Kontrola financí
Kontrola financí je jedna obrazovka, na které ověříte, že máte na všech projektech správně nastavené peníze — sazby, paušály a rozpočty — a že náklady lidí sedí: nákladovky, odměny, výkazy bez střediska, náklady mimo střediska. Vznikla pro situaci, kdy se uzavírá měsíc a potřebujete vědět, jestli někde něco nechybí, aniž byste otevírali každého klienta, každý projekt a každého člena zvlášť.
Vlastník a administrátor ji mají v levém pruhu jako samostatnou ikonu Kontrola financí. Dál je v panelu pod ikonou Ziskovost → Přehled kontroly a přes ⌘K (Ctrl+K) → „Přejít na Kontrolu financí".
Vidí ji vlastník, administrátor a účetní. Manažer ji nemá — je to přehled přes celou organizaci včetně klientů, které nemá v gesci. Kontrola financí není vázaná na tarif.
Proč to nejde vyčíst z exportů
Sazba není jedno pole. Aplikace ji hledá postupně na osmi místech (ceník projektu → sazba projektu → sazba klienta → firemní ceník typů práce → hodinovka člena → výchozí sazba organizace) a použije první vyplněnou. Když si vyexportujete projekty a klienty zvlášť, uvidíte jednotlivé kousky, ale ne výsledek — a hlavně ne to, co se stane u projektu, kde není vyplněný žádný.
Kontrola financí proto ukazuje výsledek, ne suroviny.
Tabulka
Řádek = jeden projekt (podle nastavení organizace se jim může říkat střediska nebo zakázky). Sloupce:
| Sloupec | Co v něm je |
|---|---|
| Klient / Projekt | základ |
| Typ rozpočtu | Hodinová sazba, Pevná cena, Měsíční limit hodin, Interní |
| Rozpočet | hodiny, částka nebo cena díla — podle typu |
| Paušál | který balíček projekt čerpá, kolik hodin měsíčně a za kolik, jestli se hodiny nad balíček fakturují, nebo jdou zdarma — nebo „Mimo paušál" |
| Sazba | sazba, kterou dostane běžný výkaz, a odkud pochází |
| Vlastní sazby | počet ceníkových výjimek projektu (kliknutím rozbalíte hodnoty) |
| Stav | „V pořádku", nebo nálezy ke kontrole |
Tabulku můžete řadit kliknutím na záhlaví, filtrovat hledáním (funguje i na zkratky klientů) a přepínačem Jen ke kontrole si nechat jen problémové řádky.
Co znamená „Podle hodinovek členů"
Projekt ani klient nemají vyplněnou sazbu. Každý výkaz se pak ocení hodinovkou toho, kdo ho zapsal — každý člen tedy jinou částkou. Kdo hodinovku vyplněnou nemá, dostane výchozí sazbu organizace; a pokud není vyplněná ani ta, uloží se výkaz s nulovou částkou.
Je to legitimní způsob práce (spousta agentur účtuje podle seniority člověka), proto to není označené jako chyba. U projektu, který čerpá paušál, je to ale důležité — viz dále.
Nálezy
Panel nahoře shrnuje, co je potřeba zkontrolovat. Nálezy jsou formulované jako „ke kontrole", ne jako chyby: aplikace nepozná záměrné nastavení od zapomenutého. Barva karty říká, jak je nález naléhavý: červená = už vzniklá škoda, oranžová = ke kontrole, žlutá = jen informace.
Každá karta říká, co s nálezem dělat, a často má tlačítko rovnou na místo, kde se to opraví (Výkazy s filtrem, Nastavení, Pravidelné položky…).
Sazby a výnosy
Fakturovatelné výkazy s nulovou částkou
Nejdůležitější kontrola, protože jde o už vzniklou škodu. Ukazuje výkazy za tento a minulý měsíc, které se uložily bez sazby.
Sazba i částka se do výkazu zapisují v okamžiku jeho vzniku. Když dnes doplníte sazbu projektu, staré výkazy zůstanou na nule — je potřeba je opravit ručně ve Výkazech. U výkazů, které už jsou vyfakturované, to nejde vůbec.
Rozpad ukazuje i výkazy na archivovaných zakázkách a výkazy bez zařazení, ať souhrn sedí s tím, co je pod ním vypsané.
Čerpá paušál, ale chybí sazba pro přesah
Přesně situace, kvůli které stránka vznikla. Projekt čerpá měsíční balíček hodin, ale nemá vlastní ani klientskou sazbu. Dokud se balíček nevyčerpá, nic se neděje. Hodiny nad jeho rámec se ale ocení hodinovkou toho, kdo je vykázal — nebo nulou, pokud ji nemá.
