Import výkazů z CSV

Hromadné nahrání výkazů ze souboru. Hodí se při přechodu z jiného nástroje, při doplňování historie nebo když někdo eviduje hodiny v Excelu.

Otevřete Výkaz práce → Import / Export → Import CSV. Tlačítko Import / Export je jen v širokém rozložení obrazovky (na počítači), a jen tehdy, když máte zapnuté Sleduje čas. Ve stejné nabídce je i samostatná položka Import z Toggl — pro běžný soubor z Togglu ji potřebovat nebudete, formát pozná i obyčejný Import CSV.

Import zakládá nové výkazy, nepáruje je

Import vždy vytváří nové záznamy. Nespáruje je s tím, co už v aplikaci máte — nemá podle čeho. Když nahrajete soubor, který jste odsud vyexportovali, budete mít každý výkaz dvakrát.

Chcete-li opravit existující výkazy, upravte je v aplikaci. Import použijte jen na data, která v aplikaci ještě nejsou.

Jak to probíhá

1. Přetáhněte soubor do okna, nebo ho vyberte tlačítkem.
2. Aplikace pozná formát a ukáže náhled — řádek po řádku, s chybami.
3. Zkontrolujte náhled a klikněte na Importovat.

Naimportují se jen bezchybné řádky. Řádky s chybou se přeskočí — důvod u nich uvidíte už v náhledu.

Odkud soubor poznáme

Formát se rozpozná sám podle názvů sloupců:

Zdroj	Poznámka
Toggl Track	trvání ve tvaru HH:MM:SS
Clockify	trvání v desetinných hodinách nebo HH:MM:SS
Harvest	trvání v desetinných hodinách
Můj výkaz	vlastní export i stažená šablona — česky, anglicky i slovensky

Jiný soubor aplikace neodmítne — nabídne ruční přiřazení sloupců, kde u každého sloupce vyberete, co znamená.

Šablona

V importním okně si stáhnete šablonu se správnými sloupci a ukázkovými řádky. Je to nejrychlejší cesta, když data teprve skládáte.

Sloupce

Povinné jsou tři: popis, datum a trvání. Chybí-li kterýkoli z nich, import na to upozorní.

Sloupec	Povinný	Poznámka
Popis	ano	text práce
Datum	ano	viz tvary data
Trvání	ano	viz tvary trvání
Minuty	ne	trvání v celých minutách; má přednost před sloupcem Trvání
Sazba	ne	prázdno = sazbu dopočítá ceník
Projekt	ne	páruje se podle názvu
Pracovník	ne	páruje se podle jména
Fakturovatelné	ne	viz fakturovatelnost

Náš export obsahuje sloupce Trvání i Minuty. Když jsou v souboru oba, čte se Minuty — proto nemá smysl opravovat čas v Trvání a Minuty nechat beze změny.

U hlaviček nezáleží na velikosti písmen, diakritice ani na jednotce v závorce (Sazba (Kč/h) i sazba je totéž). Sloupec fakturovatelnosti se v našem exportu jmenuje Fakturovatelné, ale rozpozná se i Fakturovat nebo Billable.

Sloupce, kterým aplikace nerozumí (Klient, Částka, Stav), se ignorují. Stav se importem nastavit nedá — výkazy vznikají jako koncepty a dál je posouvá schvalování.

Sazbu si člen importem nenastaví

Má-li importující člověk roli Člen, sloupec Sazba se ignoruje vždy, i když je vyplněný — sazbu dopočítá ceník. Je to stejné pravidlo jako u ručního zápisu výkazu. Ostatní role sazbu ze souboru použít mohou.

Tvary data

Přijímá se:

• 2026-03-05 (ISO)
• 5. 3. 2026 i 5.3.2026 (český tvar — přesně tenhle vydává náš export)
• 25/12/2026 — tvar s lomítky jen když je pořadí jednoznačné

Datum jako 05/09/2026 aplikace odmítne: nejde poznat, jestli jde o 5. září nebo 9. května, a rozdíl čtyř měsíců by tiše posunul tržbu do jiného období. Přepište ho na 5. 9. 2026 nebo 2026-09-05. U souborů z Toggl, Clockify a Harvest se lomítkový tvar čte v americkém pořadí (měsíc/den), protože tyhle nástroje svoji konvenci znají — jejich exporty tedy projdou beze změny.

