Doklady k nákladům
Místo vyplňování formuláře nahrajete doklad (fakturu, účtenku). Appka ho přečte a předvyplní údaje. Vy je zkontrolujete a potvrdíte.
Nahraný a přečtený doklad je jen návrh. Do nákladů, Ziskovosti, rozpočtů ani na fakturu se nepočítá, dokud ho někdo nezkontroluje a neuloží. Appka nikdy nezapíše náklad sama.
Jak doklad nahrát
Na stránce Náklady použijte kteroukoliv z cest:
- Klikněte na Nahrát doklad a vyberte soubor (jde vybrat víc najednou).
- Přetáhněte soubor kamkoli na stránku.
- Vložte výstřižek obrazovky nebo zkopírovaný soubor klávesami Ctrl+V (na Macu ⌘V).
- V mobilu použijte tlačítko s foťákem (Vyfotit účtenku) a účtenku vyfotíte rovnou.
- V detailu střediska otevřete záložku Náklady a nahrajte doklad odtud. Doklad pak má předvyplněné to středisko.
Když má firma zápis nákladů omezený, nahrávají doklady jen ti, kdo náklady zapisují. Ostatní tlačítka nevidí a pruh jim řekne, komu doklad poslat — viz Kdo zapisuje náklady.
Podporované formáty: PDF, JPG, PNG, WebP a e-faktura ISDOC (.isdoc, .isdocx). Nejvýš 10 MB na soubor. Větší fotku prohlížeč před nahráním sám zmenší. Fotky z iPhonu ve formátu HEIC appka nebere. V iPhonu stačí u Fotoaparátu zvolit formát Nejkompatibilnější. Soubory se počítají do úložiště příloh organizace.
Stejný soubor podruhé nahrát nejde. Appka řekne, kdo a kdy ho už nahrál.
Jak se doklad čte
| Druh dokladu | Čtení | Limit |
|---|---|---|
| E-faktura ISDOC (i PDF, které ISDOC nese uvnitř) | Přesně ze souboru, bez AI | Nepočítá se |
| Ostatní doklady (PDF, fotky) | Přečte je AI | Počítá se do měsíčního limitu |
E-faktury ISDOC appka čte sama, soubor nikam neposílá. Ostatní doklady se pro přečtení posílají poskytovateli AI. Kdo jsou poskytovatelé a na jakém právním základě, říká smlouva o zpracování osobních údajů a stránka Bezpečnost. Nechcete-li, aby se doklady četly přes AI, vypněte AI funkce v Nastavení → AI funkce. Doklady pak vyplňujete ručně.
U českého dodavatele appka ověří IČO v rejstříku ARES. V okně kontroly pak uvidíte „Ověřeno v ARES“ a jestli je dodavatel plátce DPH.
Appka také upozorní, když:
- je doklad vystavený na jinou firmu (takovou fakturu uložit nejde, viz Faktura na jinou firmu),
- vypadá jako vaše vlastní vydaná faktura,
- jde o zálohovou fakturu (není daňový doklad),
- jde o dobropis (zatím z dokladu nejde uložit, zapište ho ručně jako opravu nákladu),
- stejný doklad (stejné IČO a číslo dokladu) už v appce je,
- název dodavatele se liší od ARES nebo IČO v ARES není.
Doklad s víc než 20 stranami appka nečte. Když čtení třikrát nevyjde, vyplníte ho ručně.
Faktura na jinou firmu
Faktura vystavená na jinou firmu do vašich nákladů nepatří a uložit ji nejde. Když se IČO odběratele na faktuře liší od IČO vaší firmy, okno kontroly ukáže červený blok Faktura je vystavená na jinou firmu — uložit ji nejde s IČO obou stran.
- Fakturu zahoďte tlačítkem Zahodit doklad a nahrajte ji ve firmě, které patří.
- Přečetla appka IČO odběratele špatně? Opravte ho v poli IČO odběratele na faktuře podle faktury. Když pak odpovídá vaší firmě, doklad jde uložit a opravené IČO se k dokladu uloží.
- Platí to pro každou roli, i přes API a AI asistenta.
- Rozhoduje jen platné IČO na obou stranách. Když vaše firma nemá IČO vyplněné, okno jen upozorní. IČO firmy doplní vlastník nebo administrátor v Nastavení → Fakturace a banka.
Limit čtení přes AI
Čtení přes AI je v ceně tarifu:
| Tarif | Dokladů na placené místo a měsíc |
|---|---|
| Starter | 20 |
| Business | 50 |
| Custom | podle smlouvy |
| Zkušební doba | nejvýš 50 dokladů za měsíc pro celou organizaci |
| Free | Čtení přes AI není. Doklad vyplníte ručně, e-faktury ISDOC se přečtou i tak. |
Placených míst je tolik, kolik má organizace aktivních členů, nejméně minimum tarifu (Starter 3, Business 5). Business s 10 lidmi přečte 500 dokladů měsíčně.
