Přeskočit na hlavní obsah

Kdo zapisuje náklady

Ve výchozím stavu zapisuje náklady každý z firmy. Některé firmy ale chtějí, aby agendu nákladů vedlo jen vedení a účetní, případně i manažeři. Ostatní jim doklady jen posílají. To nastavíte jednou volbou.

Od 14. 10. 2026

Do 14. 10. 2026 zapisoval náklady a nahrával doklady každý z firmy. Tak to zůstává i teď, dokud volbu nezměníte.

Nastavení​

Nastavení → Sazby a náklady → Kdo zapisuje náklady. Mění vlastník a administrátor. Karta je nad Schvalováním nákladů.

VolbaKdo náklady zapisuje
Všichni (výchozí)Každý z firmy zapíše své náklady a nahraje doklady.
Vedení, účetní a manažeřiVlastník, administrátoři, účetní a manažeři. Členové a HR náklady nezapisují — doklad pošlou svému manažerovi nebo vedení.
Jen vedení a účetníJen vlastník, administrátoři a účetní. Členové, HR ani manažeři náklady nezapisují.

Pod volbami karta jmenuje, kdo náklady teď zapisuje.

Když zápis omezíte, appka se nejdřív zeptá (Omezit zápis nákladů?). Řekne, kolik konceptů po lidech, kteří o zápis přijdou, zbývá. Ty uvidíte v Nákladech a schválíte, upravíte, nebo smažete. Potvrdíte tlačítkem Omezit zápis. Uvolnění zápisu platí hned, bez potvrzení. Změnu kdykoli vrátíte.

HR

V omezených volbách HR náklady nezapisuje. Vede lidi, ne náklady. Odměny, mzdy a náklady na člověka v Týmu se touto volbou neřídí.

Co je zápis nákladu​

Volba řídí všechno, co náklad nebo doklad zakládá, mění nebo maže:

  • založit nový náklad, upravit ho, smazat a zduplikovat,
  • úprava přes CSV,
  • nahrát doklad (tlačítkem, přetažením, vložením Ctrl+V nebo fotkou na telefonu), nechat ho přečíst, uložit jako náklad nebo zahodit.

Platí to stejně v aplikaci, přes REST API i přes AI asistenta.

Zápis není schválení, vrácení do konceptu ani fakturace. Ty řídí Schvalování nákladů. Export do CSV také zůstává.

Co uvidí ten, kdo náklady nezapisuje​

  • Nemá tlačítko Nový náklad ani Nahrát doklad. Na telefonu nemá plovoucí + ani foťák. Doklad nejde přetáhnout ani vložit klávesami.

  • Přidat náklad chybí v menu i v hledání ⌘K. Na kartě střediska (záložka Náklady) chybí Přidat náklad a Nahrát doklad.

  • Na stránce Náklady i na kartě střediska mu pruh řekne, kdo náklady zapisuje a komu doklad poslat:

    • při volbě Jen vedení a účetní třeba „Náklady ve vaší firmě zapisuje jen vedení a účetní: Jana Nováková a Petr Svoboda. Doklad nebo náklad jim pošlete, zapíšou ho za vás.“,
    • při volbě Vedení, účetní a manažeři „Náklady ve vaší firmě zapisuje vedení, účetní a manažeři. Doklad nebo náklad pošlete svému manažerovi nebo vedení (…), zapíšou ho za vás.“

    Appka jmenuje vlastníka, administrátory a účetní, nejvýš čtyři lidi a dodá „a další…“. Manažery nejmenuje, doklad posíláte svému.

  • Kdo zkusí náklad zapsat přes API nebo AI asistenta, dostane chybu se stejnou větou.

Dřívější náklady​

Kdo nezapisuje, své dřívější náklady dál vidí, ale neupraví je ani nesmaže („Své starší náklady tu dál vidíte, upraví je ten, kdo náklady zapisuje.“). Totéž platí pro jeho doklady, které čekaly na kontrolu.

Agendu převezme vedení:

  • koncepty těchto lidí najde v Nákladech pod filtrem Koncepty a schválí, opraví, nebo smaže,
  • jejich doklady najde v pruhu Ke kontrole po přepnutí na Celá firma.

Položka Náklady v menu​

Položku Náklady v menu má jen ten, kdo v nich má co vidět: své dřívější náklady, náklady klientů, které spravuje, nebo náklady, které schvaluje. Ostatním se neukáže. Když na stránku přijdou odkazem, appka jim řekne, kdo náklady zapisuje.

Schvalovatelé, kteří náklady nezapisují​

Volba nemění, kdo náklady schvaluje. Manažer klienta nebo ručně určený schvalovatel střediska, který podle volby nezapisuje:

  • dál schvaluje a vrací do konceptu,
  • cizí náklady, které smí schválit, opraví nebo smaže,
  • své vlastní náklady neopraví ani nesmaže, ani schválené.

Nové náklady od něj ale nevzniknou. Doklady posílá vedení jako ostatní.

Smazání střediska​

Smazání střediska není zápis nákladu. Manažer, který náklady nezapisuje, smí dál smazat středisko svého klienta. Náklady střediska se tím nesmažou, jen přijdou o středisko — stejně jako výkazy. V Nákladech je pak najdete v obecném provozu firmy (bez střediska).

API a AI asistent​

  • REST API: GET /api/v1/expenses/writers vrátí volbu firmy, jestli smíte zapisovat vy, a kdo náklady zapisuje. PUT s polem mode (all, managers, finance) volbu změní (vlastník a administrátor, klíč s plným přístupem) — viz Endpointy.
  • AI asistent: nástroje get_expense_writers (volba, jestli smíte zapisovat a kdo zapisuje) a set_expense_writers (změna, vlastník a administrátor).

Časté otázky​

Kolega nevidí tlačítko Nový náklad. Firma má zápis nákladů omezený. Kdo náklady zapisuje, řekne pruh nahoře na stránce Náklady. Volbu mění vlastník nebo administrátor v Nastavení → Sazby a náklady → Kdo zapisuje náklady.

Co se stane s koncepty lidí, kteří přestanou zapisovat? Zůstanou. Vedení je uvidí v Nákladech pod filtrem Koncepty a schválí, opraví, nebo smaže.

Může účetní zapisovat i při nejpřísnější volbě? Ano. Vlastník, administrátoři a účetní zapisují v každé volbě.

Související​