Výkazy bez střediska
Výkaz bez střediska je práce, která není přiřazená k žádnému projektu. V aplikaci se tomu podle vaší terminologie říká Bez projektu, Bez střediska nebo Bez zakázky (název volíte v Nastavení → Firma → Názvy a menu → Terminologie projektů). Na této stránce říkáme „středisko".
Výkaz bez střediska se nikdy nedostane do uzávěrky, klientského reportu, faktury ani do čerpání paušálu — všechno tohle je navázané na klienta a projekt. V Ziskovosti se počítá jen jako náklad. Je to nejtišší díra v penězích: hodiny jsou odpracované, ale nikdo je nevyfakturuje.
Bez střediska je v pořádku u interní práce, schůzek nebo administrativy. Problém je, když středisko chybí omylem. Aplikace na to má čtyři nástroje.
Jak výkazy bez střediska najít
Filtr
Ve Výkazu práce má filtr středisek úplně nahoře položku Bez střediska (resp. Bez projektu / Bez zakázky). Jde ji kombinovat s konkrétními středisky — ukáže obojí. Stejná položka je ve filtru v Reportech, přenáší se do exportu CSV a do API (GET /api/v1/time-entries?project_id=none; v MCP parametr project_id s hodnotou none).
Filtr ukazuje jen práci bez střediska. Dovolená, nemoc a další nepřítomnosti převedené do výkazu středisko nemají z principu a ve filtru se neobjeví.
Pruh nad výkazy
Když je v aktuálním zobrazení výkaz bez střediska, nad seznamem svítí pruh:
N výkazů v zobrazení je bez střediska — nedostane se do uzávěrky, reportu ani faktury
Tlačítko Zobrazit zapne filtr. Pruh počítá jen to, co je právě vidět (zvolené období, filtry a prvních 500 záznamů), a nepočítá nepřítomnosti.
Kontrola financí
Vlastník, administrátor a účetní mají v Kontrole financí nález Výkazy bez střediska za aktuální a minulý měsíc s rozpadem po lidech. Tlačítko Otevřít Výkazy s filtrem vás přenese rovnou na dotčené výkazy.
Manažer
Manažer vidí a schvaluje výkazy bez střediska u členů, které jinak vidí. Odeslaný výkaz bez střediska mu tak nezůstane neviditelný.
Jak je opravit hromadně
- Ve Výkazu práce zapněte filtr Bez střediska.
- Zaškrtněte výkazy — nejrychleji přes Vybrat vše.
- V liště nad výkazy klikněte na Přiřadit středisko (Přiřadit projekt / Přiřadit zakázku).
- Vyberte jedno středisko — dostanou ho všechny vybrané výkazy.
Výkazy se přitom přecení stejně, jako kdybyste středisko doplnili při úpravě: sazba se vezme z ceníku nového střediska a klienta (pro autora výkazu), použije se měna klienta a fakturovatelnost se nastaví jako u běžného výkazu. U interního střediska budou výkazy nefakturovatelné a bez prodejní ceny. Popis, délka ani den se nemění.
Co hromadné přiřazení neprovede
Dávka je všechno, nebo nic. Pokud je ve výběru řádek, který nejde změnit, nic se nezapíše a aplikace vypíše důvody. Typické důvody:
- řádek už středisko má (jde o přesun, ne o doplnění),
- výkaz vznikl z nepřítomnosti,
- výkaz je vyfakturovaný,
- výkaz je odeslaný (u člena a HR — ti doplňují jen své koncepty),
- schválený výkaz je zamčený volbou Zamknout schválené výkazy — nejdřív ho vraťte,
- výkaz je v měsíci, který je uzavřený v paušálu cílového střediska,
- výkaz je mimo váš dosah, nebo je cílové středisko mimo váš rozsah pro daného člověka.
V takovém případě lišta nabídne Vybrat jen Bez střediska (N) — výběr se zúží na řádky, se kterými dávka projde.
V měsíci uzamčeném zámkem měsíce smí středisko doplnit jen vlastník nebo administrátor, a to po výslovném potvrzení.
Kdo smí přiřazovat
| Role | Smí doplnit středisko |
|---|---|
| Vlastník, administrátor | všem výkazům v organizaci |
| Manažer | vlastním výkazům a výkazům lidí ve svém rozsahu — a jen na střediska, kde by výkaz mohl sám schválit |
| Člen, HR | jen svým konceptům |
| Účetní | nikomu |
Vlastník a administrátor smí středisko doplnit i cizímu výkazu, ačkoli obsah cizího výkazu měnit nesmí. Doplnění střediska je kontrola, ne přepis práce.
Projekt u výkazu
Jestli aplikace středisko u výkazu vyžaduje, nastavíte v Nastavení → Výkazy → Pravidla zápisu u položky Projekt u výkazu (podle terminologie Středisko u výkazu nebo Zakázka u výkazu). Nastavuje vlastník nebo administrátor.
| Volba | Co to znamená |
|---|---|
| Nepovinné (výchozí) | Výkaz bez střediska jde uložit i odeslat. Najdete ho filtrem Bez střediska a v Kontrole financí. |
| Povinné před odesláním a schválením (doporučeno) | Koncept jde uložit i bez střediska (timer, kalendář ani Rychlý zápis nebrzdí), ale odeslat ani schválit ho bez střediska nejde. |
| Povinné u každého zápisu (i koncept) | Bez střediska nejde uložit ani koncept. |
Podrobnosti k jednotlivým volbám:
- Před odesláním a schválením: v hromadné liště je tlačítko Odeslat ke schválení (resp. Schválit) zašedlé s vysvětlením. Odeslat vše a Schválit vše takové výkazy vynechají a pruh schvalování napíše, kolik odeslaných výkazů čeká na doplnění. Odeslané výkazy bez střediska z doby před zapnutím se nedají schválit, dokud se středisko nedoplní — buď je Vrátíte, nebo použijete hromadné Přiřadit středisko.
- U každého zápisu: pravidlo platí i pro import CSV (celá dávka se odmítne a aplikace vypíše čísla řádků), kopii dne nebo týdne, šablony, API a MCP. Formuláře (Nový záznam, Rychlý zápis, úprava výkazu) to řeknou u pole a timer se na středisko zeptá už při Startu.
Pravidlo vynucuje server, ne jen obrazovka — obejít ho přes API nejde.
Výkazy od
Další pravidlo zápisu na stejné kartě — Výkazy od — určuje nejstarší datum, na které jde výkaz zapsat. Popis je na stránce Zámek měsíce.