Čerpání a uzavření období

Aktuální období

Na kartě klienta v záložce Paušály vidíte živý stav běžícího měsíce. Když má klient paušálů víc, každý má vlastní kartu s vlastními čísly:

PR                                       [2 projekty]
Aktuální období
  Čerpáno 15 h 33 m z 40 h
  5 h schváleno · 10 h 33 m čeká na schválení
  Zbývá 24 h 27 m

Odznak vedle názvu říká, co paušál čerpá: buď počet vybraných projektů, nebo „všechny zbývající projekty" u balíčku nastaveného na všechny projekty klienta.

Údaj	Význam
Čerpáno … z …	Kolik z balíčku je spotřebováno (včetně převodu z minulého měsíce)
schváleno / čeká na schválení	Rozpad čerpání podle stavu výkazů
Zbývá / Přečerpáno o	Zůstatek balíčku
Odznak u názvu	Rozsah — počet vybraných projektů, nebo „všechny zbývající projekty“

Dvě čísla, dva účely

Tohle je nejdůležitější věc k pochopení. Aplikace záměrně pracuje se dvěma různými čísly:

Číslo	Počítá	K čemu
Živé „zbývá"	Fakturovatelné výkazy všech stavů — i nezaschválené	Aby tým při vykazování věděl, na čem je teď
Fakturovatelný přebytek	Jen výkazy, které prošly schválením	Podklad pro fakturaci víceprací

Kdyby živý zůstatek počítal jen schválené hodiny, tým by celý měsíc viděl „zbývá 40 h", protože se nic ještě neschvalovalo — a paušál by přečerpal, aniž by to kdokoli tušil. Fakturovat se naopak nesmí něco, co nikdo neodsouhlasil.

Proto se ta čísla můžou lišit a je to správně.

Čerpání balíčku tento měsíc

Pod číslem je graf Čerpání balíčku tento měsíc: skutečné čerpání proti balíčku a Prognóza. Ta se počítá z tempa posledních 14 dnů (jen pracovní dny) a ukáže buď „Při současném tempu se balíček vyčerpá ~datum", nebo „… vyjde měsíc na ~X h z Y — balíček stačí". Pro prognózu je potřeba aktivita alespoň ve 3 dnech z posledních 14; jinak aplikace napíše, kolik dnů zatím je. U uzavřeného měsíce se prognóza nepočítá (odznak „období uzavřeno"). Stejnou metodu používá Controlling.

Chip ve Výkazech

Při zápisu práce na projekt v balíčku se komukoli z týmu zobrazí chip se zůstatkem:

Balíček: zbývá 12 h 30 m

Po najetí ukáže detail: „Měsíční balíček hodin klienta (Měsíční paušál): čerpáno 27 h 30 m z 40 h tento měsíc."

Při přečerpání se změní na Balíček přečerpán o 3 h. Chip nikdy neukazuje ceny — jen hodiny.

Přečerpání a vícepráce

Přečerpání se nijak neblokuje. Práce se zapíše normálně, aplikace jen ukáže, že jste nad balíčkem. Co s tím, je obchodní rozhodnutí — někdy se přečerpání odpustí, jindy fakturuje.

Které hodiny jsou „nad balíček", se určuje chronologicky: balíček spotřebovávají výkazy od nejstaršího, a hodiny za hranicí balíčku jsou vícepráce. Výkaz, který hranici překročí uprostřed, se rozdělí poměrně.

Výkazy se přitom nijak nemění

Rozdělení na „kryté" a „vícepráce" je jen výpočet pro návrh částky a přehled. Do samotných výkazů se nesahá.

Uzavření období

Na konci měsíce období uzavřete. Uzavření dělá dvě věci: označí schválené výkazy jako kryté paušálem a zafixuje čísla období.

Uzavírají se jen schválené fakturovatelné výkazy bez faktury a jen měsíc, který už skončil.

Je-li u paušálu zapnuté Hodiny nad balíček jsou zdarma, průvodce fakturu víceprací nenabídne a přesah ukáže jako „Nad balíček: X h — zdarma, nefakturuje se".

Postup

1. Na kartě klienta v Historii období klikněte u měsíce na Uzavřít období
2. Průvodce ukáže souhrn:

Uzavřít období červenec 2026
  12 schválených výkazů se označí jako kryté paušálem.
  Kryto balíčkem: 40 h
  Vícepráce nad balíček: 5 h 33 m
  Návrh částky víceprací (bez DPH): [8 325]
  ☐ Vystavit fakturu víceprací (8 325 Kč)

3. Volitelně upravte částku víceprací a zapněte Vystavit fakturu víceprací
4. Potvrďte

Faktura víceprací vznikne jako koncept — projdete si ji a vystavíte běžnou cestou.

Fakturujete mimo aplikaci?

Když máte modul Fakturace vypnutý, paušál uzavřete v Uzávěrkách dokladem se skutečně vyfakturovanou částkou. Karta klienta vás tam u otevřeného období odkáže.

