Schvalování nákladů

Nový náklad může čekat jako koncept, dokud ho někdo neschválí. Schválený náklad jde přeúčtovat klientovi a uzavřít v Uzávěrkách. Firma si nastaví, jestli náklady schvaluje, a komu kromě vedení schvalování svěří.

Změna 14. 10. 2026

Do 14. 10. 2026 schvaloval náklady vlastník, administrátor a manažer. Manažer schvaloval i náklady interních středisek a náklady bez střediska od svých lidí. Účetní schvalovat nemohla a schvalování nešlo vypnout. Teď schvaluje i účetní, manažer jen náklady klientů a firma může schvalování vypnout nebo ho svěřit konkrétním lidem.

Slovem středisko tu myslíme to, čemu ve vaší firmě říkáte projekt, středisko nebo zakázka — viz Náklady — přehled.

Zapnout nebo vypnout schvalování

Nastavení → Sazby a náklady → Schvalování nákladů → Schvalovat náklady. Mění vlastník a administrátor.

Přepínač	Co se děje
Zapnuto (výchozí)	Nový náklad čeká na schválení, pokud ho autor sám schválit nesmí.
Vypnuto	Každý nový náklad vznikne rovnou schválený. Koncepty, které už čekají, zůstanou ke schválení. Ručně určení schvalovatelé se neuplatní, dokud schvalování znovu nezapnete.

Vypnutí se potvrzuje v okně Vypnout schvalování nákladů? tlačítkem Vypnout schvalování. Okno připomene, že nové náklady půjdou do Ziskovosti i k přeúčtování bez kontroly.

Kdo náklady schvaluje

Stačí, když náklad schválí kdokoli, komu to některé z pravidel dovoluje. Pravidla se sčítají, vedení schvaluje vždy.

Kdo	Co schvaluje
Vlastník, administrátor, účetní	Všechny náklady firmy.
Manažer	Náklady na střediscích klientů, které spravuje. Náklady interních středisek a obecného provozu firmy (náklady bez střediska) neschvaluje, ty schvaluje vedení.
Ručně určený schvalovatel	Náklady střediska nebo obecného provozu firmy, které mu přidělíte. Může to být kdokoli z firmy, i člen. Náklady vedení (vlastník, administrátor, účetní) jen vidí.

Manažer a interní střediska

Typ střediska Interní nastaví nebo zruší jen vlastník nebo administrátor. Manažer tuhle volbu ve formuláři střediska nemá. Jinak by si z interního střediska svého klienta udělal klientské a jeho náklady by schválil sám. Nové interní středisko manažer založit smí.

Ručně určení schvalovatelé

Hodí se pro střediska, kde nestačí vedení a manažer klienta. Třeba kancelář, režie nebo firemní auta.

1. Otevřete Nastavení → Sazby a náklady → Schvalování nákladů.
2. Klikněte na Přidat schvalovatele.
3. Vyberte středisko, nebo Obecný provoz firmy (všechny náklady bez střediska).
4. V poli Schvalovatelé vyberte lidi. Stačí, když schválí kterýkoli z nich. Na jedno středisko jde vybrat nejvýš 20 lidí.
5. Uložte.

Každé středisko má jeden seznam schvalovatelů. Změníte ho v seznamu přes Upravit schvalovatele, zrušíte přes Zrušit schvalovatele. Po zrušení schvaluje náklady zase vedení (u střediska klienta i jeho manažer) a vybraní lidé je přestanou vidět.

Co ručně určený schvalovatel smí:

• Vidí všechny náklady svého střediska včetně částek a souborů dokladů, i když je člen.
• Schvaluje je, upravuje, maže a vrací do konceptu.
• Náklady vedení (vlastník, administrátor, účetní) na svém středisku jen vidí. Schvaluje a mění je dál vedení, stejně jako u manažera.
• Na stránce Náklady mu pruh řekne, které náklady schvaluje.

Když nikdo z vybraných lidí není aktivní, karta to řekne („Nikdo z nich není aktivní — pravidlo nic neschvaluje.“). Při vypnutém schvalování ručně určení schvalovatelé nic navíc nevidí ani neschvalují.

