Odemčení měsíce pro jednoho člověka
Zapomněli jste zapsat výkaz do zamčeného měsíce? Firma kvůli tomu nemusí odemykat celý měsíc. Požádáte o odemčení jen pro sebe. Schvalovatel ho povolí do konce dne a vy dopíšete své výkazy. Ostatním zůstane měsíc zamčený.
Dřív musel zámek měsíce odemknout vlastník, administrátor nebo účetní celé firmě. Teď to jde i jen pro jednoho člověka. Odemčení celé firmy zůstává, jak bylo.
Jak o odemčení požádat
Žádost podáváte ve Výkazu práce.
- Přejděte na zamčený měsíc. Nahoře je pruh, že měsíc je zamčený. Pod ním stojí věta, kdo žádost schvaluje.
- Klikněte na Požádat o odemčení. Tlačítko je v pruhu, když v zobrazeném období leží zamčený měsíc, o který jde požádat (nečeká na něj jiná žádost, nemáte ho už odemčený a je po datu Výkazy od). Appka vám žádost nabídne i sama, když se pokusíte zapsat výkaz do zamčeného měsíce.
- V okně Požádat o odemčení vyberte měsíce. Když jde požádat o víc měsíců, zaškrtnete je v poli Které měsíce a odemknou se jednou žádostí. Když jde jen o jeden, okno ho rovnou napíše („Měsíc: září 2026“).
- Do pole Co potřebujete zapsat? napište důvod. Třeba „15. 9. chybí 2 h na klienta Alfa.“ Stačí krátce. Podle toho schvalovatel rozhodne. Napište aspoň 3 znaky, nejvýš 500.
- Klikněte na Odeslat žádost.
Okno i pruh jmenují lidi, kteří žádost dostanou. Je to vlastník, administrátoři a účetní. Když jich je víc než čtyři, ukážou se první tři a „N dalších“. Dostanou ji jako upozornění ve zvonečku i e-mailem. Když žádost čeká déle než 2 dny, přijde jim jedna připomínka. Chodí ve všední den dopoledne. Až někdo žádost vyřídí, dáme vám vědět.
Dokud žádost čeká, pruh říká „Žádost o odemčení … čeká na schválení“ a kdo ji schvaluje. Žádost můžete v pruhu stáhnout tlačítkem Stáhnout žádost.
Kdo smí žádat
- Žádat smí člen, manažer a HR. A jen ten, kdo vykazuje čas.
- Vlastník a administrátor žádat nemusí. Do zamčeného měsíce zapíšou přímo, appka se jen zeptá (viz Oprava v zamčeném měsíci).
- Účetní výkazy nezapisuje. Měsíc umí v Uzávěrkách odemknout celé firmě.
- Žádáte vždy sám za sebe. Za kolegu zapsat nejde, požádat musí on.
- Odemknout jde jen měsíc, který je opravdu zamčený. Měsíc, který firma dočasně odemkla celý, žádost nepotřebuje.
Kolik žádostí
- Na jeden měsíc čeká vždy nejvýš jedna žádost.
- Za 24 hodin pošlete nejvýš 5 žádostí, i stažené se počítají. Žádost na víc měsíců se počítá jednou.
- Jednou žádostí požádáte nejvýš o 12 měsíců.
Jak žádost vyřídit
Žádosti vyřizuje vlastník, administrátor a účetní. Najdete je v Uzávěrkách, v kartě Žádosti o odemčení. Vedle ní stojí karta Zámek měsíce.
- Karta Žádosti o odemčení se ukáže, jen když nějaká žádost čeká nebo má někdo právě odemčeno. Když čeká žádost, má karta zvýrazněný okraj.
- Když se nic neděje, zbyde v kartě zámku jen řádek „Žádosti o odemčení: žádná nečeká“. Pokud za posledních 12 měsíců někdo žádal, řádek přidá souhrn („Za 12 měsíců 4 žádosti od 2 lidí“) a odkaz Kdo zapisuje po termínu. Když není zamčený žádný měsíc a nikdo nežádá, řádek se neukáže.
- U položky Uzávěrky v menu (na počítači i v telefonu) svítí červené číslo, kolik žádostí čeká. Žádost na víc měsíců se počítá jednou. Vlastní žádost se nepočítá. Po rozhodnutí číslo zmizí. Číslo vidí jen vlastník, administrátor a účetní. Když je Uzávěrky v kratším menu pod Další, svítí červená tečka u Další.
- Upozornění ve zvonečku i e-mail vás na kartu odkážou.
V hlavičce karty je stav, třeba „Čekají 2 žádosti“. Pod ním je seznam: kdo žádá, o které měsíce, kdy požádal a proč. Každá žádost má dvě tlačítka:
| Tlačítko | Co udělá |
|---|---|
| Schválit do ‹datum a čas› | Odemkne měsíc žadateli do konce dne (do půlnoci). Když do půlnoci zbývá méně než 2 hodiny, karta na to upozorní. |
| Zamítnout | Otevře okno Zamítnout žádost. Můžete tam napsat poznámku pro žadatele. Třeba „září už je vyfakturované — pošlete mi podklady.“ Poznámka je nepovinná, nejvýš 500 znaků. |
Pozor na žádost o víc měsíců. Rozhodujete o celé žádosti, schválit jen některé měsíce nejde. Chcete-li odemknout jen některé, žádost zamítněte a do poznámky napište které. Žadatel pošle novou.
