Schvalování výkazů

Schvalovací workflow zajišťuje, že výkazy projdou kontrolou před fakturací. Člen odešle výkazy ke schválení, manažer, administrátor nebo vlastník je schválí.

Schvalování je volitelné

Ve výchozím stavu je schvalování vypnuté — výkaz se po odeslání rovnou schválí (aplikace to potvrdí hláškou „Odesláno a schváleno") a člen nese odpovědnost za jeho správnost.

Zapnete ho v Nastavení → Výkazy → Schvalování přepínačem Vyžadovat schválení manažerem. Pak se výkazy po odeslání zastaví ve stavu Odesláno a čekají na schválení.

Workflow

Koncept → Odesláno → Schváleno → Fakturováno

1. Koncept

• Nový záznam práce.
• Autor ho může volně upravit i smazat.
• Nezobrazuje se manažerovi ke schválení.

2. Odesláno

• Člen klikne Odeslat ke schválení.
• Záznam se zamkne — autor ho už nemůže upravit.
• Zobrazí se manažerovi a administrátorovi ke schválení. (Je-li schvalování vypnuté, výkaz se rovnou schválí.)

3. Schváleno

• Manažer, administrátor nebo vlastník klikne Schválit.
• Záznam je připravený k fakturaci.
• Pokud je zapnutá volba Zamknout schválené výkazy, nelze ho upravit ani smazat (viz níže).

4. Fakturováno

• Systém nastaví automaticky po zahrnutí do faktury.
• Finální a neměnný stav.

Hromadné operace

Hromadné odeslání

Nejrychlejší cesta: nad výkazy svítí pruh „N konceptů čeká na odeslání" s tlačítkem Odeslat vše (N). Odešle všechny vaše koncepty ve zvoleném období najednou, bez zaškrtávání. Pruh mluví jen o vaší vlastní práci a jen o tom, co je právě vidět — když máte zapnutý filtr nebo jste v jiném měsíci, počet tomu odpovídá. Koncepty mimo zobrazení pruh připomene („další koncepty čekají na odeslání mimo toto zobrazení").

Ruční výběr (odeslat jen část, nebo odeslat za někoho jiného):

1. Ve Výkazu práce zaškrtněte záznamy ve stavu Koncept — po jednom, po dnech (políčko v hlavičce dne), nebo všechny přes Vybrat vše.
2. V liště nad seznamem klikněte na Odeslat ke schválení.

Pokud vyberete koncepty i odeslané nebo schválené záznamy zároveň, hromadná akce by neprošla. Lišta proto nabídne Vybrat jen koncepty (N) nebo Vybrat jen odeslané (N) a výběr zúží na řádky, se kterými akce projde.

Výkazy vzniklé z nepřítomností (dovolená, nemoc…) se do výběru nedostanou: políčko je u nich zašedlé a Vybrat vše je nepřibere. Žádná hromadná akce na ně nejde — mění se v modulu Nepřítomnosti. Díky tomu jde například vybrat všechny schválené výkazy a vrátit je, i když je mezi nimi dovolená.

Odeslání za jiného člena: vlastník, administrátor a manažer (jen v rozsahu, kde by výkaz sám schválil) mohou odeslat i cizí koncepty — musí je ale vybrat ručně (Odeslat vše posílá jen vlastní práci). Účetní, HR i člen odesílají jen své výkazy. Manažer nemůže odeslat výkaz jiného manažera.

Odeslat a schválit: když je schvalování zapnuté, mají vlastník, administrátor a manažer u svých vlastních konceptů v liště i tlačítko Odeslat a schválit — jedno kliknutí místo dvou. Je vedle Odeslat ke schválení, ne místo něj: kdo chce před schválením ještě okno na opravu (zejména při zapnutém zamykání), použije Odeslat ke schválení.

Hromadné schválení

Schvaluje se přímo na stránce Výkaz práce — samostatná stránka „Schvalování" v menu není.

1. Otevřete Výkaz práce. Když na vás něco čeká, svítí v horní liště tlačítko s ikonou schránky a počtem čekajících výkazů — klikněte na něj a aplikace vás rovnou přepne na nejstarší nevyřízený záznam.
2. Zaškrtněte záznamy, které chcete schválit (pomůže Vybrat vše a pak Vybrat jen odeslané).
3. V liště nad seznamem klikněte na Schválit.

Rychlejší cesta — Schválit vše

Nad seznamem svítí žlutý pruh „N záznamů čeká na schválení" s tlačítkem Schválit vše (N). Schválí jedním klikem přesně ty čekající výkazy, které máte právě před sebou — nemusíte nic zaškrtávat.

Pozor, co „právě před sebou" znamená: seznam ovlivňuje nejen zvolené období, ale i zapnuté filtry (klient, projekt, člen…) a strop 500 zobrazených záznamů. Číslo v tlačítku se tedy mění podle toho, jak máte seznam nastavený.

