Kontakty
Sekce Kontakty na kartě klienta má dvě části, které se pletou nejčastěji ze všeho. Rozdíl je ale jednoduchý.
Fakturační kontakt vs. kontaktní osoby
| Fakturační kontakt | Kontaktní osoby | |
|---|---|---|
| K čemu | Adresa, kam odcházejí faktury a reporty | Lidé, se kterými u klienta jednáte |
| Kolik jich je | Právě jeden | Až 10 |
| Kde se mění | V okně Upravit klienta | Přímo na kartě |
| Na kartě | Jen ke čtení | Přidávání i úpravy |
| Co dělá | Aplikace na něj posílá dokumenty | Nic — je to evidence |
Přidání kontaktní osoby s e-mailem neznamená, že jí budou chodit faktury. Dokumenty odcházejí výhradně na fakturační kontakt.
Když chcete změnit, kam se posílají faktury, upravte fakturační kontakt v okně Upravit klienta — ne kontaktní osobu.
Obě evidence jsou záměrně oddělené a nesynchronizují se. Fakturační kontakt bývá obecná adresa (faktury@firma.cz), zatímco kontaktní osoby jsou konkrétní lidé. Míchat je dohromady by znamenalo, že přidání kontaktu na marketingového specialistu přesměruje fakturaci.
Fakturační kontakt
Na kartě se zobrazuje s ikonou účtenky a popiskem, že na tento e-mail odcházejí faktury a reporty.
Pokud vyplněný není, uvidíte upozornění „Fakturační kontakt není vyplněný — doplňte ho v editaci klienta."
Změníte ho tlačítkem Upravit klienta v hlavičce karty (smí Owner, Admin a manažer).
Kontaktní osoby
Tlačítkem Přidat kontakt založíte osobu s poli:
| Pole | Poznámka |
|---|---|
| Jméno | Povinné |
| Role | Volný text — např. „majitel", „fakturace", „marketing" |
| Nepovinné | |
| Telefon | Nepovinné |
| Poznámka | Nepovinné — např. „nemá rád telefonáty po 16:00" |
| Hlavní kontakt | Zaškrtávátko |
Hlavní kontakt
Označením osoby jako Hlavní se automaticky odznačí předchozí — hlavní kontakt je vždy právě jeden. Zobrazuje se první v seznamu s odznakem Hlavní.
Je to čistě informace pro tým („na koho se obrátit první"), nemá to vliv na to, kam chodí dokumenty.
Limit
Klient může mít nejvýš 10 kontaktních osob. Po dosažení limitu tlačítko Přidat kontakt zmizí.
Kdo smí kontakty spravovat
Kontakty smí přidávat, upravovat i mazat všechny role, které se dostanou na kartu — Owner, Admin, manažer (v rámci svého rozsahu) a účetní.
Na rozdíl od záznamů v historii tu neplatí pravidlo „jen autor" — kontakty jsou sdílená evidence, ne osobní poznámka. Když kolega odejde, jeho kontakty zůstanou spravovatelné.
Mazání je trvalé
Smazání kontaktu je nevratné — dialog to připomíná hláškou „Kontakt {jméno} se trvale odstraní." Nezůstane po něm žádná stopa, na rozdíl od záznamů v historii.
Protože jde o osobní údaje, vytvoření, úprava i smazání kontaktu se zapisují do záznamu změn (audit log). V historii klienta se ale neobjeví — ta je pro byznysové události.