Období musí být kompletní

Dokud v období čeká koncept nebo odeslaný výkaz, uzavřít ho nejde — tlačítko je zamčené a průvodce napíše proč. Nejdřív je schvalte, vraťte nebo smažte. Hodiny, které někdo schválí až po uzavření, se v Uzávěrkách objeví s poznámkou „Po uzavření přibylo X h" a doplníte je tlačítkem Doplnit do uzávěrky.

Co se stane po uzavření

• Období dostane odznak Uzavřeno a jeho čísla se zafixují — pozdější zpětné výkazy s ním už nehnou
• Kryté výkazy se v Uzávěrkách nezobrazují jako otevřené
• Ve výkazu se objeví odznak Kryto paušálem — poznáte, že hodina není samostatně vyfakturovaná, ale spotřebovaná z balíčku
• Převod do dalšího měsíce se dopočítá ze zafixovaných hodnot
• Období si zapamatuje, které projekty ho čerpaly — pozdější změna rozsahu paušálu ani jeho deaktivace už s uzavřeným měsícem nehnou

Uzavřený měsíc je uzavřený i pro změny rozsahu

Poslední bod je důležitý u klientů s víc paušály: kdyby si uzavřený měsíc rozsah nepamatoval, stačilo by později přehodit projekt do jiného balíčku a jeho vyúčtované hodiny by se objevily ve dvou vyúčtováních. Proto vám aplikace projekt s vyúčtovanou historií do jiného paušálu nepustí:

Projekt „PR“ má v uzavřeném období 2026-07 vyúčtované hodiny v paušálu „Společný“ — do jiného paušálu ho převeďte až po skončení uzavřeného měsíce (novým paušálem od dalšího období).

Uzavřít lze jen jednou — druhý pokus skončí hláškou „Období už je uzavřené."

Otevřít znovu

Uzavřené období jde na kartě klienta vrátit tlačítkem Otevřít znovu (jen vlastník, administrátor a účetní). Výkazy, které uzavřelo právě toto období, se vrátí do stavu Schváleno a zmrazené čerpání se zruší, takže se přepočítá z aktuálních dat.

Otevřít nejde:

• období s platnou fakturou za vícepráce — vystavenou fakturu nejdřív stornujte ve Fakturaci (koncept smažte), pak jde období otevřít;
• vypnutý paušál, nebo paušál, kterému se od uzavření změnila střediska — nové uzavření by vzalo jiné hodiny. Hodiny, které přibyly po uzavření, se v takovém případě řeší tlačítkem Doplnit do uzávěrky;
• období, ve kterém paušál převádí hodiny, pokud je uzavřené i některé pozdější — nejdřív otevřete to pozdější;
• období uzavřené externím dokladem v Uzávěrkách — to se vrací stornem dokladu tamtéž (vrátí najednou paušál i práci mimo něj). U takového období karta napíše „uzavřeno dokladem …" a Otevřít znovu se nenabízí.

Kdo smí uzavírat

Uzavření období smí vlastník, administrátor, účetní i manažer (v rámci svého scope) — je to provozní úkon. Vystavit z něj fakturu víceprací smí jen vlastník, administrátor a účetní, protože to je finanční akce.

Historie období

Pod aktuálním obdobím je tabulka s historií:

Sloupec	Obsah
Měsíc	Období
Balíček	Kolik hodin bylo v dávce
Převod	Kolik se převedlo z minulého měsíce
Čerpáno	Kolik se spotřebovalo
Bilance	„zbývá X" nebo „+X nad"

Uzavřená období nesou odznak Uzavřeno. Tabulka je celá v hodinách — ceny v ní nejsou u žádné role.

Vazba na Uzávěrky

Období paušálů najdete i v Uzávěrkách na kartě Období paušálů. Každá hodina je tam právě jednou — buď u paušálu, nebo u klienta.

• Období bez placených víceprací uzavřete přímo v Uzávěrkách, po jednom i hromadně.
• Období s placenými vícepracemi v seznamu uvidíte, ale uzavřít ho odtud nejde. Vede na kartu klienta, kde průvodce nabídne fakturu za vícepráce — jinak by vícepráce tiše zmizely.
• Fakturujete mimo aplikaci? Paušál uzavřete v řádku klienta dokladem se skutečně vyfakturovanou částkou. Viz Klient i s paušálem jedním dokladem.

Dashboard a upozornění

Karta Závazky ke kontrole na úvodní stránce ukáže paušály, kterým dochází balíček (od 80 %), přečerpané či nedočerpané paušály a také zakázky a projekty nad rozpočtem — abyste je nemuseli obcházet po kartách klientů. Vidí ji vlastník, administrátor, účetní a manažer (jen své klienty); v tarifu bez Controllingu se nekreslí. Přečerpání vedené jako „zdarma" je oranžové, ne červené.

Denní upozornění ve zvonečku jsou ve výchozím stavu vypnutá — zapnete je v Nastavení → Upozornění → Co mi aplikace oznamuje → Závazky klientů (Controlling). Chodí každý pracovní den ráno, každý stav jednou, e-mailem ne.

Související

• Přehled paušálů — co paušál je a kdo co vidí
• Založení paušálu — balíček, rozsah, převod
• Uzávěrky — měsíční uzavírání
• Vytvoření faktury — fakturace víceprací