Neexistující datum (31. 2.) se odmítne. Nepřelije se tiše do dalšího měsíce.

Tvary trvání

U vlastního formátu a u šablony se přijímá:

• minuty — 90
• hodiny a minuty — 1:30
• slovní zápis — 2h 30m, 2h

U rozpoznaných cizích nástrojů se použije jejich vlastní tvar (Toggl HH:MM:SS, Clockify a Harvest desetinné hodiny).

Fakturovatelnost

Sloupec Fakturovatelné přijímá Ano, Áno, Yes, A, Y, 1, x i Ne, Nie, No, N, 0 a true / false. Na velikosti písmen ani diakritice nezáleží.

• Prázdná buňka — rozhodne aplikace (výchozí je fakturovatelné).
• Hodnota, které aplikace nerozumí — řádek se nahlásí jako chybný. Neudělá se z ní tiše „ne"; u sloupce, na kterém stojí fakturace, je hlasitá chyba lepší než tichá ztráta výnosu.

Bez projektu je výkaz vždy nefakturovatelný

Výkaz, který se nepodařilo přiřadit k projektu, se uloží jako nefakturovatelný bez ohledu na to, co je v souboru. Náhled to ukazuje přímo — ve sloupci Fakturovat uvidíte u takového řádku „Ne". Totéž platí pro projekt s typem rozpočtu Interní.

Párování projektu a člena

Projekt se páruje podle názvu, bez ohledu na velikost písmen. Nabídka obsahuje jen aktivní projekty — dokončená, pozastavená ani archivovaná zakázka se nespáruje. Nespárovaný název je v náhledu žlutě s výstražkou; výkaz se přesto naimportuje, jen bez projektu (a tedy nefakturovatelný).

Pracovníka aplikace hledá podle jména. Komu smíte výkaz zapsat, řídí vaše role: člen a HR zapisují vždy jen sami sobě, manažer lidem ze svého scope, administrátor a vlastník komukoli. Účetní výkazy zakládat nemůže, import mu neprojde.

Náhled

V náhledu můžete řádky hledat a filtrovat (vše / jen bezchybné / jen chybné), takže se u velkého souboru dostanete rovnou k problémům. U každého řádku vidíte spárovaný projekt, sazbu (nebo poznámku, že ji doplní ceník) a fakturovatelnost tak, jak je uloží server.

Jedinou výjimkou je sazba u role Člen — náhled ukáže číslo ze souboru, ale uloží se sazba z ceníku (viz Sloupce).

Po importu se pod výsledkem vypíše prvních pět přeskočených řádků i s důvodem; u většího počtu chyb je zbytek jen spočítaný. Celý seznam si projděte v náhledu filtrem Pouze chyby, ještě než import spustíte.

Souhrnný řádek CELKEM, který náš export připisuje na konec, se přeskočí sám — není to výkaz.

Omezení

• Maximálně 500 řádků na jeden import. Větší soubor rozdělte.
• Datum musí být po 1. 1. 2020 a nesmí být víc než den v budoucnosti.
• Jeden výkaz může mít nejvýš 24 hodin.
• Soubor musí být v kódování UTF-8 a mít hlavičku.

Export

Vedle importu je v téže nabídce Export CSV — stáhne výkazy podle právě nastavených filtrů. Soubor je středníkový a v UTF-8 s BOM, takže se v českém Excelu otevře rovnou do sloupců. Hodnoty (stav, fakturovatelnost) i hlavičky jsou v jazyce, který máte v aplikaci nastavený.

Export slouží k práci s daty mimo aplikaci — pro reporting, kontrolu před uzávěrkou nebo archivaci. Nenahrávejte ho zpátky, viz upozornění na začátku stránky.