Když má paušál zapnuté „Hodiny nad balíček jsou zdarma“, nález nevzniká. Místo něj je jen informace Čerpá paušál, sazba jen pro reporty: sazba se tu nefakturuje, používá se jen pro hodnotu práce v reportech a v Ziskovosti „dle výkazů“.
Vlastní sazba s nulou
Ceníková výjimka projektu (sazba pro konkrétního člena nebo typ práce) nastavená na nulu. Taková sazba přebije sazbu projektu i klienta, takže výkazy té kombinace se ukládají s nulovou částkou — i když projekt vypadá zdravě nastavený. Pokud je to záměr (dohodnutá práce zdarma), nález ignorujte.
Ostatní kontroly sazeb
- Mimo paušál a bez sazby — klient paušál má, ale tenhle projekt do něj nespadá a nemá vlastní ani klientskou sazbu.
- Bez sazby — informační stav „oceňuje se hodinovkami členů".
- Členové bez hodinovky — jmenný seznam. Bez výchozí sazby organizace padnou jejich výkazy na nulu.
- Výchozí sazba organizace není vyplněná — poslední záchranná síť. Vyplní ji vlastník nebo administrátor v Nastavení → Sazby a náklady (účetní do té sekce přístup nemá).
- Paušál bez ceny — balíček kryje hodiny, ale do tržeb se počítá nula.
- Pevná cena bez částky — dokončení zakázky vydá nulovou tržbu.
- Sazba by se doplnila v jiné měně — klient je veden v jiné měně než organizace, takže hodinovka člena by se do výkazu zapsala ve špatné měně.
Náklady lidí
| Nález | Co znamená | Co s tím |
|---|---|---|
| Členové bez nákladovky | Lidé, kteří sledují čas a nemají vyplněný náklad. Jejich práce vypadá v Ziskovosti jako čistý zisk. Oranžová, když někdo z nich v tomto nebo minulém měsíci vykázal hodiny, jinak jen informace. | Doplnit náklad na kartě člena, nebo zapnout Nákladovku u něj nevedeme. Na rozdíl od sazeb se minulé výkazy po doplnění nákladovky dopočítají zpětně samy. |
| Měsíční náklad bez částky | Typ nákladu je Měsíčně, ale částka je prázdná, takže hodina vychází na nulu. | Doplnit částku na kartě člena. |
| Nákladovky nevedete | Nikdo nemá vyplněný náklad. Ziskovost pak marži ani zisk nepočítá a ukáže „—“. Jen informace, zmizí s první vyplněnou nákladovkou. | Nic, pokud interní náklady sledovat nechcete. |
| Měsíční odměna bez data nástupu | Člen má měsíční odměnu, nemá datum nástupu a jeho profil vznikl až po 1. dni minulého měsíce. Odměna se mu uznává i za dny, kdy ve firmě ještě nebyl. | Doplnit Datum nástupu na kartě člena. |
| Neproplacený přesčas nad 150 h za rok | Zaměstnanci na plný úvazek s měsíční odměnou a „Práce nad úvazek: Neproplácí se“ mají za rok víc než 150 h práce nad úvazek (orientačně podle výkazů, za kalendářní rok minulého měsíce). Jen informace — vedoucím zaměstnancům smí smlouva zahrnout víc. | Zkontrolovat smlouvu, případně na kartě člena přepnout na Proplácí se. Viz Přesčas a nevykázané hodiny. |
Náklady mimo střediska a odhady
| Nález | Co znamená | Co s tím |
|---|---|---|
| Náklady v Nezařazeno | Za minulý měsíc zůstala v rozpisu nákladů mimo střediska odměna nebo náklad, který pravidla nikam neposlala (třeba odměna lidí bez výkazů, náklady bez střediska). Marže středisek jsou o tuto částku lepší, než ve skutečnosti jsou. Práce bez střediska se sem nepočítá, tu hlásí samostatný nález. Dokud firma pravidla neuložila, je karta oranžová; po uložení je to vaše rozhodnutí a karta je jen žlutá připomínka. | Nastavit řádky Člověk v měsíci nic nevykázal a Náklady bez střediska v Kam patří náklady. Tlačítko Otevřít Kam patří náklady. |
| Odhady pravidelných položek bez dokladu | U pravidelné položky (nájem, leasing…) v uplynulých měsících stále stojí odhad a čeká na doklad. Ziskovost těch měsíců počítá s odhadem. | Nahrát doklad, nebo zadat skutečnou částku v Pravidelných položkách. Když měsíční doklad nechodí, přepnout položku na „Pevná částka podle smlouvy“. Tlačítko Otevřít Pravidelné položky. |
