Úprava a export nákladů přes CSV

Náklady lze hromadně exportovat do CSV, upravit v Excelu a nahrát zpět. Hodí se zejména pro:

• Zálohování a editaci vlastních nákladů mimo aplikaci
• Opravu víc nákladů najednou (popis, částka, kategorie)
• Opakované nahrání se smart re-importem (aktualizace stávajících záznamů)

Náklady z účetnictví se importují jinde

Do 9. 10. 2026 se tlačítko jmenovalo Import CSV. Teď je v nabídce Import a export pod názvem Úprava přes CSV. Náklady z účetnictví a z Excelu (kniha přijatých faktur z Money S3 nebo Pohody) načtete průvodcem — viz Import z Excelu a účetnictví.

Obě volby, Úprava přes CSV i Export CSV, najdete v nabídce Náklady → Import a export. Smí je používat vlastník, administrátor a manažer. Účetní, HR a člen je nemají (účetní má import z Excelu a účetnictví). Úprava přes CSV je zápis nákladů: když firma zápis omezila na vedení a účetní, manažer ji nemá a zůstane mu jen export — viz Kdo zapisuje náklady.

Export do CSV

1. Přejděte na stránku Náklady
2. Klikněte na Import a export → Export CSV
3. Systém stáhne CSV soubor se všemi řádky podle aktivních filtrů, ne jen se zobrazenou stránkou. Když je řádků příliš mnoho, export obsahuje první část a appka vás upozorní, ať zúžíte filtr.

Struktura exportního souboru

Soubor má jedenáct sloupců v tomhle pořadí:

#	Sloupec	Příklad	Popis
1	id	550e8400-e29b-...	Unikátní ID záznamu
2	Datum	2026-04-15	Datum nákladu
3	Popis	Tisk letáků	Popis nákladu
4	Náklad	1500	Částka bez přirážky
5	Fakturovat	Ano	Zda se náklad přeúčtuje klientovi
6	Fakturační částka	1800	Částka pro klienta (s přirážkou)
7	Měna	CZK	Měna nákladu
8	Projekt	Redesign webu	Název projektu
9	Kategorie	Tisk	Kategorie nákladu
10	Stav	Schváleno	Koncept / Schváleno / Fakturováno
11	Poznámky		Volný text

Na pořadí sloupců záleží

Import čte sloupce podle pozice, ne podle názvu. Soubor si proto nestavte podle hlavy — vyjděte z exportu nebo ze stažené šablony. Posunutý sloupec znamená popis v poli částky.

Částky (Náklad a Fakturační částka) jsou v hlavních jednotkách měny řádku: koruny celé (1500), eura a dolary se dvěma desetinnými místy (150,50). V české a slovenské verzi je desetinná čárka, v anglické tečka. Sloupec Měna říká, v jaké měně řádek je.

Jazyk souboru

Hlavičky i slovní hodnoty (Stav, Fakturovat) jsou v jazyce, který máte v aplikaci nastavený — v anglické a slovenské verzi tedy vypadají jinak. Import rozumí oběma.

Úprava přes CSV

1. Přejděte na stránku Náklady
2. Klikněte na Import a export → Úprava přes CSV
3. Nahrajte CSV soubor (max. 500 řádků)
4. Prohlédněte si náhled a potvrďte import

Šablona pro import

Stáhněte si šablonu kliknutím na Stáhnout šablonu v dialogu. Šablona obsahuje správnou strukturu sloupců s příkladovými řádky.

Smart re-import

Import funguje jako upsert (vložit nebo aktualizovat):

• Řádek bez id → vytvoří se nový záznam
• Řádek s id → aktualizuje se existující záznam

Tato logika umožňuje typický workflow:

1. Exportujete náklady do CSV
2. Upravíte data v Excelu nebo jiném nástroji
3. Importujete zpět — stávající záznamy se aktualizují

Omezení smart re-importu

• Vyfakturovaný náklad ani náklad na faktuře import nezmění.
• Schválený náklad upraví jen ten, kdo ho smí schválit. Ostatním se řádek přeskočí s důvodem „Schválený náklad upraví jen ten, kdo ho smí schválit.“
• Nový řádek vznikne rovnou schválený, když ho smíte schválit, jinak jako koncept. Rozhoduje se řádek po řádku — viz Schvalování nákladů.

