Založení organizace

Po registraci a ověření e-mailu vás aplikace provede průvodcem založením organizace. Má dva kroky: Vaše firma a Shrnutí. Nahoře vidíte, v kterém jste (Krok 1 z 2). Vše, co zadáte, můžete později změnit v Nastavení.

Organizace vznikne až na konci, po kliknutí na Vytvořit organizaci. Do té doby se nic nezaložilo. Když průvodce zavřete uprostřed, po dalším přihlášení začnete znovu od začátku.

Máte čekající pozvánku?

Pokud na váš ověřený e-mail čeká pozvánka do jiné organizace, průvodce vás místo zakládání nové firmy rovnou přesměruje na její přijetí. Viz Pozvánky.

Krok 1: Vaše firma

Pár údajů, aby šla aplikace nastavit. Zabere to minutu.

Pole	Co s ním
Název firmy nebo vaše jméno	Povinné. Předvyplní se vaším jménem.
IČO (nepovinné)	Zadejte IČO a klikněte na Načíst z ARES. Aplikace doplní název firmy a adresu, u plátce DPH i DIČ. Bez IČO (freelancer, zahraniční firma) pole nechte prázdné.
Kolik lidí bude aplikaci používat?	Jen já, 2–5, 6–20, 21–50, 50+. Podle volby Jen já můžete na nástěnce přeskočit krok „Pozvi člena týmu“.
Budete čas vykazovat i vy?	Ano, pracuji na zakázkách, nebo Ne, jen řídím firmu. Kdo čas nevykazuje, vidí na nástěnce obrat a vytížení týmu místo vlastních hodin. Jde změnit kdykoli v Nastavení → Vzhled a zápis času → Sledování času.
Země	Česká republika, nebo Slovensko. Řídí se podle ní svátky a sazby DPH. Slovensko přepne měnu na EUR.
Měna	CZK, EUR nebo USD. Je to hlavní měna aplikace.
Telefon (nepovinné)	Jen u účtu, u kterého aplikace telefon nezná (třeba registrace přes Google). Pro případ, že vás budeme potřebovat kontaktovat.

Adresu a číslo bankovního účtu průvodce nechce. Doplníte je až u první faktury: na stránce Faktury i v okně nové faktury aplikace napíše „Pro faktury zatím chybí …“ a nabídne tlačítko Doplnit fakturační údaje. Viz První faktura.

Klikněte na Pokračovat.

ARES

ARES (Administrativní registr ekonomických subjektů) je veřejný registr Ministerstva financí ČR. Data se načítají v reálném čase.

Pokud už firma s tímto IČO v aplikaci účet má, ukáže se hláška Firma s tímto IČO už aplikaci používá. Požádejte jejího správce o pozvánku. Dotazů na IČO je nejvýš 10 za hodinu.

Krok 2: Shrnutí

Shrnutí ukazuje, co jste zadali. Pod ním jsou dvě nepovinné otázky a souhlas s podmínkami.

Dvě rychlé otázky (nepovinné)

Odpovědi pomáhají aplikaci zlepšovat. Firmu založíte i bez nich.

Co chcete hlavně řešit? Můžete vybrat víc možností:

• Výkazy práce pro klienty
• Sledování práce týmu
• Fakturace
• Náklady a doklady
• Ziskovost zakázek
• Plánování kapacit
• Dovolené a nepřítomnost
• Úkoly a projekty
• Jen se rozhlížím

Jak jste se o nás dozvěděli? Vybíráte jednu odpověď (druhým kliknutím výběr zrušíte):

• Vyhledávač (Google, Seznam…)
• ChatGPT nebo jiná AI
• Doporučil mi to někdo
• Sociální sítě
• Článek nebo blog
• Reklama
• Oslovili jste mě přímo
• Jinde

Odpovědi vidí provozovatel aplikace. V aplikaci nic nemění a nikdo jiný ve vaší organizaci je neuvidí. Odpověď na druhou otázku najdete v exportu svých dat.