Výkazy
| Nález | Co znamená | Co s tím |
|---|---|---|
| Výkazy bez střediska | Práce bez projektu za tento a minulý měsíc, po lidech. Taková práce se nikdy nedostane do uzávěrky, klientského reportu, faktury ani paušálu. | Tlačítko Otevřít Výkazy s filtrem a tam výkazy hromadně přiřadit. Karta poradí i zapnout povinné středisko v Nastavení → Výkazy, pokud je vypnuté. |
| Výkazy před datem Výkazy od | Práce zapsaná před datem, od kterého firma v aplikaci vykazuje (celá historie). Buď překlep v roce, nebo importovaná historie. | Opravit datum u výkazu, nebo posunout Výkazy od v Nastavení → Výkazy. Viz Zámek měsíce. |
| Klientská práce zapsaná jako nefakturovatelná | Výkazy na běžném (ne interním) středisku za tento a minulý měsíc, které nesou sazbu, ale jsou označené jako nefakturovatelné. Do výnosu nejdou, mzda za ně v nákladech zůstává. | Buď je to záměr, nebo omyl při zápisu. Tlačítko Otevřít Reporty s filtrem Nefakturovatelné; u výkazu to opravíte zaškrtnutím Fakturovatelné. |
| Práce ve dnech absence | Za minulý měsíc dny s celodenní schválenou absencí a zároveň výkazem práce. Den se v nákladech počítá jako volno i jako práce. Jen informace, zápis práce o dovolené je povolený. | Pokud člověk opravdu pracoval, zkraťte absenci. Tlačítko Otevřít Absence. |
Číslo v hlavičce („7 projektů · 3 řádky ke kontrole") a filtr Jen ke kontrole počítají jen řádky projektů s varováním. Stav „Bez sazby" mezi ně nepatří — jinak by agentura, která záměrně oceňuje hodinovkami členů, viděla každý svůj řádek jako úkol. Nálezy za celou organizaci (náklady lidí, Nezařazeno, výkazy) jsou jen v panelu nahoře, do počtu řádků se nepočítají.
Účetní a stránka Tým
Účetní Kontrolu financí vidí, ale na stránku Tým přístup nemá (vyplňování mezd je práce HR a administrátora). Karty jí proto neukazují odkaz na Tým a pokyn zní „zařídí správce nebo HR“. Jména v kartě vidí, to k práci stačí. Stejně tak pravidla Kam patří náklady mění jen vlastník nebo administrátor.
Sazby členů
Sekce dole vypisuje prodejní hodinovky aktivních členů — poslední úroveň kaskády, na kterou se propadne všechno, co nemá sazbu jinde. Interní náklady sem nepatří, ty najdete v Ziskovosti.
U větších týmů (nad 12 členů) se ve výchozím stavu ukážou jen členové bez vyplněné hodinovky; zbytek rozbalíte tlačítkem.
Export
Dvě tlačítka vpravo nahoře:
- Export CSV — celá tabulka včetně vazeb (paušál, zdroj sazby, měna, nálezy). Respektuje aktivní filtr.
- Export sazeb členů — jméno, hodinovka, měna.
Hodnoty vlastních sazeb jsou v rozkliku na obrazovce; v CSV je jen jejich počet.
Co tabulka neukazuje
- Čerpání paušálu (kolik hodin je vyčerpáno) — to najdete na kartě klienta v záložce Paušály, kde je i graf. Tady jde o nastavení, ne o provoz.
- Archivované a dokončené projekty — v řádcích nejsou. Výkazy s nulovou částkou se z nich ale počítají dál, protože ta škoda existuje bez ohledu na dnešní stav projektu.
- Prázdný rozpočet u hodinové sazby není nález — znamená „bez limitu", což je běžné nastavení.
- Starší výkazy — nálezy o výkazech (nulová částka, bez střediska, nefakturovatelné) se počítají za aktuální a minulý měsíc. Starší neoceněné hodiny se v Ziskovosti počítají dál, ale kontrola je nehlásí.
Už zapsané výkazy nesou sazbu z doby, kdy vznikly. Změna nastavení je zpětně nepřepočítá — proto má smysl kontrolu spouštět na začátku měsíce, ne až při uzávěrce.
Související
- Ziskovost — kolik na projektech vyděláváte
- Kam patří náklady — kam jdou odměny a náklady mimo přímou práci
- Odměna člena a její historie
- Rozpočty a typy rozpočtu
- Klientské paušály