Do limitu se nepočítají e-faktury ISDOC, ruční vyplnění ani opakované Přečíst znovu téhož dokladu. Smazání dokladu limit nevrací. Vlastník, administrátor a účetní vidí u pruhu Ke kontrole, kolik čtení v měsíci zbývá.
Po vyčerpání limitu se doklad dál nahraje a čeká na ruční vyplnění. Ručně ho vyplníte i tehdy, když má organizace AI vypnutou (Nastavení → AI funkce).
Ke kontrole
Nepotvrzené doklady čekají ve žlutém pruhu Ke kontrole nad seznamem nákladů („3 doklady čekají na kontrolu. Do součtů se počítají až po potvrzení.“). Klikněte na Zkontrolovat.
Každý vidí své nahrané doklady. Vlastník, administrátor a účetní si přepínačem Celá firma zobrazí doklady všech.
Kontrola dokladu
Okno Kontrola dokladu má vlevo náhled dokladu a vpravo předvyplněný formulář.
- Pole, kterými si AI nebyla jistá, jsou orámovaná žlutě. Zkontrolujte je.
- Údaje z e-faktury ISDOC jsou načtené přesně. Okno to říká („E-faktura ISDOC — údaje jsou načtené přesně ze souboru.“).
- Šipkami přecházíte mezi doklady ve frontě. Rozepsané změny se při přepnutí neztratí bez varování.
Co zkontrolovat
| Pole | Poznámka |
|---|---|
| Dodavatel, IČO, Číslo dokladu | Podle IČO appka pozná doklad, který patří k pravidelné položce. |
| Datum plnění (DUZP) | Podle něj se náklad zařadí do měsíce. |
| Měna, Základ, DPH, Celkem | Viz Měna a Plátce DPH. |
| Za co je náklad? a středisko | Viz Náklady — přehled. |
| Kategorie, Popis | Kategorie je povinná, pokud to firma vyžaduje. |
| Fakturační částka | Jen u přefakturace klientovi. |
Středisko a kategorii appka navrhne podle toho, kam jste dávali minulé doklady téhož dodavatele („Navrženo podle minulých dokladů dodavatele“). Manažer dostane návrh jen u středisek, která spravuje.
Dole klikněte:
- Uložit náklad (u víc dokladů Uložit a další). Teprve tím vznikne náklad: rovnou schválený, když ho smíte schválit, jinak jako koncept — viz Schvalování nákladů.
- Zahodit doklad, když do nákladů nepatří. Smaže se doklad i soubor.
- Přečíst znovu, když čtení nevyšlo. Nečerpá limit.
- Stáhnout vrátí původní soubor.
Měna
Doklad může být v jiné měně než středisko.
- Eura, dolary a koruny appka převede do měny střediska dnešním kurzem ČNB.
- Když znáte skutečnou částku (třeba z výpisu z účtu), vyplňte pole Náklad v …. Použije se ona.
- U jiné měny (libry, franky…) kurz appka nezná a částku v měně střediska musíte vyplnit.
- Původní měna a částky zůstanou u dokladu.
Rozložení a rozdělení
Doklad můžete uložit jako náklad rozložený do více měsíců (roční platba) nebo rozdělený na víc středisek — viz Rozložení do měsíců a rozdělení na střediska.
Doklad k pravidelné položce
Když doklad kontroluje vlastník, administrátor nebo účetní a dodavatel odpovídá pravidelné položce, okno nabídne Patří k pravidelné položce „…“. Doklad pak nahradí odhad za ten měsíc skutečností, bez druhého nákladu.
Zámek měsíce
Datum nákladu, který z dokladu vznikne, musí být v otevřeném měsíci a ne před datem Výkazy od. Jinak se uložení odmítne. Viz Zámek měsíce.
Kdo může co
- Nahrát doklad může každý člen organizace. Když firma zápis nákladů omezila, jen ten, kdo náklady zapisuje. Jeho dřívější doklady, které čekaly na kontrolu, pak dořeší vedení — viz Kdo zapisuje náklady.
- Fronta Ke kontrole ukazuje člověku jeho doklady. Celou firmu vidí vlastník, administrátor a účetní.
- Doklad k pravidelné položce přiřadí jen vlastník, administrátor a účetní. Doklad člena vznikne jako běžný náklad.
- Manažer otevře doklad jen v rozsahu střediska, které spravuje.
Časté otázky
Proč se nahraný doklad nepočítá do nákladů? Dokud ho někdo nezkontroluje a neuloží, je jen návrh. Najdete ho v pruhu Ke kontrole.
AI doklad nepřečetla. Vyplňte údaje ručně, nebo zkuste Přečíst znovu. Důvody (vyčerpaný limit, AI vypnutá, doklad nad 20 stran, třetí neúspěšný pokus) okno napíše.
Jak se doklad dostane k účetní? Doklady měsíce stáhne vlastník, administrátor nebo účetní v Balíčku pro účetní.