Souhlas s podmínkami

Pro založení organizace musíte zaškrtnout souhlas: „Zakládám organizaci jménem firmy nebo jako podnikatel a přijímám podmínky používání včetně smlouvy o zpracování osobních údajů. Beru na vědomí zásady ochrany osobních údajů.“ Všechny tři dokumenty jsou odkazy, které se otevřou v nové záložce. Dokud souhlas nezaškrtnete, je tlačítko Vytvořit organizaci neaktivní.

Aplikace si uloží, kdo podmínky a smlouvu přijal, kdy, které znění a z jaké IP adresy. Smlouva o zpracování osobních údajů se tím uzavírá spolu s podmínkami, nic se nepodepisuje zvlášť.

Vytvoření

Klikněte na Vytvořit organizaci. Když se zakládání nepovede, chyba se ukáže přímo nad tlačítky. Tlačítkem ← Zpět se můžete vrátit a údaje opravit.

Co se po vytvoření stane

• Vznikne organizace a vy se stanete jejím vlastníkem.
• Začne 30denní zkušební období s plánem Business a organizace je ve zkušebním provozu.
• Nasadí se ukázková data (viz níže).
• Přijde vám uvítací e-mail.
• Otevře se nástěnka s kartou Začni tady (viz Rychlý start) a nahoře s modrým pruhem ukázky (viz níže).
• Menu je zkrácené na hlavní moduly, ostatní jsou pod Další (viz Kratší menu).

Ukázková data

Do nové organizace se nasadí ukázková data, abyste si aplikaci mohli hned vyzkoušet. Všechny názvy mají na začátku značku 📋.

Typ	Obsah
Klienti	Ukázkový klient a Interní (ukázka)
Projekty (střediska)	Redesign webu, SEO optimalizace a Administrativa, všechny s dovětkem „(ukázka)“
Výkazy	Pět vzorových záznamů práce za poslední dny, dva koncepty a tři schválené, celkem 15,5 hodiny

Dokud jsou ukázková data v organizaci, vidí vlastník a administrátor na každé stránce nahoře modrý pruh Prohlížíte si ukázková data. „Klikejte klidně, nic se nepokazí. Až budete chtít, začněte s vlastními.“ V pruhu jsou dvě tlačítka: Projít ukázku a Začít s vlastními daty.

Prohlídka ukázky

Projít ukázku vás provede ukázkovými daty ve třech zastávkách. U každé zastávky se otevře příslušná stránka a vedle důležitého místa krátký popis:

1. Výkazy: kdo, na čem a kolik hodin — Výkaz práce s ukázkovými výkazy a součtem za období.
2. Ziskovost: kolik vám práce vydělává — tržby, náklady a zisk ukázkových dat. Ukázka počítá náklad lidí jako 60 % sazby. Skutečný náklad nastavíte v Týmu u každého člena.
3. AI Reporty: zeptejte se větou — příklady otázek a pole pro vlastní dotaz. Když firma nemá AI zapnuté nebo ho tarif nemá, prohlídka má jen dvě zastávky.

Mezi zastávkami se posunete tlačítky Další zastávka a Zpět, křížkem nebo klávesou Esc prohlídku ukončíte. Když mezitím odejdete na jinou stránku, dole uprostřed zůstane lišta Prohlídka ukázky: zastávka 2 ze 3 s tlačítky Pokračovat a Ukončit prohlídku. Na poslední zastávce vyberete Začít s vlastními daty, nebo Ještě se rozhlédnu.

Prohlídku spustíte také tlačítkem Projít ukázku v kartě Začni tady, v menu pod avatarem (Nápověda a příručky → Projít ukázku) nebo přes ⌘K. Nabízí se jen vlastníkovi a administrátorovi a jen dokud jsou v organizaci ukázková data.

