Pravidelné položky
Pravidelná položka je výdaj, který se opakuje: nájem, leasing, mobilní tarify, energie, předplatné, pojištění. Zadáte ho jednou a appka za něj každý měsíc sama založí jeden řádek nákladu. Ziskovost pak počítá s provozem od prvního dne měsíce, ne až od chvíle, kdy přijde faktura.
Najdete je v Náklady → Pravidelné položky. Položky vidí a mění vlastník, administrátor a účetní.
Tři způsoby, jak se položka platí
Při zakládání vyberete Jak se položka platí?
| Způsob | Pro co | Co appka každý měsíc založí |
|---|---|---|
| Doklad přijde každý měsíc | Mobily, energie. Částka se může lišit. | Odhad. Doklad ho nahradí skutečností. |
| Pevná částka podle smlouvy | Nájem, leasing. | Částku rovnou jako skutečnost. Přijde-li měsíční faktura, přiřadíte ji k položce. |
| Platí se jednou ročně | Předplatné, pojištění. | Roční částku rozloženou do 12 měsíců rovným dílem, zbytek dostane poslední měsíc. Roční faktura nahradí celý rok. |
Každý řádek vznikne první den měsíce, jako schválený, se střediskem a kategorií položky. V Ziskovosti se počítá od prvního dne měsíce v plné výši. U odhadu to platí, dokud nepřijde doklad.
V seznamu nákladů má řádek z položky štítek pravidelná. Odhad, který čeká na doklad, je označený Odhad · čeká na doklad.
Založení položky
- Otevřete Náklady → Pravidelné položky a klikněte na Nová položka.
- Vyplňte:
| Pole | Poznámka |
|---|---|
| Název | Například „Nájem kanceláře“. |
| Dodavatel a IČO dodavatele | Podle IČO appka pozná doklad, který k položce patří. Bez IČO a dodavatele se doklad nespáruje a odhad zůstane. |
| Jak se položka platí? | Viz tabulka výše. |
| Částka za měsíc / Odhad za měsíc / Částka za rok | U plátce DPH bez DPH, u neplátce včetně DPH. |
| Platí od | První měsíc. |
| Středisko a kategorie | Položka bez střediska (obecný provoz) jde podle pravidel Kam patří náklady. Pro nájem doporučujeme interní středisko, například „Interní – režie“. |
- Pokud je Platí od v minulosti, appka doplní i minulé nezamčené měsíce. Vypněte Doplnit i minulé měsíce, když je máte zadané ručně.
- Má-li dodavatel (podle IČO) v některém z těch měsíců už ručně zadaný náklad, okno se zeptá. U měsíce s jedním takovým nákladem je předvybráno „Nezakládat řádek za … — náklad už je zadaný“. U měsíce s víc náklady (třeba leasing více aut pod jedním IČO) není nic předvybrané a náklady jsou vypsané, ať rozhodnete. Sama appka nic nepřeskakuje.
- Klikněte na Uložit. Appka řekne, kolik řádků vzniklo.
Mřížka
Položky vidíte v mřížce po měsících (šest měsíců, šipkami Starší měsíce / Novější měsíce se posouváte). Pod ní je řádek Celkem. Pokud jsou položky ve víc měnách, součet měsíce se neukazuje.
Buňky mají barevné značky (legenda pod mřížkou):
- odhad (čeká na doklad),
- skutečnost z dokladu,
- zadáno ručně,
- bez značky = podle položky (pevná částka, roční díl),
- bez nákladu = appka za měsíc řádek nezakládá.
Změna částky, úprava, konec
Akce u položky najdete v nabídce u názvu.
| Akce | Co dělá |
|---|---|
| Změnit částku… | Nová částka platí od zvoleného měsíce dál. Jde i o budoucí měsíc (oznámené zdražení). Přepočítají se jen řádky, které appka založila a nikdo je nepřepsal. Náklady z dokladu a ručně zadané zůstanou. |
| Klik na buňku měsíce | Zadáte skutečnou částku za měsíc. Odhad zmizí a pozdější změna částky položky ji nepřepíše. |
| Upravit… | Změní název, dodavatele, IČO, středisko, kategorii a způsob (odhad ↔ pevná podle smlouvy). Střediska, kategorie a způsob se propíšou do nepřepsaných řádků od tohoto měsíce. S volbou Propsat i do minulých měsíců i zpětně (jen nezamčené). |
| Ukončit… | Platí do (včetně). Jde i do budoucna, třeba konec leasingu. Appka přestane zakládat řádky a smaže řádky po konci, které sama založila a nikdo je nepřepsal. Doklady, ručně zadané částky a zamčené měsíce zůstanou. |
| Obnovit platnost | Vrátí ukončenou položku a doplní chybějící měsíce do dneška. |
| Smazat | Smaže položku i řádky, které appka založila. Nejde, když má položka doklad, ručně zadanou částku, náklad na faktuře nebo řádek v zamčeném měsíci — pak ji ukončete. |
Roční platbu na měsíční přepnout nejde, ani středisko v jiné měně. Položku ukončete a založte novou.
Buňku, kterou určuje doklad, v mřížce nezměníte. Klik řekne, že ji upravíte v seznamu nákladů.
Měsíc bez nákladu
Někdy za měsíc náklad nevznikl (například nájem v daném měsíci neplatíte).
- Klikněte na buňku měsíce.
- Vyberte Tento měsíc bez nákladu.
Řádek za měsíc se smaže a appka ho znovu nezaloží. V buňce je „bez nákladu“. Obnovit náklad ho vrátí podle položky. U měsíce s nahraným dokladem nebo s nákladem na faktuře to nejde. Měsíc bez nákladu vznikne i smazáním řádku položky v seznamu nákladů: schválený řádek je potřeba nejdřív vrátit do konceptu. Smazat ho smí jen vlastník, administrátor a účetní.
Doklad k pravidelné položce
Když vlastník, administrátor nebo účetní kontroluje doklad a dodavatel odpovídá položce (podle IČO, u položky bez IČO podle názvu dodavatele), okno nabídne Patří k pravidelné položce „…“. Jediná odpovídající položka se předvybere.
- U odhadu doklad nahradí odhad za ten měsíc skutečností. Žádný druhý náklad nevznikne.
- U pevné částky se k položce přiřadí měsíční faktura stejně.
- U roční položky nahradí roční faktura díly za 12 měsíců od měsíce dokladu a její částka platí jako nová roční částka.
- Doklad převezme středisko a kategorii položky. Když středisko ve formuláři změníte, přiřazení se zruší.
- Liší-li se doklad o víc než 10 %, appka řekne o kolik a jestli je vyšší, nebo nižší. Novou částku položky pak nastavíte v Změnit částku….
- Kdo přiřazení vypne, dostane větu, že vznikne druhý náklad.
Člen nebo manažer doklad k položce přiřadit nemůže. Jeho doklad vznikne jako běžný náklad a vedení ho pak smaže, nebo přepíše odhad.
Kontrola financí a Ziskovost
- Kontrola financí upozorní na odhady z uplynulých měsíců, ke kterým nepřišel doklad (všechny, ne jen minulý měsíc).
- Ziskovost na kartě Náklady celkem u nákladů z modulu ukáže, kolik z nich je odhad.
Zámek měsíce
Appka do zamčeného měsíce řádky nezakládá. Výslovný zápis do zamčeného měsíce může provést jen vlastník nebo administrátor s potvrzením, přes API nikdy. Viz Zámek měsíce.