Vlastní žádost schválit nemůžete. Rozhodne někdo jiný.
Žadatel dostane schválení i zamítnutí jako upozornění ve zvonečku i e-mailem.
Teď odemčeno
Pod frontou stojí seznam těch, kdo mají odemčeno právě teď: jméno, měsíce, do kdy a kolik výkazů (a hodin) už během odemčení zapsali. Tlačítkem Ukončit odemčení ho ukončíte dřív. Končí se celá žádost, i když obsahuje víc měsíců. Žadatel se to dozví jen ve zvonečku, e-mail nedostane.
Co odemčení povolí
Po schválení smí žadatel do půlnoci téhož dne ve vybraných měsících:
- zapsat své nové výkazy (ve Výkazu práce, v Mém dni, timerem, přes API i přes AI asistenta),
- přesunout do měsíce své koncepty a své výkazy,
- upravit nebo smazat své výkazy, pokud to jeho role v otevřeném měsíci jinak smí.
Rozepsané koncepty jde v zamčeném měsíci dopsat i bez odemčení.
Po schválení uvidí žadatel místo zámku pruh „Měsíc … máte odemčený do … — jen pro své výkazy.“ + Zapsat u dnů se mu v měsíci zase nabízí. Až čas vyprší, měsíc se pro něj sám zamkne.
Každý zápis, který přes odemčení projde, se uloží do historie změn (Audit log).
Co zůstává zamčené
Odemčení platí jen pro vlastní výkazy žadatele. Zamčené zůstává:
- náklady a odměny,
- nepřítomnosti,
- výkazy kolegů. Manažer, který píše za člověka, odemčení nevyužije. Požádat musí ten, komu výkaz patří,
- import výkazů a šablona týdne,
- vrácení schváleného výkazu.
Pro ostatní lidi ve firmě zůstává měsíc zamčený celý.
Co uvidí žadatel po rozhodnutí
Ve Výkazu práce se pruh u měsíce změní podle toho, jak žádost dopadla:
- Schváleno. Pruh říká, že máte měsíc odemčený do určitého času, jen pro své výkazy. Dopište je a odešlete.
- Zamítnuto. Pruh ukáže, kdo žádost zamítl, a poznámku, pokud ji schvalovatel napsal. Zapsat nic nejde. Můžete požádat znovu.
- Skončilo. Po konci odemčení pruh napíše, že odemčení skončilo a kdy.
Pruhy Zamítnuto a Skončilo zůstanou 7 dní, dokud je měsíc zamčený a nepožádali jste znovu.
Kdo zapisuje po termínu
Vedení se může ptát, kdo zapisuje pozdě po termínu. V Uzávěrkách je na to přehled. Otevřete ho odkazem Kdo zapisuje po termínu. Odkaz je v řádku v kartě zámku i v kartě žádostí a otevře okno s přehledem. Vidí ho vlastník, administrátor a účetní.
Přehled ukazuje posledních 12 měsíců po lidech:
| Sloupec | Význam |
|---|---|
| Člověk | Kdo o odemčení žádal. |
| Žádostí | Kolik žádostí podal. |
| Schváleno | Kolik jich vedení schválilo. |
| Zapsáno | Kolik výkazů a hodin člověk během odemčení zapsal. |
| Naposledy | Kdy žádal naposledy. |
Pod tabulkou je sbalený seznam Všechny žádosti (N). Kliknutím ho rozbalíte: u každé žádosti je důvod, rozhodnutí a co se během odemčení zapsalo. Jsou v něm i stažené žádosti, které tabulka nahoře nepočítá.
Do přehledu se počítají jen osobní žádosti. Zápisy vlastníka a administrátora s potvrzením a odemčení celé firmy najdete v historii změn.
Odemčení pro jednoho člověka, nebo pro celou firmu
| Pro jednoho člověka | Pro celou firmu | |
|---|---|---|
| Jak | Člověk požádá ve Výkazu práce | Uzávěrky → Odemknout |
| Kdo to udělá | Vlastník, administrátor nebo účetní žádost schválí | Vlastník, administrátor nebo účetní |
| Co se otevře | Jen vlastní výkazy žadatele | Celý měsíc: výkazy i náklady všech |
| Jak dlouho | Do konce dne, kdy žádost schválí | Podle volby, nejvýš 31 dní. Natrvalo jen vlastník nebo administrátor |
Když chce dopsat výkazy jen jeden člověk, otevírat celou firmu není potřeba. Okno Odemknout měsíc na to také upozorní.
API a AI asistent
REST API: GET a POST /api/v1/closures/lock/requests. Podrobně v přehledu endpointů.
AI asistent:
request_month_unlock— požádá o odemčení vlastních výkazů (jeden měsíc nebo víc). Odpověď jmenuje schvalovatele.list_month_unlock_requests— žádosti a přehled „kdo zapisuje po termínu“. Vlastník, administrátor a účetní vidí celou firmu, ostatní jen své žádosti.decide_month_unlock_request— schválí nebo zamítne žádost. Vlastník, administrátor, účetní.month_lock_statusukáže i to, co máte odemčeno, co čeká na schválení a kolik žádostí čeká na vás.
Žádost jde stáhnout a odemčení ukončit dřív v aplikaci nebo přes REST API, ne přes asistenta. Schválené odemčení platí i pro zápis vlastních výkazů přes API a asistenta.
Související: