Kontrola financí
Kontrola financí je jedna obrazovka, na které ověříte, že máte na všech projektech správně nastavené peníze — sazby, paušály a rozpočty. Vznikla pro situaci, kdy se uzavírá měsíc a potřebujete vědět, jestli někde něco nechybí, aniž byste otevírali každého klienta a každý projekt zvlášť.
V levém pruhu pod ikonou Ziskovost → Přehled kontroly, nebo přes ⌘K (Ctrl+K) → „Přejít na Kontrolu financí".
Vidí ji vlastník, administrátor a účetní. Manažer ji nemá — je to přehled přes celou organizaci včetně klientů, které nemá v gesci.
Proč to nejde vyčíst z exportů
Sazba není jedno pole. Aplikace ji hledá postupně na osmi místech (ceník projektu → sazba projektu → sazba klienta → firemní ceník typů práce → hodinovka člena → výchozí sazba organizace) a použije první vyplněnou. Když si vyexportujete projekty a klienty zvlášť, uvidíte jednotlivé kousky, ale ne výsledek — a hlavně ne to, co se stane u projektu, kde není vyplněný žádný.
Kontrola financí proto ukazuje výsledek, ne suroviny.
Tabulka
Řádek = jeden projekt (podle nastavení organizace se jim může říkat střediska nebo zakázky). Sloupce:
| Sloupec | Co v něm je |
|---|---|
| Klient / Projekt | základ |
| Typ rozpočtu | Hodinová sazba, Pevná cena, Měsíční limit hodin, Interní |
| Rozpočet | hodiny, částka nebo cena díla — podle typu |
| Paušál | který balíček projekt čerpá, kolik hodin měsíčně a za kolik — nebo „Mimo paušál" |
| Sazba | sazba, kterou dostane běžný výkaz, a odkud pochází |
| Vlastní sazby | počet ceníkových výjimek projektu (kliknutím rozbalíte hodnoty) |
| Stav | „V pořádku", nebo nálezy ke kontrole |
Tabulku můžete řadit kliknutím na záhlaví, filtrovat hledáním (funguje i na zkratky klientů) a přepínačem Jen ke kontrole si nechat jen problémové řádky.
Co znamená „Podle hodinovek členů"
Projekt ani klient nemají vyplněnou sazbu. Každý výkaz se pak ocení hodinovkou toho, kdo ho zapsal — každý člen tedy jinou částkou. Kdo hodinovku vyplněnou nemá, dostane výchozí sazbu organizace; a pokud není vyplněná ani ta, uloží se výkaz s nulovou částkou.
Je to legitimní způsob práce (spousta agentur účtuje podle seniority člověka), proto to není označené jako chyba. U projektu, který čerpá paušál, je to ale důležité — viz dále.
Nálezy
Panel nahoře shrnuje, co je potřeba zkontrolovat. Nálezy jsou formulované jako „ke kontrole", ne jako chyby: aplikace nepozná záměrné nastavení od zapomenutého.
Fakturovatelné výkazy s nulovou částkou
Nejdůležitější kontrola, protože jde o už vzniklou škodu. Ukazuje výkazy za tento a minulý měsíc, které se uložily bez sazby.
Sazba i částka se do výkazu zapisují v okamžiku jeho vzniku. Když dnes doplníte sazbu projektu, staré výkazy zůstanou na nule — je potřeba je opravit ručně ve Výkazech. U výkazů, které už jsou vyfakturované, to nejde vůbec.
Rozpad ukazuje i výkazy na archivovaných zakázkách a výkazy bez zařazení, ať souhrn sedí s tím, co je pod ním vypsané.
Čerpá paušál, ale chybí sazba pro přesah
Přesně situace, kvůli které stránka vznikla. Projekt čerpá měsíční balíček hodin, ale nemá vlastní ani klientskou sazbu. Dokud se balíček nevyčerpá, nic se neděje. Hodiny nad jeho rámec se ale ocení hodinovkou toho, kdo je vykázal — nebo nulou, pokud ji nemá.
Vlastní sazba s nulou
Ceníková výjimka projektu (sazba pro konkrétního člena nebo typ práce) nastavená na nulu. Taková sazba přebije sazbu projektu i klienta, takže výkazy té kombinace se ukládají s nulovou částkou — i když projekt vypadá zdravě nastavený. Pokud je to záměr (dohodnutá práce zdarma), nález ignorujte.
Ostatní kontroly
- Mimo paušál a bez sazby — klient paušál má, ale tenhle projekt do něj nespadá a nemá vlastní ani klientskou sazbu.
- Bez sazby — informační stav „oceňuje se hodinovkami členů".
- Členové bez hodinovky — jmenný seznam. Bez výchozí sazby organizace padnou jejich výkazy na nulu.
- Výchozí sazba organizace není vyplněná — poslední záchranná síť. Nastaví ji vlastník nebo administrátor v Nastavení → Organizace (účetní na ten tab přístup nemá).
- Paušál bez ceny — balíček kryje hodiny, ale do tržeb se počítá nula.
- Pevná cena bez částky — dokončení zakázky vydá nulovou tržbu.
- Sazba by se doplnila v jiné měně — klient je veden v jiné měně než organizace, takže hodinovka člena by se do výkazu zapsala ve špatné měně.
Číslo v hlavičce („7 projektů · 3 řádky ke kontrole") a filtr počítají jen varování. Stav „Bez sazby" mezi ně nepatří — jinak by agentura, která záměrně oceňuje hodinovkami členů, viděla každý svůj řádek jako úkol.
Sazby členů
Sekce dole vypisuje prodejní hodinovky aktivních členů — poslední úroveň kaskády, na kterou se propadne všechno, co nemá sazbu jinde. Interní náklady sem nepatří, ty najdete v Ziskovosti.
U větších týmů (nad 12 členů) se ve výchozím stavu ukážou jen členové bez vyplněné hodinovky; zbytek rozbalíte tlačítkem.
Export
Dvě tlačítka vpravo nahoře:
- Export CSV — celá tabulka včetně vazeb (paušál, zdroj sazby, měna, nálezy). Respektuje aktivní filtr.
- Export sazeb členů — jméno, hodinovka, měna.
Hodnoty vlastních sazeb jsou v rozkliku na obrazovce; v CSV je jen jejich počet.
Co tabulka neukazuje
- Čerpání paušálu (kolik hodin je vyčerpáno) — to najdete na kartě klienta v záložce Paušály, kde je i graf. Tady jde o nastavení, ne o provoz.
- Archivované a dokončené projekty — v řádcích nejsou. Výkazy s nulovou částkou se z nich ale počítají dál, protože ta škoda existuje bez ohledu na dnešní stav projektu.
- Prázdný rozpočet u hodinové sazby není nález — znamená „bez limitu", což je běžné nastavení.
Už zapsané výkazy nesou sazbu z doby, kdy vznikly. Změna nastavení je zpětně nepřepočítá — proto má smysl kontrolu spouštět na začátku měsíce, ne až při uzávěrce.
Související
- Ziskovost — kolik na projektech vyděláváte
- Rozpočty a typy rozpočtu
- Klientské paušály