Pravidla importu

• Maximálně 500 řádků na jeden import.
• Datum přijímá 2026-04-15 i český tvar 15. 4. 2026 nebo 15.04.2026. Tvar s lomítky projde jen tehdy, když je pořadí jednoznačné (25/12/2026); zápis jako 05/09/2026 aplikace odmítne, protože nejde poznat, jestli jde o 5. září, nebo 9. května. Neexistující datum (31. 2.) se odmítne — nepřelije se do dalšího měsíce.
• Fakturovat přijímá Ano, Áno, Yes, A, Y, 1, x i Ne, Nie, No, N, 0 a true / false. Prázdná buňka znamená neměnit (u nového nákladu se použije výchozí hodnota). Hodnotu, které aplikace nerozumí, řádek nahlásí jako chybu — nepřevede ji tiše na „ne".
• Stav se při importu ignoruje. Stav mění schvalovací tok v aplikaci, takže reimport vlastního exportu na tomhle sloupci nespadne.
• Měna říká, v jaké měně jsou částky řádku: CZK, EUR, USD (projde i Kč, € a $). Prázdná buňka = měna klienta projektu, bez projektu měna organizace. Jinou hodnotu import nahlásí jako chybu řádku. Náklad je vždy v měně klienta svého projektu — když měna v souboru nesedí s tou, ve které náklad je (nebo po přesunu na jiný projekt bude), řádek se nezapíše a import řekne proč. Částka se tak nikdy neuloží ve špatné měně.
• Soubor ze starší verze: do 30. 9. 2026 byly v exportu eura a dolary v centech. Řádek, jehož částka v EUR nebo USD je přesně stonásobkem uložené hodnoty, import nezapíše a poradí částku opravit na hlavní jednotky.
• Projekt, Kategorie a Poznámky se zapíšou přesně tak, jak jsou v souboru. Prázdná buňka tedy u existujícího nákladu hodnotu smaže. Proto vždy vycházejte z exportu, ne z ručně poskládaného výtahu.
• Fakturační částka se opisuje jen zčásti, protože ji hlídá přirážka:
  • Fakturovat = Ne → částka se smaže bez ohledu na to, co je v souboru;
  • Fakturovat = Ano a částka prázdná → dosadí se částka nákladu, tedy bez přirážky. Chcete-li přirážku dopočítat, nechte sloupec s hodnotou z exportu, nebo částku dopište ručně;
  • změníte-li Náklad, přepočítá se fakturační částka podle přirážky projektu a klienta — i když v souboru zůstalo staré číslo.

Projekt

Projekt se páruje podle názvu, bez ohledu na velikost písmen. Na rozdíl od kategorie tady neshoda řádek zahodí:

• název, který v aplikaci neexistuje → řádek se přeskočí (Projekt … nenalezen);
• dva projekty stejného jména → řádek se přeskočí (nejde poznat, který z nich);
• projekt mimo scope manažera → řádek se přeskočí.

Prázdná buňka je v pořádku — náklad prostě nebude mít projekt (režie).

Kategorie

Kategorie se páruje podle názvu, bez ohledu na velikost písmen.

Když kategorii nenajdeme, nebo je deaktivovaná, náklad se přesto založí — jen bez kategorie. Po importu dostanete seznam takových řádků, abyste je mohli dokategorizovat v aplikaci. Deaktivovaná kategorie, kterou náklad už má, zůstane zachovaná — reimport vlastního exportu ji nezruší.

Kategorie může nést vlastní DPH

Kategorie může mít vlastní sazbu DPH — v PDF faktury se ukáže u řádku nákladu a při faktuře se skrytými položkami na ni aplikace upozorní, viz DPH na úrovni kategorie. Náklad, který se naimportoval bez kategorie, ji nemá. Proto stojí za to seznam z importu projít.

Přístupová práva

Export CSV i Úpravu přes CSV smí používat vlastník, administrátor a manažer. Účetní, HR a člen je nemají. Úpravu přes CSV jen ten z nich, kdo podle volby firmy náklady zapisuje — viz Kdo zapisuje náklady.