Přeskočit na hlavní obsah

Čerpání a uzavření období

Aktuální období​

Na kartě klienta v záložce Retainer vidíte živý stav běžícího měsíce:

Aktuální období
  Čerpáno 15 h 33 m z 40 h
  5 h schváleno · 10 h 33 m čeká na schválení
  Zbývá 24 h 27 m
  Čerpají všechny projekty klienta
ÚdajVýznam
Čerpáno … z …Kolik z balíčku je spotřebováno (včetně převodu z minulého měsíce)
schváleno / čeká na schváleníRozpad čerpání podle stavu výkazů
Zbývá / Přečerpáno oZůstatek balíčku
Čerpají…Rozsah — všechny projekty klienta, nebo počet vybraných

Dvě čísla, dva účely​

Tohle je nejdůležitější věc k pochopení. Aplikace záměrně pracuje se dvěma různými čísly:

ČísloPočítáK čemu
Živé „zbývá"Fakturovatelné výkazy všech stavů — i nezaschválenéAby tým při vykazování věděl, na čem je teď
Fakturovatelný přebytekJen výkazy, které prošly schválenímPodklad pro fakturaci víceprací

Kdyby živý zůstatek počítal jen schválené hodiny, tým by celý měsíc viděl „zbývá 40 h", protože se nic ještě neschvalovalo — a paušál by přečerpal, aniž by to kdokoli tušil. Fakturovat se naopak nesmí něco, co nikdo neodsouhlasil.

Proto se ta čísla můžou lišit a je to správně.

Chip ve Výkazech​

Při zápisu práce na projekt v balíčku se komukoli z týmu zobrazí chip se zůstatkem:

Balíček: zbývá 12 h 30 m

Po najetí ukáže detail: „Měsíční balíček hodin klienta (Měsíční paušál): čerpáno 27 h 30 m z 40 h tento měsíc."

Při přečerpání se změní na Balíček přečerpán o 3 h. Chip nikdy neukazuje ceny — jen hodiny.

Přečerpání a vícepráce​

Přečerpání se nijak neblokuje. Práce se zapíše normálně, aplikace jen ukáže, že jste nad balíčkem. Co s tím, je obchodní rozhodnutí — někdy se přečerpání odpustí, jindy fakturuje.

Které hodiny jsou „nad balíček", se určuje chronologicky: balíček spotřebovávají výkazy od nejstaršího, a hodiny za hranicí balíčku jsou vícepráce. Výkaz, který hranici překročí uprostřed, se rozdělí poměrně.

Výkazy se přitom nijak nemění

Rozdělení na „kryté" a „vícepráce" je jen výpočet pro návrh částky a přehled. Do samotných výkazů se nesahá.

Uzavření období​

Na konci měsíce období uzavřete. Uzavření dělá dvě věci: označí schválené výkazy jako kryté paušálem a zafixuje čísla období.

Postup​

  1. Na kartě klienta v Historii období klikněte u měsíce na Uzavřít období
  2. Průvodce ukáže souhrn:
Uzavřít období červenec 2026
  12 schválených výkazů se označí jako kryté paušálem.
  Kryto balíčkem: 40 h
  Vícepráce nad balíček: 5 h 33 m
  Návrh částky víceprací (bez DPH): [8 325]
  ☐ Vystavit fakturu víceprací (8 325 Kč)
  1. Volitelně upravte částku víceprací a zaškrtněte vystavení faktury
  2. Potvrďte

Faktura víceprací vznikne jako koncept — projdete si ji a vystavíte běžnou cestou.

Nezapomeňte na čekající výkazy

3 h ještě čeká na schválení — po schválení se objeví v Uzávěrkách jako otevřené.

Neschválené výkazy se do uzavření nezapočítají. Když je někdo schválí až po uzavření období, vyplavou v Uzávěrkách jako otevřené a budete je muset dořešit. Ideálně tedy nejdřív doschvalujte, pak uzavírejte.

Co se stane po uzavření​

  • Období dostane odznak Uzavřeno a jeho čísla se zafixují — pozdější zpětné výkazy s ním už nehnou
  • Kryté výkazy se v Uzávěrkách nezobrazují jako otevřené
  • Ve výkazu se objeví odznak Kryto paušálem — poznáte, že hodina není samostatně vyfakturovaná, ale spotřebovaná z balíčku
  • Převod do dalšího měsíce se dopočítá ze zafixovaných hodnot

Uzavřít lze jen jednou — druhý pokus skončí hláškou „Období už je uzavřené."

Kdo smí uzavírat

Uzavření období smí vlastník, administrátor, účetní i manažer (v rámci svého scope) — je to provozní úkon. Vystavit z něj fakturu víceprací smí jen vlastník, administrátor a účetní, protože to je finanční akce.

Historie období​

Pod aktuálním obdobím je tabulka s historií:

SloupecObsah
MěsícObdobí
BalíčekKolik hodin bylo v dávce
PřevodKolik se převedlo z minulého měsíce
ČerpánoKolik se spotřebovalo
Bilance„zbývá X" nebo „+X nad"

Uzavřená období nesou odznak Uzavřeno. Manažer vidí celou tabulku v hodinách, ceny se mu neposílají.

Vazba na Uzávěrky​

Klient s aktivním retainerem má v Uzávěrkách odznak Retainer a upozornění:

Klient má aktivní retainer — uzavřete období na kartě klienta, ať se vícepráce neztratí.

Retainer uzavírejte na kartě klienta, ne v Uzávěrkách

Kdybyste klienta zavřeli standardní cestou v Uzávěrkách, hodiny by se označily jako vyřízené — ale vícepráce nad balíček by se nikdy nevyfakturovaly. Přišli byste o peníze a nikdo by si toho nemusel všimnout.

Odznak v Uzávěrkách je tam přesně proto a vede vás rovnou na kartu klienta.

Dashboard widget​

Widget Retainery na úvodní stránce ukáže aktivní retainery, které se blíží vyčerpání nebo jsou přečerpané — abyste je nemuseli obcházet po kartách klientů. Kliknutí vede na kartu klienta.

Související​