První faktura
Jakmile máte schválené výkazy, můžete z nich vytvořit fakturu.
Předpoklady
- Plán Starter nebo vyšší (zkušební období má plán Business). Na plánu Free fakturace není, klientské reporty ale fungují.
- Zapnutý modul Fakturace: Nastavení → Fakturace a banka → Modul Fakturace → Fakturujeme v aplikaci. Pokud fakturujete jinde, modul vypněte a použijte klientské reporty.
- Alespoň jeden schválený výkaz pro klienta, kterému chcete fakturovat. Pokud schvalování nevyžadujete, je odeslaný výkaz schválený hned.
- Vyplněné fakturační údaje organizace (IČO, DIČ, adresa) a bankovní účet: Nastavení → Fakturace a banka → Fakturační údaje a Bankovní účty. Průvodce založením organizace se na adresu ani účet neptá. Pokud jste v něm zadali IČO, máte z ARES vyplněný název, adresu a případně DIČ. Co chybí, vám řekne stránka Faktury i okno nové faktury („Pro faktury zatím chybí adresa a číslo účtu.“) s tlačítkem Doplnit fakturační údaje. Doplňte je dřív, než fakturu vystavíte: vystavená faktura si údaje pamatuje a dodatečně se nezmění.
- Klient s vyplněnými fakturačními údaji.
Postup
- Otevřete Faktury v levém menu (otevře se stránka Fakturace).
- Klikněte na Nová faktura.
- Vyberte klienta. Jeho fakturační údaje se doplní automaticky.
- Napište Předmět fakturace (popis plnění). Je povinný, protože ho vyžaduje zákon o DPH.
- Zkontrolujte Datum vystavení, DÚZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) a Splatnost a případně upravte Sazbu DPH.
- V seznamu Schválené záznamy vyberte výkazy, které chcete fakturovat. Pomůže filtr období (Minulý měsíc, Tento měsíc, Celé období) a tlačítko Vybrat vše.
- Zkontrolujte položky faktury: hodiny, sazbu a celkovou částku.
- Klikněte na Vytvořit fakturu.
Fakturu můžete místo výkazů vystavit také z odeslaného klientského reportu (volba Z klientského reportu u Zdroje dat). Viz Faktura z klientského reportu. Všechna pole a možnosti popisuje kapitola Vytvoření faktury.
Co se vygeneruje automaticky
- Číslo faktury a variabilní symbol — z číselné řady, kterou nastavíte v Nastavení → Fakturace a banka → Číslování faktur (viz Číslování faktur).
- QR kód pro platbu — SPAYd (CZK) nebo EPC Credit Transfer (EUR).
- Datum splatnosti a DÚZP — předvyplněné, před vytvořením je můžete změnit.
Odeslání klientovi
Fakturu můžete:
- Stáhnout jako PDF — tlačítko Stáhnout na detailu faktury.
- Odeslat e-mailem — klient dostane e-mail s PDF přílohou.
- Exportovat do ISDOC — český XML formát pro účetní software.
- Odeslat do Fakturoidu — tlačítkem FK u odeslané nebo zaplacené faktury (plán Business). U konceptu je tlačítko šedé.
tip
QR kód na faktuře umožní vašemu klientovi zaplatit jedním naskenováním v mobilním bankovnictví. Obsahuje číslo účtu, částku i variabilní symbol.
Stav faktury
Nová faktura vznikne jako Koncept a výkazy na ní se hned přepnou do stavu Fakturovaný. Po odeslání klientovi má faktura stav Odesláno, po úhradě Zaplaceno.