rozliší — pojmenujte je podle toho, co pokrývají („PR", „Sociální sítě"), ne obecně.

Pod cenou uvidíte dopočítanou efektivní sazbu — cena ÷ hodiny. Užitečná kontrola: pokud vám u 40 h za 60 000 Kč vyjde 1 500 Kč/h a vaše běžná sazba je 1 800 Kč/h, víte, jakou slevu paušálem dáváte.

Měna se bere od klienta

Paušál používá měnu klienta a po založení ji nelze změnit. Když klient fakturuje v eurech, balíček je v eurech.

První období

Období běží po kalendářních měsících. První období má vždycky plnou dávku hodin, i když paušál začne v půlce měsíce — paušál se nekrátí podle toho, kdy jste ho v aplikaci založili.

Začátek lze nastavit nejvýš 24 měsíců zpět a 1 měsíc dopředu. Zpětné založení se hodí, když paušál s klientem běží už delší dobu a chcete dopočítat historii z existujících výkazů.

Rozsah čerpání

Rozhodnutí, které se nejčastěji podcení: které projekty balíček čerpají. Je to pole Čerpání balíčku ve formuláři a určuje zároveň, kolik paušálů může klient mít.

Všechny projekty klienta

Jednoduché a nejčastější. Cokoli se u klienta udělá, jde z tohoto balíčku — kromě projektů, které si zabral některý balíček s vybranými projekty.

Platí i pro budoucí projekty

Balíček čerpají všechny projekty klienta, které nemají vlastní paušál — včetně budoucích. Takový paušál smí být na klientovi jen jeden.

Když si za půl roku s klientem domluvíte samostatnou zakázku a založíte na ni projekt, začne automaticky čerpat z tohoto paušálu, i když jste ji chtěli fakturovat zvlášť. Buď na to myslete, nebo pro ni založte vlastní balíček s volbou Jen vybrané projekty.

Balíček s volbou Všechny projekty klienta smí být na klientovi jen jeden. Když ho už má a zkusíte založit druhý, aplikace vám řekne, který to je — druhý balíček založte s výběrem konkrétních projektů.

Jen vybrané projekty

Vyberete konkrétní projekty. Cokoli mimo ně se tohoto paušálu netýká.

Vhodné ve dvou situacích:

• u klienta paralelně běží paušální servis a jednorázové zakázky
• klient má víc paušálů — každá značka nebo agenda svůj vlastní balíček

Výběrových paušálů může být kolik potřebujete, jen se nesmí překrývat: projekt, který už čerpá jiný paušál, vám aplikace nedovolí přidat a rovnou napíše, kam patří.

Projekt smíte přesunout, dokud není měsíc vyúčtovaný

Projekt jde mezi paušály přesouvat — s jednou výjimkou. Když už jeho hodiny v nějakém uzavřeném období vyúčtoval jiný paušál, do dalšího balíčku ho aplikace nepustí; jinak by tytéž hodiny visely ve dvou vyúčtováních. Řešením je založit nový paušál od dalšího období.

Převod nevyčerpaných hodin (carryover)

Ve výchozím nastavení nevyčerpané hodiny propadají.

Když převod zapnete:

• nevyčerpané hodiny se převedou o jedno období dál, ne dál
• převádí se jen vlastní dávka daného měsíce, ne hodiny, které se do něj samy převedly
• čerpá se nejdřív z převedených hodin, pak z vlastní dávky měsíce

Proč jen o jeden měsíc

Bez stropu by se nevyčerpané hodiny hromadily donekonečna a klient by po roce mohl přijít se stovkou nasbíraných hodin naráz.

Na kartě klienta pak u období uvidíte řádek „+8 h převedeno z minulého období" a zůstatek se počítá z dávky plus převodu.

Opakovaná faktura paušálu

Paušál se dá napojit na šablonu opakované faktury, aby se paušál fakturoval automaticky.

Ve formuláři (nebo později na kartě) nastavíte:

• Sazbu DPH
• Den vystavení v měsíci

Aplikace pak sama každý měsíc vystaví fakturu na částku paušálu.

Aplikace hlídá rozjetí částek

Když později zvednete paušál z 60 000 na 70 000 Kč, ale šablonu necháte na staré částce, uvidíte upozornění:

Šablona fakturuje 60 000 Kč, paušál má 70 000 Kč — sladěte částky.

Při úpravě paušálu vám aplikace nabídne checkbox Aktualizovat i opakovanou fakturu, ať na to nemusíte myslet.

Organizace bez modulu Fakturace

Pokud máte fakturaci vypnutou, paušál funguje dál — jen se nenabízí fakturační tlačítka:

Fakturace je v této organizaci vypnutá — paušál i vícepráce řešte externě nebo přes klientský report.

Čerpání, zůstatek i uzavírání období fungují normálně. Vícepráce dostanete jako podklad, který si vyfakturujete ve svém systému.

Úprava paušálu

Tlačítko Upravit na kartě klienta. Klíčová je volba:

Volba	Chování
Použít nové hodnoty už pro aktuální období zaškrtnuto	Změna platí i pro běžící měsíc
Nezaškrtnuto (výchozí)	Změna platí od příštího období

Historická období si drží hodnoty, které platily tehdy — zvýšení paušálu zpětně nepřepíše, co bylo domluvené loni.

Ukončení: deaktivace vs. smazání

Akce	Co udělá	Kdy
Deaktivovat	Paušál přestane čerpat, historie zůstane čitelná	Klient skončil s paušálem
Smazat	Smaže paušál včetně historie období	Založili jste ho omylem

Pro ukončení používejte deaktivaci

Smaže se paušál včetně historie období. Výkazy zůstanou beze změny. Pro ukončení se zachováním historie použijte deaktivaci.

Deaktivovaný paušál zůstane na kartě klienta s poznámkou „Paušál je neaktivní — zobrazená čísla jsou historická." Smazání je nevratné a přijdete o doklad o tom, co se kdy čerpalo. Výkazy samotné se v obou případech nemění.

Paušál s uzavřeným obdobím smazat nejde

Jakmile má paušál aspoň jedno uzavřené období, aplikace ho smazat nedovolí a nabídne deaktivaci. Je to ochrana vyúčtované historie: se smazaným paušálem by zmizel i doklad o tom, kolik hodin bylo v uzavřeném měsíci kryté — a ty hodiny by se začaly počítat do balíčku na všechny projekty klienta, tedy podruhé.

Co se stane po deaktivaci s ostatními paušály

Má-li klient víc paušálů, deaktivace balíčku s vybranými projekty vrátí jeho projekty balíčku na všechny projekty klienta — ale jen v otevřených měsících. Uzavřená období si drží, co v nich platilo tehdy, takže se vyúčtovaná historie nikam nepřelije.

Související

• Přehled paušálů — co paušál je a kdo co vidí
• Čerpání a uzavření období — jak se balíček spotřebovává
• Šablony faktur — opakovaná fakturace