Import nákladů z Excelu a účetnictví
Máte náklady v účetnictví nebo v tabulce a chcete je vidět v Ziskovosti a v rozpisu nákladů? Průvodce Import z Excelu a účetnictví je načte najednou. Typicky jde o:
- knihu přijatých faktur z Money S3 nebo Pohody uloženou do Excelu,
- list Doklady z Balíčku pro účetní,
- vlastní tabulku.
Průvodce najdete v Náklady → Import a export → Import z Excelu a účetnictví. Smí ho použít vlastník, administrátor a účetní.
Tento průvodce zakládá nové náklady ze souborů z účetnictví. Úprava přes CSV slouží k hromadné opravě vlastních nákladů (export, úprava v Excelu, nahrání zpět).
Postup ve čtyřech krocích
Okno má kroky Soubor → Sloupce → Náhled → Hotovo.
1. Soubor
- Přetáhněte do okna soubor XLSX, XLS nebo CSV, nebo ho vyberte tlačítkem Vybrat soubor.
- Nebo vložte tabulku: v Excelu označte řádky i s hlavičkou, zkopírujte je (Ctrl+C) a vložte do pole (Ctrl+V). Pokračujte tlačítkem Pokračovat s vloženou tabulkou.
- Sešit s víc listy nabídne výběr listu. Appka otevře ten, ve kterém pozná nejvíc sloupců (u Balíčku pro účetní list Doklady).
- Titulek a období nad hlavičkou appka přeskočí sama.
- V jednom importu může být nejvýš 2 000 řádků. Delší tabulku rozdělte.
2. Sloupce
Appka sloupce odhadne podle hlavičky. Rozumí českým, slovenským i anglickým názvům a názvům z exportů Money S3 a Pohody. Zkontrolujte je a případně opravte.
| Pole | Poznámka |
|---|---|
| Datum (DUZP) | Nutné. |
| Základ (bez DPH), DPH, Celkem (s DPH) | Nutná je aspoň jedna částka (základ nebo celkem). |
| Dodavatel, IČO dodavatele, Číslo dokladu | Pomáhají s duplicitami a s přiřazením. |
| Středisko (kód nebo název) | Určuje, kam náklad patří. |
| Kategorie, Měna, Popis, Poznámka | Volitelné. |
Když přiřazení opravíte, příští import téže tabulky ho použije sám.
Průvodce upozorní, když chybí:
- sloupec se střediskem — všechny náklady se pak založí do Obecného provozu firmy,
- sloupec se základem — u plátce DPH bude nákladem celá částka včetně DPH.
Řádky, které nejdou přečíst (datum v jiném tvaru než „4. 9. 2026“ nebo „2026-09-04“, součtový řádek knihy, dobropis), průvodce ukáže už tady a v náhledu je označí.
3. Náhled
Náhled spočítá server a ukáže u každého řádku, co se stane:
| Výsledek | Význam |
|---|---|
| Založí se | Vznikne nový náklad. |
| Doplní pravidelnou položku | Skutečná částka jde do řádku pravidelné položky za ten měsíc. |
| Duplicity — nezaloží se | Doklad už v appce je. |
| Přeskočí se | S důvodem (například zamčený měsíc). |
| Nejde přečíst | Řádek nemá platné datum nebo částku. |
Tlačítka nad tabulkou filtrují řádky podle výsledku. Souhrn dole říká, kolik se čeho stane, a Proč se řádky přeskočí ukáže důvody.
Co appka s řádkem dělá:
- Středisko pozná podle kódu střediska v účetnictví (ten, který nastavíte v Balíčku pro účetní, včetně kódu obecného provozu), podle názvu střediska nebo podle „Klient · Středisko“. Prázdné pole znamená Obecný provoz firmy. Hodnotu, kterou nepozná (nebo která odpovídá víc střediskům), vypíše jednou a vy vyberete středisko, Obecný provoz firmy, nebo Tyto řádky přeskočit. Volba střediska se uloží a příští import ji použije sám. Přeskočit platí jen pro tento import. Volbu jde změnit (Zrušit volbu), použité uložené převody jsou vidět a jde je Zapomenout.
- Kategorie podle názvu. Neznámou vyberete, jinak se náklad založí bez ní. Povinná kategorie podle nastavení firmy import neblokuje.
- Náklad podle plátce DPH: plátce bere základ bez DPH, neplátce částku včetně DPH. Koruny se zaokrouhlí na celé.
- Měna musí být měna střediska. Řádek v jiné měně se přeskočí. Záporné částky (dobropisy) import zatím neumí.
- Zamčený měsíc a datum před Výkazy od se přeskočí.
Duplicity appka poznává takhle:
- stejný doklad (IČO dodavatele + číslo dokladu; na zápisu čísla nezáleží), který už v nákladech je nebo čeká mezi doklady ke kontrole,
- bez čísla dokladu stejný dodavatel, den a částka,
- stejný doklad dvakrát v souboru.
Duplicita se nezaloží, dokud u ní nezaškrtnete Přesto importovat.
Pravidelná položka: když dodavatel (IČO, u položky bez IČO název) má měsíční pravidelnou položku platnou v měsíci DUZP, import doplní skutečnou částku do řádku položky za ten měsíc (místo odhadu) a nezaloží druhý náklad. Víc položek téhož dodavatele znamená výběr v náhledu (nebo Běžný náklad). Roční položky se nepárují. Řádek za měsíc, který ještě nezačal, se k položce nepáruje a označí se jako duplicita, protože první den měsíce založí appka za položku odhad.
Teprve tlačítko Importovat náklady něco zapíše. Zavřete-li okno uprostřed, průvodce se zeptá.
4. Hotovo
Průvodce ukáže, kolik nákladů se založilo, kolik se doplnilo do pravidelných položek a kolik se nezaložilo.
Co vznikne
Každý importovaný náklad je:
- schválený,
- nefakturovatelný,
- bez souboru dokladu,
- s dodavatelem, IČO, číslem dokladu a DPH, pokud je soubor obsahoval.
Importované náklady jsou označené také v Balíčku pro účetní.
Vrácení importu
Import jde do 30 dní vrátit:
- hned po importu tlačítkem Vrátit import,
- později v Import a export → Poslední importy → Vrátit.
Vrácení smaže náklady z importu a pravidelným položkám vrátí stav před importem. Vrátí se jen to, co od importu nikdo nezměnil, co není na faktuře a není v zamčeném měsíci. Zbytek zůstane a appka ho vypíše („Ponecháno 3 — změněné, na faktuře nebo v zamčeném měsíci“).
API a AI asistent
Import jde provést i přes REST API (/api/v1/expenses/import, náhled …/import/preview, seznam …/imports, vrácení …/imports/{id}/undo) a přes AI asistenta (nástroje import_expenses — výchozí jen náhled —, list_expense_imports, undo_expense_import). API dostává už rozdělené řádky: datum ve tvaru RRRR-MM-DD a částky v hlavních jednotkách (koruny, eura).