Zkušební provoz, ostrý provoz a Průvodce nastavením

Od 16. 9. 2026 začíná každá nově založená organizace ve zkušebním provozu. Nic v něm nebrání práci — zapisujete výkazy, zakládáte klienty, zkoušíte faktury. Jen se s daty zachází jako s pokusem, dokud vlastník neřekne jinak: klepnutím na Začít ostrý provoz.

Nová organizace má navíc ukázková data (klienti, střediska a výkazy se značkou 📋), na kterých si můžete všechno vyzkoušet.

Organizace založené před 16. 9. 2026

Jsou v ostrém provozu automaticky. Nic se jim nezměnilo a obrazovku Začít ostrý provoz nemají. Průvodce nastavením (níže) je ale k dispozici i jim.

Kde to najdu

Zkušební provoz a Průvodce nastavením vidí a spouští vlastník a administrátor. Členové týmu je nevidí.

• Horní lišta (na počítači a tabletu): šedá pilulka Nastavení s proužkem a počtem vyřízených otázek Průvodce nastavením, třeba 3/9 (v užším okně jen proužek a 3/9). Počítají se zodpovězené i přeskočené otázky. Kliknutí otevře průvodce na další otevřené otázce. Když jsou všechny vyřízené, pilulka zezelená na Připraveno k ostrému provozu a vede na obrazovku Začít ostrý provoz.
• Nastavení → Firma: nahoře je karta Zkušební provoz s počtem vyřízených otázek („3 z 9 otázek vyřízeno“) a tlačítky Projít průvodce a Začít ostrý provoz. V ostrém provozu se karta jmenuje Průvodce nastavením a má jen tlačítko Projít průvodce.
• Na mobilu pilulka není. Nastavení a spuštění provozu se dělá u počítače.

Zkušební provoz ≠ zkušební tarif

Pilulka Zkušební tarif · ještě 25 dní (v posledních 3 dnech červená) je jiná věc: 30 dní funkcí Business zdarma. Vyprší sama a vede do plateb (Registrace). Spuštění ostrého provozu na tarif nemá vliv.

Začít ostrý provoz

Obrazovka má dvě části.

Než začnete — seznam devíti otázek Průvodce nastavením se stavem zodpovězeno / přeskočeno / otevřít. Kliknutí otevře přímo tu konkrétní otázku. Nic z toho spuštění nebrání; jen se pak peníze a práva počítají podle výchozích hodnot.

Co udělat s daty ze zkoušení — tři cesty, u každé je předem spočítáno, co přesně se stane:

Cesta	Co se stane	Kdy se hodí
Ponechat vše	Nic se nemaže.	Zkoušeli jste na skutečných datech nebo importovali historii.
Ponechat moje, smazat ukázku	Smažou se jen ukázkové výkazy, střediska a klienti (ikona 📋). Ukázkové středisko, na kterém máte vlastní práci, zůstane i s klientem — bez značky ukázky.	Nejčastější případ.
Čistý stůl	Smaže se všechno, co v organizaci vzniklo: klienti a s nimi střediska, úkoly, faktury, paušály a klientské reporty, dále výkazy, náklady a jejich doklady, odměny nad rámec mzdy, absence, plán kapacit a upozornění ve zvonečku. Zůstane organizace, členové a jejich HR údaje, nastavení, typy absencí, štítky, číselníky, šablony výkazů, API klíče, integrace, webhooky a zprávy. Číselná řada faktur se vrátí na 1.	Jen jste klikali a chcete začít od nuly.

Čistý stůl je nevratný, proto před ním opisujete přesný název organizace.

Po spuštění je organizace v ostrém provozu natrvalo. Datum je vidět na téže obrazovce, pilulka zmizí a aplikace už data ze zkoušení nikdy nenabídne ke smazání. Případný zámek měsíce ze zkoušení se při spuštění zruší, ať ostrý provoz začíná bez hranice. Spuštění se zapíše do auditního logu.

Průvodce nastavením

Devět otázek jazykem firmy. Od druhé otázky mluví průvodce slovem, které jste zvolili v první (projekt, středisko, nebo zakázka). Každá odpověď rovnou zapíše nastavení organizace a pod otázkou stojí, co se tím v aplikaci změní. Každou otázku můžete přeskočit (Zatím nevím, nechat výchozí) — pak platí výchozí hodnota. Odpověď uložíte tlačítkem Uložit a další (u poslední Uložit a dokončit), Zpět se vrátí o otázku. U každé otázky je odkaz na podrobnosti v Nastavení; průvodce je výběr toho nejdůležitějšího, ne úplný seznam.

Průvodce je pro vlastníka a administrátora a dá se projít kdykoli znovu, i v ostrém provozu.

1. Pojmenování

Jak u vás říkáte tomu, na co lidé vykazují čas — projekty, střediska, nebo zakázky. Zvolené slovo se propíše do každé obrazovky, exportu i e-mailu. Podrobnosti: Nastavení organizace.