AI Reporty

V AI Reportech ručně určený schvalovatel náklady střediska navíc nevidí. Dostane jen to, co mu dovoluje jeho role. V aplikaci je vidí.

Kdo smí schválit, má náklad schválený hned

Když náklad zapíše někdo, kdo ho smí schválit, vznikne rovnou schválený:

• vlastník, administrátor a účetní u každého nákladu,
• manažer na středisku klienta, kterého spravuje,
• ručně určený schvalovatel na svém středisku.

Ostatním vznikne koncept. Po uložení appka řekne, jak to dopadlo: „Náklad přidán a rovnou schválen.“, nebo „Náklad přidán. Čeká na schválení.“

Platí to pro ruční náklad, doklad i úpravu přes CSV. Doklad rozdělený na víc středisek se posuzuje díl po dílu, CSV řádek po řádku.

Úprava schváleného nákladu

• Schválený náklad, který ještě není na faktuře, opraví nebo smaže ten, kdo ho smí schválit. Rovnou, Vrátit do konceptu k tomu není potřeba.
• Při vypnutém schvalování ho opraví i jeho autor.
• Ostatní schválený náklad neopraví („Schválený náklad opraví jen ten, kdo ho smí schválit.“).
• Když schvalovatel přesune schválený náklad na středisko, které sám neschvaluje, náklad se vrátí do konceptu („Náklad upraven a vrácen do konceptu — nové středisko schvaluje někdo jiný.“). Cizí náklad smí přesunout jen tam, kde ho dál schvaluje.
• Vyfakturovaný náklad měnit ani mazat nejde.
• V zamčeném měsíci schválený náklad nikdo nezmění, jen vlastník nebo administrátor s potvrzením — viz Zámek měsíce.

Jak schvalovat

1. Otevřete Náklady a vyberte filtr Koncepty.
2. Zaškrtněte náklady a klikněte na Schválit.

• Zaškrtnout jde jen koncept, který smíte schválit. U cizího konceptu štítek Koncept po najetí myší řekne, kdo ho schvaluje.
• Schválený náklad vrátíte akcí Vrátit do konceptu.
• Odznak u položky Náklady v menu počítá koncepty, které smíte schválit, a vaše vlastní, které čekají.

Upozornění

Když vznikne koncept, přijde upozornění do zvonečku přesně těm, kdo ho smí schválit. Kdo schválit nesmí, upozornění nedostane. Náklad, který vznikl rovnou schválený, nezvoní nikomu.

Autor se ve zvonečku dozví výsledek: Náklad schválen, nebo Náklad vrácen do konceptu. Když schvalovatel odbaví víc nákladů najednou, přijde jedno upozornění s počtem.

Náklady se neposílají do mobilu ani e-mailem. Frontu konceptů najdete na stránce Náklady pod filtrem Koncepty.

API a AI asistent

• REST API: GET /api/v1/expenses/approval vrátí, jestli je schvalování zapnuté a jestli smíte něco schválit. PUT ho zapne nebo vypne a nastaví schvalovatele střediska (vlastník a administrátor) — viz Endpointy.
• AI asistent: nástroje get_expense_approval (stav a schvalovatelé), set_expense_approval (přepínač a schvalovatelé střediska) a approve_expenses (schválit nebo vrátit — co schválit nesmíte, přeskočí).

Časté otázky

Proč nejde náklad zaškrtnout? Buď už není koncept, nebo ho schvaluje někdo jiný. Kdo, řekne štítek Koncept po najetí myší.

Proč můj náklad vznikl rovnou schválený? Smíte ho schválit sami (jste vedení, účetní, manažer klienta nebo schvalovatel střediska), nebo má firma schvalování vypnuté.

Člen najednou vidí náklady jednoho střediska. Je to v pořádku? Je ručně určený schvalovatel toho střediska. Kdo schvaluje, najdete v Nastavení → Sazby a náklady → Schvalování nákladů.

Kdo smí náklady zapisovat? To je samostatná volba firmy — viz Kdo zapisuje náklady.

Související

• Kdo zapisuje náklady
• Náklady — přehled
• Doklady k nákladům
• Zámek měsíce