Pokud něco čeká i mimo aktuální zobrazení, pruh to napíše („další výkazy čekají na schválení mimo toto zobrazení") a nabídne tlačítko Zobrazit. To vás přepne na nejstarší čekající záznam a filtry přitom vyresetuje.

Lišta s vybranými záznamy a tlačítky (Odeslat ke schválení, Schválit, Vrátit, Smazat…) putuje se seznamem: při rolování se přilepí k hornímu okraji obrazovky, takže po výběru dole nemusíte zpět nahoru.

V jednom kroku se odešle nebo schválí nejvýš 500 záznamů. Když má období víc, aplikace to napíše vedle Vybrat vše a dávku je potřeba rozdělit (například po týdnech).

Když výkazu chybí středisko

Pokud organizace vyžaduje středisko před odesláním a schválením, jsou tlačítka Odeslat ke schválení a Schválit u výkazů bez střediska zašedlá s vysvětlením. Řešení najdete na stránce Výkazy bez střediska.

Statusové odznaky

Každý záznam má barevný odznak podle stavu:

Stav	Barva	Odznak
Koncept	Šedá	Koncept
Odesláno	Modrá	Odesláno
Schváleno	Zelená	Schváleno
Fakturováno	Fialová	Fakturováno

Kdo může schvalovat

Role	Může schvalovat
Vlastník	Ano — všechny záznamy
Administrátor	Ano — všechny záznamy
Manažer	Ano — záznamy lidí a klientů ve svém rozsahu; výkaz jiného manažera ne
Účetní	Ne
HR	Ne
Člen	Ne

Uzamčení výkazů po schválení

Organizace může zapnout volitelné uzamčení: Nastavení → Výkazy → Schvalování → Zamknout schválené výkazy. Přepínač je vidět jen u zapnutého schvalování; když schvalování vypnete, vypne se i zamykání.

Pokud je tato funkce zapnutá:

• Schválené výkazy nelze editovat ani smazat — ani manažerem, ani členem.
• Každý schválený záznam zobrazuje ikonu 🔒 v kartě dne.
• Administrátor a vlastník mohou svůj vlastní schválený výkaz i přesto upravit — každá taková editace se zaznamená do audit logu.
• Vrácení schváleného výkazu k přepracování je dostupné jen administrátorovi a vlastníkovi. Manažerovi je tlačítko Vrátit zašedlé s vysvětlením.
• Administrátor a vlastník mohou zamčený schválený výkaz i smazat: dialog před smazáním řekne, kolik vybraných záznamů je zamčených.

Kdy použít uzamčení?

Uzamčení se hodí pro týmy, kde schválené výkazy vstupují přímo do fakturace nebo reportingových systémů a nesmí se zpětně měnit.

Výkaz z nepřítomnosti, z reportu a z faktury

• Výkaz z nepřítomnosti (dovolená, nemoc…) se nevrací a nemaže nikomu. Je to jen evidence schválené absence. Tlačítka Vrátit a Smazat jsou u něj zašedlá s důvodem — absenci upravte nebo zrušte v modulu Nepřítomnosti, řádek zmizí s ní.
• Výkaz v odeslaném klientském reportu nebo na nestornované faktuře nejde smazat ani vrátit do konceptu — žádnou rolí a žádnou cestou (řádek, hromadná lišta, API, MCP). Opravu pro klienta pošlete revizí reportu. Výkaz na faktuře uvolní storno faktury. Přesunout takový výkaz na jiný den také nejde.

Vlastnictví výkazů

Obsah výkazu (hodiny, popis, projekt, den) mění jen jeho autor — ani vlastník organizace ho za někoho jiného nepřepíše. Když je potřeba oprava, výkaz se vrátí k přepracování a autor ho opraví.

Role	Editace vlastních	Editace cizích	Mazání cizích	Schvalování
Člen	Ano (koncept)	Ne	Ne	Ne
Manažer	Ano	Ne	Ne	Ano (ve svém rozsahu)
Administrátor	Ano	Ne	Ano	Ano
Vlastník	Ano	Ne	Ano	Ano

important

Manažer, administrátor i vlastník mohou cizí výkaz schválit nebo vrátit k přepracování, ale nemohou měnit jeho obsah. Smazat cizí výkaz smí jen vlastník a administrátor.

HR smí upravit a smazat jen své vlastní koncepty, stejně jako člen.

Vrácení k přepracování

Manažer (administrátor, vlastník) může záznam vrátit zpět do stavu Koncept tlačítkem Vrátit. V okně napíše Důvod vrácení (např. chybí středisko, špatné datum). Autor dostane upozornění ve zvonečku a — pokud má zapnuté e-mailové upozornění o vrácení — e-mail s důvodem. Autor záznam opraví a znovu odešle.

note

Pokud je zapnuto Zamknout schválené výkazy, vrácení schváleného záznamu mohou provést jen administrátor a vlastník.