Začít s vlastními daty

Začít s vlastními daty se nejdřív zeptá: „Smažeme ukázkové klienty, projekty a výkazy. Nejde to vrátit zpět.“ (místo „projekty“ píše slovo, které firma používá). Potvrdíte tlačítkem Smazat ukázku a začít, nebo zůstanete u ukázky tlačítkem Zatím ne. Ukázkový projekt nebo klient, na kterém už máte vlastní práci, zůstane zachovaný. Jen se mu z názvu odstraní označení ukázky.

Po smazání se hned otevře okno Začněte s vlastními daty. Jedním formulářem v něm založíte prvního klienta, středisko a zapíšete první výkaz:

Pole	Co do něj patří
Pro koho pracujete?	Klient, třeba „Pekárna Novák“. Pracujete jen pro sebe? Napište svou firmu.
Na čem pro něj pracujete?	Projekt (středisko, zakázka) pod klientem, třeba „Správa webu“. Na něj pak zapisujete výkazy.
Co jste dnes dělali?	Popis první práce.
Hodiny	Kolik hodin, třeba 1,5 = hodina a půl. Od 0,25 do 24 hodin.

Klikněte na Uložit první výkaz. Výkaz se uloží na dnešek jako koncept a najdete ho ve Výkazu práce. Tlačítko Později okno zavře bez uložení.

Kdo čas nevykazuje, pole s výkazem v okně nemá. Po uložení založí jen klienta a projekt a aplikace nabídne Pozvat kolegy.

Okno otevřete i později tlačítkem Zapsat první výkaz (u nevykazujícího Založit prvního klienta) v kartě Začni tady.

Ukázková data můžete také smazat při spuštění ostrého provozu. Viz Zkušební provoz. Ukázkové výkazy se nepočítají do e-mailu „Chybělo vám něco?“ po skončení zkušebního období a ukázková střediska se nepočítají do limitu projektů plánu Free.

Kratší menu

Nová organizace má v levém menu jen hlavní moduly: Dashboard, Výkazy, Klienti, Projekty (podle toho, jak firma říká projektům, třeba Střediska nebo Zakázky) a Reporty. Ostatní moduly (Úkoly, Náklady, Tým, Kapacita, Faktury, Uzávěrky, Ziskovost, Kontrola financí, AI Reporty…) jsou pod tlačítkem Další. Kliknutím na Další se menu rozbalí, tlačítkem Méně zase sbalí. Prohlížeč si to pamatuje.

• Stránka, na které právě jste, je v menu vidět vždy.
• Když v některém skrytém modulu něco čeká, svítí u Další červená tečka.
• Další se ukáže, jen když by pod ním byly aspoň tři položky. Kdo má modulů málo (třeba člen), má často menu celé.

Organizace založené dřív mají menu celé, nic se jim nezměnilo. Když příručka píše „v levém menu“, u nové firmy hledejte modul i pod Další.

Celé, nebo kratší menu jen pro sebe

Nastavení firmy je jen výchozí stav. Každý si menu přepne sám pro sebe — kolegům ani firmě tím nic nezmění:

• Rychle: avatar vpravo nahoře → řádek Levé menu → Celé nebo Kratší. Změna je hned, na počítači i na telefonu. Řádek tam je, jen když by vám kratší menu něco schovalo.
• V Nastavení → Vzhled a zápis času → karta Levé menu: Podle firmy (výchozí, karta řekne, jaké menu má firma), Vždy celé menu, nebo Vždy kratší menu.

Když v menu pod avatarem zvolíte totéž, co má firma, vrátíte se k Podle firmy. Výchozí stav pro celý tým mění vlastník nebo administrátor v Nastavení → Firma → Názvy a menu (přepínač Kratší menu). Kdo si zvolil Vždy celé nebo Vždy kratší, toho změna firmy nepřepne — ani administrátora samotného (u přepínače to aplikace napíše).

Co dál?

1. Projít prohlídku ukázky, nebo rovnou začít s vlastními daty.
2. Pozvat kolegy do organizace.
3. Založit další klienty a projekty.
4. Projít Průvodce nastavením (devět otázek o tom, jak firma funguje).