Schvalování výkazů
Schvalovací workflow zajišťuje, že všechny výkazy projdou kontrolou před fakturací. Worker odešle výkazy ke schválení, manager nebo admin je schválí.
Workflow
Koncept (Draft) → Odeslaný (Submitted) → Schválený (Approved) → Fakturovaný (Invoiced)
1. Koncept (Draft)
- Nový záznam práce.
- Worker může volně editovat i smazat.
- Nezobrazuje se managerovi ke schválení.
2. Odeslaný (Submitted)
- Worker klikne Odeslat ke schválení.
- Záznam se zamkne — worker ho už nemůže editovat.
- Zobrazí se managerovi/adminovi v seznamu ke schválení.
3. Schválený (Approved)
- Manager nebo admin klikne Schválit.
- Záznam je připravený k fakturaci.
- Nelze editovat ani smazat.
4. Fakturovaný (Invoiced)
- Systém automaticky nastaví po zahrnutí do faktury.
- Finální a neměnný stav.
Hromadné operace
Hromadné odeslání (Worker)
- Na stránce Výkaz práce zaškrtněte záznamy ve stavu Koncept.
- Klikněte na Odeslat vybrané.
Hromadné schválení (Manager/Admin)
Schvaluje se přímo na stránce Výkaz práce — samostatná stránka „Schvalování" v menu není.
- Otevřete Výkaz práce. Když na vás něco čeká, svítí v horní liště tlačítko s ikonou schránky a počtem čekajících výkazů — klikněte na něj a aplikace vás rovnou přepne na nejstarší nevyřízený záznam.
- Zaškrtněte záznamy, které chcete schválit.
- Nad seznamem se objeví pruh „X vybráno" — klikněte v něm na Schválit.
Nad seznamem svítí žlutý pruh „X záznamů čeká na schválení" s tlačítkem Schválit vše (X). Schválí jedním klikem přesně ty čekající výkazy, které máte právě před sebou — nemusíte nic zaškrtávat.
Pozor, co „právě před sebou" znamená: seznam ovlivňuje nejen zvolené období, ale i zapnuté filtry (klient, projekt, člen…) a strop 500 zobrazených záznamů. Číslo v tlačítku se tedy mění podle toho, jak máte seznam nastavený.
Pokud něco čeká i mimo aktuální zobrazení, pruh to napíše („další výkazy čekají na schválení mimo toto zobrazení") a nabídne tlačítko Zobrazit. To vás přepne na nejstarší čekající záznam a filtry přitom vyresetuje.
Statusové odznaky
Každý záznam má barevný odznak podle stavu:
| Status | Barva | Odznak |
|---|---|---|
| Koncept | Šedá | Draft |
| Odeslaný | Modrá | Submitted |
| Schválený | Zelená | Approved |
| Fakturovaný | Fialová | Invoiced |
Kdo může schvalovat
| Role | Může schvalovat |
|---|---|
| Owner | Ano — všechny záznamy |
| Admin | Ano — všechny záznamy |
| Manager | Ano — záznamy přiřazených klientů |
| Accountant | Ne |
| Worker | Ne |
Uzamčení výkazů po schválení
Organizace může zapnout volitelné uzamčení: Nastavení → Organizace → Uzamknout výkazy po schválení.
Pokud je tato funkce zapnutá:
- Schválené výkazy nelze editovat ani smazat — ani manažerem, ani workerem.
- Každý schválený záznam zobrazuje ikonu 🔒 v DayCardu.
- Admin a Owner mohou výkaz i přesto upravit — každá taková editace se zaznamená do audit logu.
- Vrácení k přepracování (reject) je dostupné pouze pro Admin a Owner.
Uzamčení se hodí pro týmy, kde schválené výkazy vstupují přímo do fakturace nebo reportingových systémů a nesmí se zpětně měnit.
Vlastnictví výkazů
Každý člen má kontrolu pouze nad svými vlastními výkazy. Nikdo jiný nemůže editovat ani mazat cizí výkazy.
| Role | Editace vlastních | Editace cizích | Schvalování |
|---|---|---|---|
| Worker | Ano (draft) | Ne | Ne |
| Manager | Ano (draft) | Ne | Ano (přiřazení klienti) |
| Admin | Ano | Ano (audit log) | Ano |
| Owner | Ano | Ano (audit log) | Ano |
Manager může výkaz schválit nebo zamítnout, ale nemůže měnit jeho obsah (hodiny, popis, projekt). Pokud potřebuje opravu, vrátí výkaz k přepracování.
Admin a Owner mohou editovat cizí výkazy — každá taková editace se zaznamená do audit logu s původním a upraveným stavem.
Vrácení k přepracování (Reject)
Manager může záznam vrátit zpět do stavu Koncept s komentářem. Worker dostane in-app notifikaci a může záznam opravit a znovu odeslat.
Pokud je zapnuto Uzamknout po schválení, vrácení schváleného záznamu mohou provést pouze Admin a Owner.