2. Pracovní týden

Kdy u vás lidé běžně pracují?

• Pondělí až pátek — délku pracovního dne zadáte níž (pole Délka pracovního dne (hodiny)).
• 4 dny po 10 hodinách
• Pondělí až sobota — délku dne zadáte níž.
• Jinak — směny, víkendy, různě dlouhé dny — tahle volba nic neuloží. Odkaz Otevřít Pracovní týden v Nastavení vás pošle tam, kde nastavíte každý den zvlášť.

Odpověď se uloží stejně jako v Nastavení: platí od tohoto měsíce a svátky se nemění. Když už máte pracovní týden uložený v Nastavení, je otázka vyřízená sama. Podrobnosti: Pracovní týden.

3. Sazby

Účtujete klientům hodinovou sazbu?

• Ano, jednu výchozí sazbu — zadáte ji a doplní se všude, kde není nic konkrétnějšího.
• Ano, různé podle klienta nebo střediska — sazby nastavíte u klienta a u střediska; výchozí sazba organizace zůstane prázdná.
• Ne, účtujeme paušál nebo pevnou cenu — hodinovou sazbu nepotřebujete.

Sazba se hledá od nejkonkrétnější: člověk na středisku → středisko → klient → ceník činností → osobní sazba člověka → výchozí sazba organizace (celé pořadí). Osobní sazba tedy nepřebije sazbu střediska ani klienta. Když není nikde, výkaz se uloží s nulovou částkou a pozdější doplnění sazby ho zpětně neopraví. Kontrola financí takové výkazy hlásí.

4. Fakturace

Budete faktury vystavovat v aplikaci? Pokud ano, doplníte IČO, DIČ (jen plátce DPH) a bankovní účet — IBAN se dopočítá. Pokud fakturujete jinde, modul fakturace se schová a zůstanou klientské reporty. Podrobnosti: Modul Fakturace, Bankovní účty.

5. Schvalování výkazů

Kontroluje někdo výkazy, než se z nich stane faktura?

• Ne — výkaz platí hned po odeslání.
• Ano, manažer je schvaluje — odeslaný výkaz čeká na schválení, manažer ho může vrátit s poznámkou.
• Ano, a schválený výkaz zamknout — po schválení ho upraví už jen administrátor.

Podrobnosti: Schvalování výkazů.

6. Středisko u výkazu

Musí mít každý výkaz středisko? (Průvodce i název otázky mluví vaším slovem, třeba „Projekt u výkazu“.) Výkaz bez střediska se nikdy nedostane do uzávěrky, reportu ani faktury.

• Ne — výkaz bez střediska je v pořádku (interní práce, schůzky).
• Před odesláním ano — koncept se uloží i bez střediska, ale odeslat ani schválit bez něj nejde. Doporučeno.
• Vždy, i u konceptu — každý zápis musí mít středisko hned.

Nepřítomnost se nepočítá — pravidlo je o práci, ne o dovolené.

7. Zaokrouhlování času

Zaokrouhlujete vykázaný čas? Ne / na 15 minut / na 30 minut. Zaokrouhlení se použije při zápisu výkazu, historie se nemění. Jemnější kroky (5, 6 a 10 minut) jsou v Nastavení.

8. Dovolené a absence

Chcete evidovat dovolené a absence v aplikaci? S modulem lidé žádají o dovolenou v aplikaci, schválí ji vlastník, administrátor nebo HR, aplikace vede zůstatek dovolené a absence se propíše do výkazu i do kapacit. Bez modulu se u člena vede jen počet dní volna v měsíci pro výpočet kapacity. Modul je v tarifu Business a vyšším. Podrobnosti: Nepřítomnosti.

9. Zámek měsíce

Má se minulý měsíc po uzávěrce zamknout, aby do něj nikdo nic nepřipsal?

• Ručně, až budu mít hotovo — měsíc zamknete tlačítkem v Uzávěrkách. Vhodné, dokud si uzávěrku zkoušíte.
• Automaticky 3., 5. nebo 10. pracovní den — aplikace minulý měsíc zamkne sama; den předem připomene dopsání těm, komu v něm něco chybí.
• Automaticky po prvních 5 dnech nového měsíce — lidé mají na dopsání prvních 5 kalendářních dní a šestý den ráno se měsíc zamkne, i když padne na víkend nebo svátek.

Zamčený měsíc nepřijme nový výkaz ani náklad a schválená práce se nezmění. Rozepsané výkazy jde dál dopsat a odeslat. Měsíc jde zamknout i odemknout vždy také ručně v Uzávěrkách. Kdo potřebuje dopsat jen vlastní výkazy, požádá o odemčení jen pro sebe. Podrobnosti: Zámek měsíce a Odemčení měsíce pro jednoho člověka.